Функциональные возможности и справочники программы «BAS Бухгалтерия»: настройка и структура для эффективного учета

Введение в возможности программы «BAS Бухгалтерия»

Первые шаги по настройке «BAS Бухгалтерии»

Структура главного меню программы

Процесс ввода начальных остатков

Управление пользователями и администрирование доступа

Справочная система и сервисы поддержки пользователя

План счетов и его структура

Механизм субконто для аналитического учета

Организация справочников в «BAS Бухгалтерия»

Добавление, редактирование и удаление элементов в справочниках

Виды основных справочников программы

Заключение

 

Введение в возможности программы «BAS Бухгалтерия»

Современное программное обеспечение для автоматизации бухгалтерского учета, такое как BAS (Business Automation Software), дает украинским предприятиям возможность работать эффективнее, независимо от их размера и отрасли. Программа разработана на платформе BAF (Business Automation Framework) и ориентирована именно на украинский рынок, учитывая специфику отечественного законодательства и бизнес-процессов.

Первые шаги по настройке «BAS Бухгалтерии»

Запуск программы и выбор режима

Чтобы начать работу, необходимо запустить «BAS Бухгалтерия» через соответствующее подменю в меню «Пуск». Программа функционирует в двух основных режимах: режим BAS для ежедневной работы и режим Конфигуратор для администрирования и внесения изменений в настройки.

Начальные настройки организации

После запуска необходимо выбрать нужную информационную базу, затем перейти в раздел «Настройки», где указываются данные об организации. Это позволяет определить основные реквизиты, которые в дальнейшем будут подставляться во все документы (посмотрите форму на изображении ниже).

Установка параметров учета и учетной политики

На этапе настройки определяются параметры учета и учетная политика организации через соответствующий пункт меню. Здесь задаются особенности обработки операций, выбирается система налогообложения, график счетов и т. д.

Ввод начальных остатков

Обязательным шагом после настроек является внесение начальных остатков на счетах. Это особенно актуально, если предприятие уже существовало до момента внедрения «BAS Бухгалтерия». Ввод остатков удобнее всего выполнять на начало или конец года через «Помощник ввода остатков».

Структура главного меню программы

Меню программы содержит все необходимые разделы для работы бухгалтера и руководства. Основные разделы:

• Главное
• Руководителю
• Банк и касса
• Продажи
• Покупки
• Склад
• Производство
• Основные средства и нематериальные активы
• Зарплата и кадры
• Операции
• Отчеты
• Справочники
• Администрирование

Особенности подменю «Главное»

Подменю «Главное» позволяет быстро получить доступ к основной информации: настройкам, начальным остаткам, операциям. К нему чаще всего обращаются на этапе запуска программы и во время первоначальной настройки.

«Руководителю»: финансовая информация для управления

В специальном разделе «Руководителю» собрана информация о продажах, расчетах с контрагентами, движении денежных средств. Динамика доходов и расходов представлена в виде таблиц и графиков, что помогает быстро оценить финансовое состояние компании.

«Банк и касса», «Продажи» и другие разделы

Меню «Банк и касса» объединяет работу с банковскими и кассовыми операциями, ведение отчетности по этим направлениям. В разделе «Продажи» реализованы инструменты для фиксации и анализа реализации товаров/услуг, расчетов с клиентами, НДС.

Процесс ввода начальных остатков

Чтобы ввести остатки, необходимо выбрать нужный счет. Программа автоматически определяет тип операции относительно выбранного счета, что минимизирует вероятность ошибки.

Учет осуществляется в разрезе аналитических параметров (субконто). Все остатки необходимо внести документально, используя специальный нулевой счет для корректного начала учета.

Управление пользователями и администрирование доступа

Ограничение редактирования данных

Для безопасности и контроля изменений существует возможность ограничить изменение данных в базе после определенной даты. Это делается через меню администрирования — важно установить, чтобы избежать несвоевременных изменений в отчетности.

Удаление помеченных объектов

Пометка и физическое удаление объектов (например, лишних документов) в программе осуществляется через соответствующие пункты администрирования.

Персональные настройки для пользователей

Для обеспечения удобной работы каждый пользователь может настроить интерфейс и функционал под свои задачи, вплоть до цветов, панелей инструментов и вида справочников.

Справочная система и сервисы поддержки пользователя

Программа содержит встроенную справочную систему, доступную через меню администрирования. При необходимости можно подключить интернет-поддержку для оперативного поиска информации.

