Как организовать проведение семинара

Планирование

Место всречи

Подготовка материалов

 

Какая бы тема семинара не была — бизнес, продвижение товаров или бренда, наука и политика, профессиональное и личностное развитие, здоровье и отношения — важно повести его на высшем уровне. Сюда относятся на только компетентность, профессионализм и коммуникабельность, новые знания и опыт для участников, но и организационные моменты. За слаженным идеальным механизмом стоит огромная подготовительная работа, которая иногда начинается за несколько месяцев до проведения мероприятия.

Планирование

Еще на этапе планирования важно учесть целевую аудиторию и требования к помещению, а также определиться с ходом рекламной кампании. Поскольку на нее влияют тема семинара и бюджет, можно использовать объявления на тематических интернет-площадках, форумах и блогах, в газетах, на телевидении и радио, электронную рассылку приглашений, соцсети и таргетированную рекламу. Предоплата или полная отплата — обязательное условие, благодаря которому можно еще во время подготовки «отсеять» не самых заинтересованных людей. Кроме того, это позволяет получить точные данные о количестве участников.

Место встречи

Выбор места встречи часто зависит от темы и количества участников. Также стоит помнить о важности микроклимата, удобства кресел (жесткий стул — априори дискомфорт, тем более, что такие мероприятия длятся как минимум 2-3 часа), просторное помещение, полное техническое сопровождение, питание и лаконичный интерьер, чтобы ничто не отвлекало внимания. Если планируется участие 100 и более человек, то аренда зала — идеальное решение. Выбрать конференц-зал в Киеве, значит обеспечить удобное месторасположение с транспортной развязкой, комфортными подъездами и подходами.

Подготовка материалов

Раздаточный материал для семинара нужно подготовить не просто в достаточном количестве, а с запасом. Конечно, все диктует тема встречи, но чаще всего это рабочие материалы, конспекты с ключевыми тезисами и материалы для самостоятельной работы, а также канцелярские принадлежности. Все это раздается перед началом мероприятия.

В программе тренинга необходимо указать общую длительность (максимально приближенную к действительности, чтобы у всех была возможность правильно распланировать время), место проведения, имена автора, ведущего или коуча, из каких блоков состоит семинар, их продолжительность, время начала регистрации и перерывов.

Планирование и подготовка самого семинара — это почти 80% проделанной работы. В день проведения необходимо убедиться, что вся техника работает исправно (микрофоны, проекторы, аудио- и видеосистемы, доступ к интернету и быстрый Wi-Fi). Регистрация, брендированные подарки или сувениры, буклеты, формы для откликов, помощь участникам — все это также должно быть учтено.

Автор: Скиба Татьяна