Главные отличия «Паруса» от 1С

Необходимость перехода с одного программного продукта на другой может быть обусловлена различными причинами: отсутствием в используемой программе необходимых возможностей; низким качеством обслуживания продукта или стоимостью сопровождения; перспективами консолидации данных в единый массив в вышестоящем органе и т.д. Процедура программного перехода состоит из нескольких этапов:

• поиск поставщика и сопровождающей организации;
• установка новой программы и перенос данных из старой (конвертация);
• настройка выходных форм, форматов выгрузки и обмена;
• обучение персонала.

Процесс перехода — это не только факт смены учётного приложения, но и возможность избавиться от накопленных ошибок, пересмотреть учётные принципы, возможно, даже провести организационно-структурные изменения (пересмотреть зоны ответственности бухгалтеров, состав и численность бухгалтерии). Решение о переходе на новый программный продукт должно быть подкреплено финансово и способствовать оптимизации учёта, качественно изменить работу бухгалтерии. На практике качество перехода существенно зависит от организации, которая непосредственно осуществляет процесс. Лучший вариант — когда организация, осуществляющая переход бухгалтерии на новый программный продукт, в дальнейшем будет сопровождать данное учреждение. Можно заметить, что успех во многом зависит от рядовых работников бухгалтерий, способных проконтролировать результаты конвертации на промежуточном этапе, о котором пойдёт речь далее.

Рассмотрим несколько понятий:

Конвертация — процесс переноса данных из одной базы данных (БД) в другую. В данном контексте мы будем рассматривать конкретное понимание конвертации, так сказать, её практическое применение для переноса бухгалтерских и расчётных данных между платформами «Парус» и «1С».

Субконто — уровень аналитического учёта. Является лучшим инструментом разделения учёта, чем формирование дополнительных субсчетов.

Платформа — оболочка программного продукта, в среде которой выполняется программный код конфигурации (1С) или набор программных файлов («Парус»).

Для более глубокого понимания необходимости применения сложных методик и алгоритмов обработки данных нужно рассмотреть основные отличия платформ «Парус» и «1С». Обе программы занимают большую долю рынка бухгалтерских приложений, и трудно сказать, какая программа лидирует. Мы не будем рассматривать конечный уровень (программный интерфейс), а разберём файловую структуру двух платформ. «1С» (версии 7.7) и «Парус» (до версии 7) хранят свои данные в DBF-файлах с кодировкой WIN-1251 (WIN-версия «Паруса»), что значительно упрощает непосредственный доступ к файлам «Паруса» из конфигурации 1С через объект XBase. Структура файлов «Паруса» достаточно документирована и входит в комплект поставки.

«Парус» в DOS-версии имел различные наборы файлов для бухгалтерии и зарплаты, в WIN-версии база единая. В связи с этим структура и состав файлов коренным образом изменены, но наблюдается единый подход во взаимосвязях данных и основных картотеках. «Парус» не имеет чётко выделенной файловой единицы для хранения итогов, что приводит к накоплению ошибок (несоответствий) аналитических итогов (файлов взаиморасчётов, остатков на складах и т.п.). Похожая проблема наблюдается и в DOS-версии «Парус-зарплаты» в плане накопления подоходного налога, который может отличаться по файлу расчётов и файлу налоговых карточек.

Платформа «1С» версии 7.7 технологически и концептуально разделена на три направления: бухгалтерский учёт, расчёт и складской (оперативный) учёт. Каждая ветвь базируется на основной файловой единице, обрабатываемой в конфигурации, как соответствующий реальным (бумажным) технологиям объект. Речь идёт о журнале операций (бухгалтерский учёт) и журнале расчётов заработной платы (расчёт). Данные объекты консолидируют основные учётные и расчётные данные, что исключает расхождения в отчётах по аналитическим счетам. Оперативный учёт в контексте данной статьи мы рассматривать не будем. Исходя из вышесказанного, первоочередной задачей конвертации (переноса) данных из «Паруса» в «1С» является консолидация и обработка данных «Паруса» и заполнение базовых файловых структур в «1С».

Основной проблемой при переносе данных является несоответствие структур базы данных источника и базы данных приёмника, что приводит к необходимости проведения следующих операций:

• дробление (разделение данных), находящихся в одном поле, на несколько фрагментов;
• преобразование данных;
• фильтрация по различным критериям;
• конкатенация строк при объединении полей;
• сбор и анализ данных по связанным таблицам.

Работы по конвертации можно разбить на несколько технологических этапов, трудозатраты по которым зависят от объёма и сложности переносимой информации. Перечень этапов:

• анализ состава и структуры переносимой информации (зависит от установленной версии программы «Парус» и объёма базы данных);
• выявление типичных ошибок ввода данных и настройка автоматической фильтрации некорректной информации;
• отработка зависимостей и выбор варианта более полного переноса информации;
• тестовые выгрузки и отбор записей, не удовлетворяющих условиям уникальности (дублирование ИНН контрагентов, БИК банков, инвентарных номеров основных средств);
• настройка таблицы перекодирования справочной информации и классификаторов (единицы измерения ТМЦ, адреса и т.п.).

Следует учитывать также повышенную тягу пользователей «Паруса» к расширению плана счетов для целей организации аналитического учёта не в результате применения дополнительных уровней аналитического учёта в виде субконто, а путём введения субсчетов. Кстати, такую методику опытные пользователи «Паруса» переносят и на «1С», пытаясь «упростить» себе жизнь правкой плана счетов.

В связи с этим для корректного переноса данных нужен промежуточный этап визуализации собранной информации с целью анализа корректности переноса данных, до непосредственной записи этих данных в базу «1С». На этом этапе данные представляются по разделам учёта: ОС, ТМЦ, контрагенты, сотрудники и т.п. (с возможностью формирования печатных форм списков и ведомостей). Этап сверки нужен также в связи с тем, что в процессе эксплуатации «Паруса» в базах данных могут накопиться различные ошибки и некорректности, которые негативно повлияют на результат конвертации. Технологически промежуточный этап моделируется конвертером путём заполнения первичными данными таблиц значений, допускающих анализ, правку и сохранение в виде временных текстовых файлов.

Для автоматического переноса данных из бухгалтерской программы фирмы «Парус» в программный продукт фирмы «1С» специально разработан конвертер. Были учтены различные нюансы хранения данных в ПП «Парус». Перенос данных реализован непосредственно из программы «1С: Бухгалтерия» или «1С: Зарплата и кадры» соответствующей внешней обработкой, без изменения типовой конфигурации. Подключение к базам ПП «Парус» производится в соответствии с их исходным размещением и никаким образом не затрагивает первичную информацию. Технологически алгоритмы разбиты на две группы — это загрузка данных из файловой структуры ПП «Парус» (достаточно стабильная, не подверженная частым доработкам и изменениям часть программы) и выгрузка данных в ПП «1С». Вторая часть алгоритмов имеет большую вариативность и зависит от конфигурации «1С». Также следует упомянуть, что постоянно совершенствуется блок тестовой отчётности, включённой в конвертер для целей сверки промежуточных результатов, упрощения настройки соответствий и анализа загруженной из «Паруса» информации.

Работы по конвертации данных непосредственно зависят от объёма переносимой информации в связи с вероятным ростом количества ошибок ввода данных, наличием дублирующих записей и необходимостью анализа информации для определения соответствий учётных элементов и выбора методики наиболее эффективного переноса данных. Также при больших объёмах информации значительно увеличивается время, непосредственно затрачиваемое на конвертацию данных, особенно это заметно при переносе оборотов или расчётных данных за годовой период и более.

Шимановский Никита