Служебная командировка в пределах Украины

В своей деятельности предприятия часто сталкиваются с необходимостью отправлять своих работников за пределы места работы для выполнения определённых заданий, связанных с деятельностью такого предприятия. В украинском законодательстве такие поездки должны оформляться в качестве служебных командировок.

Каждая компания самостоятельно разрабатывает правила, в соответствии с которыми осуществляются командировки. При этом, конечно, должны быть соблюдены требования украинского налогового и трудового законодательства. Можно выделить следующие основные требования:

1) оплата труда за время командировки не должна быть ниже среднего заработка;

2) сохранение рабочего места за работником;

3) компенсация расходов, включающая выплату:

а) суточных;

б) стоимости проезда;

в) стоимости найма жилья.

4) ограничения в привлечении определённых категорий лиц. Так, запрещается привлекать беременных женщин и женщин с ребёнком в возрасте до трёх лет. Женщины, имеющие ребёнка в возрасте до четырнадцати лет или ребёнка с инвалидностью, могут быть привлечены в случае предоставления на это согласия.

Для государственных служащих и работников предприятий, финансируемых из государственного бюджета, существуют две инструкции, регулирующие оформление командировки и компенсацию расходов работнику. Первая утверждена Приказом Министерства финансов от 13.03.98 № 59, вторая — Постановлением Кабинета Министров от 2 февраля 2011 г. № 98. Хотя действие данных инструкций распространяется на компании с бюджетным финансированием, определённые рациональные моменты следует выделить и адаптировать в собственных правилах.

Прежде всего это порядок оформления командировок. Согласно инструкции Минфина поездка осуществляется по распоряжению руководителя, а документами, подтверждающими её связь с деятельностью предприятия, являются приглашение принимающей стороны, заключённый договор и др.

Во-вторых, это вопрос суточных. Суточные начинают исчисляться с момента отправления транспорта от места постоянной работы и заканчиваются прибытием транспорта к постоянному месту работы. При этом возможен учёт времени, необходимого для того, чтобы работник мог добраться до места отправления транспорта. Сутки начинаются в 0 часов и заканчиваются в 24 часа. Что касается вопроса оплаты, то согласно инструкции Кабмина суточные составляют 60 грн. в пределах Украины.

В-третьих, это вопрос оплаты проезда. Рациональным представляется стремление удешевить данные расходы, в частности невозмещение поездок на такси и согласование с руководителем поездок в мягких вагонах и авиаперелётов первого и бизнес-класса.

В-четвёртых, оплата найма жилья. Постановление Кабмина определило возмещение в размере до 600 грн. в сутки, эта сумма может быть для Вас ориентиром при установлении собственных правил возмещения.

И напоследок, следует убедиться, что понесённые расходы были действительными. Это билеты при путешествии транспортом, чеки, расчётные документы из гостиницы.

Юристы компании OGP обращают ваше внимание на важность правильного оформления командировки, ведь это поможет правильно подать налоговую отчётность, так же как и отчётность внутри компании. Напоминаем, что средства, полученные на командировку, не являются базой налога на доходы физических лиц.

Подготовлено юристами OGP.UA