Использование персонального компьютера в складском учёте

В наше время все торговые предприятия имеют дело с большим количеством продукции, а также с её разнообразным ассортиментом. Храня все товары на складе, тяжело даже представить, каким образом каждая единица продукции будет регистрироваться и контролироваться. Используя классические «бумажные» методы ведения учёта (оформляя документацию на каждый продукт, записывая все поступления и передачи и т. п.), имеем ряд недостатков:

• низкая скорость ведения учёта;
• сложность в работе с расширенной номенклатурой товаров;
• опасность потери составляющих документов;
• постоянное проведение промежуточных инвентаризаций;
• невысокое качество товарного анализа;
• недостаточный контроль за движением запасов.

Люди, занимающиеся таким сложным рутинным трудом, как правило, не могут гарантировать максимально эффективного проведения учётных процедур из-за динамического изменения номенклатуры продукции. Ведение учёта на складах предусматривает постоянный чёткий детальный контроль запасов, а значит человеческий фактор значительно влияет на качество системного анализа. Таким образом, чтобы минимизировать участие персонала в работе со складскими ресурсами, а следовательно улучшить работу предприятия в целом, необходимо автоматизировать этот процесс, используя персональные компьютеры.

Первые электронные вычислительные машины были созданы ещё в середине ХХ века и были направлены именно на работу в крупных компаниях. Они занимали целые комнаты, и их обслуживанием занимались только люди, образованные в сфере программирования. Но уже тогда определённая часть процессов, осуществлявшихся на предприятии, была автоматизирована. Это стало первой ступенью к переходу от человеческого труда к машинному в непроизводственной сфере.

Сегодня компьютеры стали в разы меньше, а спектр возможностей, которые они могут предоставлять, значительно расширился. От однопроцессорных вычислительных машин они превратились в мобильные многопроцессорные аппараты, не требующие особо глубоких знаний информатики для обслуживания. Таким образом, каждая компания, будь то крупная международная корпорация или малое туристическое агентство, способна использовать преимущества персональных компьютеров для удовлетворения собственных промышленных и бухгалтерских потребностей.

Для того чтобы компьютеры на предприятии использовались полностью, на них должны быть установлены определённые программы, содержащие целостную визуальную структуру форм и команд для удобного и интуитивно простого проведения различных операций. Эти программы должны устанавливаться техническими специалистами и использоваться согласно инструкциям и правилам использования. Среди программ, применяемых бухгалтерами для ведения складского учёта, выделяются следующие:

«1С:Бухгалтерия» — это основной программный продукт, применяемый предприятиями для ведения бухгалтерского учёта. Он обеспечивает максимально эффективное ведение записей по операциям, осуществляемым на предприятии, и, таким образом, гарантирует детальный мониторинг собственных производственных возможностей. Благодаря поддержке «1С:Бухгалтерии» складской учёт приобрёл более систематизированный вид, получил удобную визуализированную структуру, а также значительно упростил работу по анализу товарной номенклатуры. Несмотря на вышеуказанные преимущества данного программного пакета, он является достаточно специфичным в управлении, и поэтому для того, чтобы осуществлять корректную работу и тем самым по максимуму использовать возможности этой программы, бухгалтерам необходимо пройти специализированные курсы, по окончании которых работник будет признан 1С-специалистом или 1С-специалистом.

Microsoft Office — офисный пакет программ, имеющих широкий диапазон применения и предлагающих работу со многими типами файлов. Среди всех программ, входящих в данный пакет, в складском учёте используются следующие:

Microsoft Office Word — это текстовый процессор, позволяющий просматривать, создавать и редактировать документы, используя большой выбор инструментов. Бухгалтеры используют Word для формирования профессиональной документации. Данная программа не является сложной в освоении, а значит уверенные пользователи ПК с лёгкостью овладеют её механизмом работы и умело будут оперировать документацией.

Microsoft Office Excel — это табличный процессор, используемый для ведения подсчётов и создания таблиц, диаграмм и других графических объектов. Excel позволяет удобно систематизировать информацию, используя ячейки, внутри которых могут размещаться данные различного характера. В бухгалтерии широко применяют инструменты данной программы для проведения подсчётов (математических, статистических, логических и т. п.). Имея определённый ряд данных со склада, специалист способен создать их графическую модель, тем самым визуально продемонстрировать текущее состояние производственных запасов, что бывает очень эффективным при планировании будущих периодов.

Microsoft Office Access — это система управления базами данных. Эта программа позволяет создавать базы данных, которые будут содержать систематизированную информацию. Главными элементами таких баз данных являются:

• таблицы (информационная структура);
• формы (информация в виде, удобном для обработки);
• запросы (сортированная информация по цели поиска);
• отчёты (часть информации, которая может использоваться для документации).

В складском учёте такие базы данных являются основой для формирования перечня товаров с указанием их характеристик, номенклатурных номеров и других деталей. Наличие такой чёткой и доступной для обработки информации является ключом к успешному управлению складскими запасами.

Антивирусы — программы, гарантирующие защищённость информации предприятия от вредоносных файлов. Так как в наше время каждая компания подключена к сети Интернет, возможность попадания опасных файлов во внутреннюю информационную систему предприятия велика. Для предотвращения повреждения или потери важных данных на рабочие компьютеры сотрудников должны быть установлены антивирусные программы, среди которых эффективными являются Kaspersky Internet Security, ESET NOD32, Avast! и другие.

В нашу эру компьютерных технологий ведение бухгалтерского учёта значительно упростилось. Большой программный потенциал и возможность выхода в сеть Интернет направили работу экономиста-бухгалтера не на осуществление длительных подсчётов или рутинной регистрации данных, а на аналитическое мышление и планирование, что обеспечит предприятию устойчивость и стабильность на рынке.

Недашковский Юрий