Питання діловодства: як зберігати та знищувати печатки

Питання діловодства: як купити печатку, завантажити печатку, зберігати та знищувати печатки?

Штампи та печатки основного й допоміжного характеру потрібно зберігати, знищувати й обліковувати в документах за певними правилами, передбаченими законодавством. Цих процедур варто дотримуватися, щоб не загубити важливу річ і не допустити її несанкціонованого застосування. Якщо ж виникає спір, його вирішення також полегшується, якщо власник правильно користувався печаткою.

Правила зберігання штампів і печаток

Щоб коректно обліковувати всі наявні печатки, потрібно створити й вести спеціалізований журнал. Туди вносяться дані про виготовлення, застосування та знищення подібних виробів. Журнал веде спеціальний працівник. Аркуші обов'язково нумерують, а керівник засвідчує їх власним підписом і печаткою організації. Цей журнал зберігається в сейфі, захищеному від згоряння.

Зверніть увагу! У разі звільнення, переведення працівника, який веде журнал, або приходу нового працівника потрібно сформувати спеціальну комісію. Вона засвідчить, що зазначені дані коректні, а в наборі наявні всі штампи та печатки.

Зберігання печаток відповідальними працівниками регулюється наказами керівництва та службовим положенням працівників.

Головна кругла печатка підприємства повинна перебувати у її власника або визначеної ним особи. В останньому випадку потрібно написати відповідний наказ. Також допускається тимчасова видача іншим людям, але під розписку. Це можливо в таких ситуаціях:

• Керівництво відсутнє на робочому місці через хворобу, відпустку або тривале відрядження.
• Документи доводиться засвідчувати у святкові або вихідні дні.

Зверніть увагу! Сейф, виділений для печаток, обов'язково слід опечатати.

У працівників, зобов'язаних зберігати та використовувати печатки, обов'язково мають бути допоміжні примірники.

Втрата штампів

Коли печатка губиться, її неможливо ліквідувати. Тому потрібно подати заяву про те, що сталося, до поліції. У документі потрібно розповісти про всі обставини втрати та додати необхідні документи, що підтверджують, що печатку було виготовлено й зареєстровано в журналі.

Тоді поліція видає довідку, що дає право виготовити дублікат втраченого примірника.

Чому і яким чином ліквідують вироби?

Печатки знищуються, якщо:

Основна інформація власника штампа — назва, місце реєстрації виробу або фірми, форма ведення підприємницької діяльності — змінюється.

Незадовільний стан печатки не дозволить поставити якісний відбиток.

У цих випадках потрібно знищити печатку та замовити нову.

Етапи процесу ліквідації:

• печатку фізично знищують;
• підтверджують проведену ліквідацію відповідними паперами.

При цьому спосіб знищення печатки та день процедури визначає власник компанії.

Власноручна ліквідація

Якщо організація вирішила знищити печатку самостійно, слід створити комісію. Вона знищить виріб і напише акт, де зазначить:

• Місце та дату процедури.
• Учасників організованої комісії.
• Причини ухваленого рішення.
• Повний опис ліквідованого об'єкта.
• Метод знищення. Вироби з каучуку або полімеру потрібно розрізати на шматочки або спалити, а металеві — обпилюють навхрест.

При цьому потрібно додати акт, що підтверджує: надалі використовувати або відновити цю печатку неможливо. Акт підтверджує правомірність дій колективу підприємства та заноситься до журналу.

Ліквідація за допомогою іншої організації

Зношені штампи та печатки можуть знищувати спеціалізовані фірми. Зазвичай це штемпельні майстерні, які виготовляють нові штампи. Однак ліквідувати доведеться і печатку, і правові документи, пов'язані з нею:

• Заява на ліквідацію з підписом керівництва.
• Ксерокопія паспорта керівника або трудової книжки.
• Нотаріально засвідчений витяг із контори під назвою ЄДРЮО.

Коли потрібні папери надано, а печатку порізано або спалено й фірма оплатила цю роботу, працівники отримують акт із відбитками старої печатки.

Матеріал підготовлено за даними https://mystampready.com/ru/blog/hraneniye_i_unichtozheniye_pechatey/