Органайзер для оптимизации коммуникаций

Дополнительно доступен органайзер, который позволяет общаться по электронной почте и автоматизировать учет писем.

План счетов и его структура

План счетов — сердце бухгалтерского учета. В BAS Бухгалтерия он структурирован как таблица с синтетическими счетами и субсчетами, настроен под потребности предприятия. Все операции регистрируются в соответствии с утвержденным рабочим планом счетов предприятия.

Для быстрого поиска счета доступны как быстрый способ по первой букве, так и произвольный по всем полям списка.

Механизм субконто для аналитического учета

Каждый объект аналитического учета (материал, контрагент, касса и т. д.) в BAS Бухгалтерия является субконто. В системе можно четко определить, по каким счетам необходим аналитический разрез. Система позволяет вести учет сразу по трем разным параметрам аналитики, что вполне достаточно для бизнеса разного масштаба. Например, остатки материалов можно отслеживать по номенклатуре и складу одновременно.

Организация справочников в «BAS Бухгалтерия»

Основная структура справочников

Справочник в BAS Бухгалтерия — это специальный объект, который позволяет хранить информацию в структурированном виде (в формате дерева). Справочники нужны как для быстрого доступа к информации, так и для корректного документирования операций.

Открыть нужный справочник можно через главное меню, выбрав соответствующий раздел. Например, в «Банк и касса» содержатся справочники для статей движения денежных средств, видов оплат и т. д.

Работа со структурой справочника

Справочники имеют иерархическое строение, допускают создание групп и подгрупп. Для перехода между группами достаточно дважды кликнуть на пиктограмму папки. Изменяется обозначение направления, что визуализирует структуру (смотрите варианты отображения закрытой/открытой папки).

Поиск и сортировка

Быстро найти элемент в справочнике поможет поиск по первой букве или пиктограмме лупы. Кроме того, возможна сортировка по коду или наименованию.

Добавление, редактирование и удаление элементов в справочниках

Создать новый элемент или группу можно через команду «Создать» или «Создать группу» в контекстном меню или соответствующей кнопкой на панели.

Редактирование выполняется по Enter или двойным кликом, а отменить его можно клавишей Esc. Для удаления доступна опция пометки на удаление или реального удаления объекта. Интерфейсная подсказка показывает, какой режим выбран.

Виды основных справочников программы

Справочник «Номенклатура»

В этом справочнике формируют перечень ТМЦ, продукции, работ, услуг. Структура трехуровневая: элементы можно объединять в группы и подгруппы для удобства аналитического учета.

Справочник «Основные средства»

Хранит информацию об основных средствах, нематериальных и других необоротных активах. Целесообразно формировать группы по типам активов для более легкой навигации и автоматического выбора методики учета. Каждый элемент имеет обязательные реквизиты: наименование, инвентарный номер, дату ввода в эксплуатацию, стоимость и т. д.

Справочник «Валюты»

Предназначен для ведения списка валют, курсов по отношению к гривне и обеспечивает валютный учет на счетах.

Справочник «Статьи движения денежных средств»

Позволяет вести учет статей, связанных с движением денег в кассе и на банковских счетах. Имеет двухуровневую структуру для детализации анализа денежных средств.

Справочник «Склады»

Позволяет фиксировать места хранения запасов, ответственных за них лиц и организовывать аналитический учет материальных ценностей.

Справочник «Сотрудники»

В нем хранится информация о работниках с разделением на группы и подгруппы — актуально для кадрового, зарплатного и аналитического учета.

Подробная информация о каждом работнике расположена во вкладках: основные данные, личные данные, зарплата, налоги, статусы и т. д.

Справочник «Статьи расходов»

Используется для классификации расходов предприятия в различных документах и учета по счетам.

Справочник «Налоговые назначения активов и расходов»

Содержит перечень видов деятельности, подлежащих учету для целей налогообложения, и позволяет точно настроить учет различных активов.

Заключение

Программа «BAS Бухгалтерия» создает универсальную среду для эффективного, структурированного и контролируемого ведения учета по всем направлениям хозяйственной деятельности. Благодаря удобной организации справочников, широким возможностям аналитического учета (через механизм субконто), модульной настройке доступа и развитой системе администрирования, «BAS Бухгалтерия» становится незаменимым инструментом для современного бухгалтера и управленца.