1С:Предприятие 8.2 /
Учет в бюджетных учреждениях /
Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины

Погашение задолженности подотчетному лицу в случае перерасхода валютных средств

В данной статье на примере служебной командировки за рубеж, приведена методика погашения задолженности подотчетному лицу в иностранной валюте, если сотрудник израсходовал больше денег, чем ему выдано в качестве аванса.

Пример моделировался в типовой конфигурации « Бухгалтерия для бюджетных учреждений Украины », редакция 1.0. Аналогичный порядок действий применим и для типовой конфигурации « Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины », редакция 1.0.

Если сумма израсходованных подотчетным лицом денежных средств, превысила сумму в валюте, выданную ему перед поездкой, в этом случае работнику просто возмещается сумма, израсходованная в командировке сверх суммы выданного аванса. Данная норма регламентируется п.3.32 Приложения 2 Приказа Министерства финансов Украины № 611 от 26.06.2013.

Выдача аванса подотчетному лицу в иностранной валюте оформляется:

• документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Прочие» (Рис. 1), в случае выдачи наличных денежных средств;
• документом « Платежное поручение исходящее » с видом операции «Прочие платежи», в случае перечисления денежные средства на банковские карты.

В документах нужно указать валютный счет взаиморасчетов с сотрудниками - 362.3 и иностранную валюту. Более подробно об этом написано в консультации «Почему в документе «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Расчеты с сотрудниками» нет возможности указать валюту документа и сумму командировочных в валюте?».

Рисунок 1 – выдача аванса в иностранной валюте подотчетному лицу

Порядок проведения расчетов с подотчетными лицами по банковским картам описан в статье « Расчеты с подотчетными лицами по банковским картам ».

При проведении документа «Расходный кассовый ордер» сформируется проводка отражающая выдачу денежных средств подотчетнику из кассы предприятия (Рис. 2).

Рисунок 2 – проводки документа «Расходный кассовый ордер»

После возвращения из командировки, в течение 3-х банковских дней сотрудник должен отчитаться за командировку. В конфигурации для этого предусмотрен документ «Авансовый отчет» с видом операции «Командировка».

В шапке документа нужно указать сотрудника, источник финансирования и в поле «Счет сотрудника» счет взаиморасчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте – 362.3. Выбор валюты документа выполняется в форме «Цены и валюта», вызываемой по кнопке «Параметры документа» на верхней панели документа. После указания в параметрах документа иностранной валюты, в шапке документа появится поле «Счет сотрудника (грн.)», в котором нужно указать счет взаиморасчетов с подотчетным лицом в национальной валюте – 362.1.

Информация о выданных авансах заполняется на закладке «Авансы» (Рис. 3).

Рисунок 3 – указание валюты и документа аванса в документе «Авансовый отчет»

Данные о потраченных в командировке средствах заполняются на закладке «Основная». По кнопке «Заполнить» - «Данными командировок» даты проезда, проживания и сумма суточных могут быть рассчитаны на основании срока командировки, указанного в шапке документа и норм суточных, указанных в справочнике «Классификатор стран мира» (Рис. 4). Более подробно об этом написано в консультации «Как используется реквизит «Вид расхода» в табличной части «Основная» документа «Авансовый отчет»?».

Рисунок 4 – указание страны и заполнение закладки «Основная» в документе «Авансовый отчет»

По примеру сотрудник в командировке потратил на 16 USD больше, чем получил аванса. При проведении документа «Авансовый отчет» по счету взаиморасчетов 362.1, указанному в поле «Счет сотрудника (грн.)», будет сформирована проводка в национальной валюте на сумму превышения израсходованных денежных средств над суммой полученного аванса, по курсу USD на дату документа (Рис. 5).

Рисунок 5 – проводки документа «Авансовый отчет»

Поскольку сотрудник израсходовал больше денег, чем ему было выдано в качестве аванса, необходимо ему этот перерасход в валюте возместить. Как говорилось выше, в конфигурации эта операция оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Прочие» (Рис. 6) или «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Прочие платежи». В параметрах документа нужно указать иностранную валюту и счет взаиморасчетов с сотрудником в национальной валюте – 362.1.

Рисунок 6 – заполнение документа «Расходный кассовый ордер»

Порядок проведения расчетов с подотчетными лицами по банковским картам описан в статье « Расчеты с подотчетными лицами по банковским картам».

При проведении документа «Расходный кассовый ордер» сформируется проводка отражающая выдачу денежных средств подотчетнику из кассы предприятия (Рис. 7).

Рисунок 7 – проводки документа «Расходный кассовый ордер»

Проанализировать правильность выполненных действий можно при помощи стандартных отчетов бухгалтерии, которые предусмотрены программой. Например, с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 362» (Рис. 8).

Рисунок 8 – отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 362»