Информационные технологии бухгалтерского учета

На сегодняшний день автоматизация бухгалтерского учета не является крайне сложной задачей для пользователя бухгалтерских программ. Поэтому сейчас разрабатываются программы для компьютеризации бухгалтерского учета и достижения любых целей: от компьютеризации определенных участков учетной работы до создания огромных взаимосвязанных баз данных. Оказывается, для эффективной работы важно иметь единую базу данных для абсолютно всех участков бухгалтерского учета. Одновременно решается проблема различных операций и оформления первичных документов. Объединенные версии бухгалтерского учета решают проблему зависимости работы участков от момента запроса к единой базе.

В процессе автоматизации работы бухгалтерии возникают две главные задачи: обработка первичной учетной документации и формирование сводной отчетности.

Программы, созданные для автоматизации учета, строятся по одной схеме: есть большая часть данных базы данных, где отображается любая информация, предоставляемая бухгалтеру, работающему на определенном АРМ. Затем полученная информация редактируется, и все математические операции вычисляются и распечатываются в нужном виде.

Часто в работе с бухгалтерской программой также необходимо использовать и другие программы — текстовые редакторы, табличные процессоры и другие. Поэтому понятие "автоматизация рабочего места бухгалтера" следует рассматривать шире, чем простое использование бухгалтерской программы..

Программы, необходимые для бухгалтерского учета, подразделяют на три группы: мини-бухгалтерия; сетевая бухгалтерия, интегрированная бухгалтерия.

В группе «Мини-бухгалтерия» большинство программ, представленных на рынке компьютерного обеспечения. Работа этих программ заключается в составлении бухгалтерских записей хозяйственных операций, оборотного баланса, сальдового баланса и данных Главной книги. Правила формирования баланса универсальны для большинства видов и типов предприятий. По функционалу их подразделяют на четыре подгруппы:

• программы по реализации функции синтетического учета.
• программы, которые дополняют функции первой подгруппы и позволяют вести одно- или иногда двухуровневый бухгалтерский учет. Они предназначены для малых предприятий, где упрощенная система ведения учета;
• программы для ведения сводного учета крупных предприятий. Основная функция — развернутый многоуровневый аналитический учет
• главные модули функциональных комплексов. Главной особенностью и задачей является получение бухгалтерских записей от программ, которые специализируются на введении различных разделов учета с целью осуществления сводного учета. Программы работают в автономном режиме, но с соответственно дополненными комплексами.

Главной особенностью сетевых программ бухгалтерского учета является обмен данными внутри каждого АРМ и с другими АРМ. Бухгалтерское программное обеспечение ориентировано на ресурсы персональных компьютеров. Для более сложных задач, которые не в состоянии выполнить стандартный ПК, используются рабочие станции, мини- и макси-ЭВМ.

Выбор класса системы определяется деятельностью и местом предприятия на рынке, квалификацией сотрудников, опытом бухгалтерского и управленческого учета. Это особенно актуально для небольших предприятий, где часто наблюдается совмещение обязанностей сотрудниками.

По функциональности выделяются те, которые ориентированы: на традиционный суммовой бухгалтерский учет; на оперативно-хозяйственный учет; на управленческий учет и финансово-экономический анализ.

Общие принципы построения и возможности программ автоматизации бухгалтерского учета

На сегодняшний день существует большое разнообразие программ, которые улучшают и делают работу бухгалтера более эффективной и удобной. Практически все программы имеют стандартный набор инструментов для автоматизации следующих участков бухгалтерского учета: модуль касса; основные средства и нематериальные активы; учет товарно-материальных ценностей; валютный учет; расчеты с подотчетными лицами; расчеты по заработной плате; расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Фирмы-разработчики ПО находят новые подходы для решения комплексного подхода. Эти подходы реализованы в программах, которые входят в комплексы «1С: Предприятие» или «Галактика». Эти программы обеспечивают не только автоматизацию бухгалтерского учета, но и планируют экономическую деятельность и торговлю в других сферах деятельности.

Для учета программы построены на основе регистрации исходных данных — бухгалтерских проводок, порождаемых хозяйственными операциями. Для полной записи деятельности предприятия должны быть отражены все проводки предприятия

• Вручную.
• С помощью типовых операций, где каждая операция соответствует группе проводок, и поэтому суммы некоторых проводок рассчитываются автоматически.
• С использованием первичных документов.

В работе с первичными документами во всех программах установлен большой набор стандартных первичных документов бухгалтерского учета (накладных, счетов на оплату, приходных и расходных кассовых ордеров и т.д.). Предусмотрена возможность создания и оптимизации первичных документов для всех других видов.

Программы могут использовать почти любое количество справочников для организации аналитического учета. Также в программах есть возможность ведения валютного учета: здесь используются справочники видов валют и их курсов.

Важно понимать, что необходимо не только купить компьютер и бухгалтерскую программу. Возникает необходимость перестройки стандартного бухгалтерского обеспечения под свое, включающее свои определенные особенности.