Як організувати віддалену роботу офісу

Підготуйте ІТ-службу та софт

Налаштуйте комунікацію

Як зробити дистанційну роботу ефективною

Пандемія довела те, що давно витало в повітрі: для нормальної роботи компанії офіс зовсім не обов’язковий. Але як правильно перевести співробітників на віддалену роботу й вибудувати комунікацію, щоб не втратити ефективність? Представляємо детальну інструкцію.

Підготуйте ІТ-службу та софт

Вирішіть, на якій техніці працюватимуть співробітники з дому — власній чи ви віддасте їм робочі ноутбуки. Що робити тим, хто працює на стаціонарних комп’ютерах? Важливо організувати віддалене й захищене підключення до офісної комп’ютерної мережі та даних, але водночас виключити можливість їхньої втрати, адже інформаційна безпека — це наше все. Відкрийте віддалений доступ або надайте віддалене керування багатьма частинами адмінки чи робочого ПЗ (залежить від відділу та напряму роботи).

Налаштуйте комунікацію

Коли бізнес-процеси автоматизовані максимально, проведіть майстер-клас із роботи із сервісами, які раніше не використовувалися (наприклад, відеоконференції). Окрім робочих розмов використовуйте неформальні чати в месенджерах. Узгоджуйте постановку завдань, щоб уникнути «забув» або «пропустив»: домовляйтеся про дзвінки через чат, фіксуйте домовленості та робіть позначки в календарі. Не обмежуйтеся Zoom´ом і Telegram´ом. Має бути альтернатива. У продукту G suite вартість цілком доступна, це дає змогу:

• інтегрувати власне доменне ім’я з частиною продуктів Google;
• створювати та редагувати документи онлайн;
• зберігати їх у хмарі, а не в папках на особистих пристроях;
• проводити відеозустрічі до 250 учасників і транслювати їх на аудиторію до 100 000 осіб;
• користуватися корпоративною електронною поштою та іншими функціями, необхідними для комунікації й роботи.

Системне адміністрування серверів дасть змогу швидко вирішувати завдання, забезпечить безперебійну роботу техніки та резервне копіювання, що запобігає можливій втраті даних, регулярне оновлення ПЗ, допоможе в налаштуваннях та оптимізації баз даних, розробить скрипти для автоматичного виконання завдань, захистить від DDoS-атак.

Як зробити дистанційну роботу ефективною

Забезпечивши співробітників технікою, необхідним ПЗ, доступами й кредитом довіри, нагадайте: віддалений формат — це не відпочинок і канікули, а повноцінний робочий день. Спокус і перешкод надто багато, але дотримання базових вимог і зобов’язань є беззаперечним:

• бути на зв’язку в робочий час;
• попереджати керівництво про можливі затримки;
• виконувати завдання у встановлений термін.

На перше місце виходять сувора самодисципліна та дотримання режиму, тому бажання виспатися до обіду припиняється на корені. Вирішивши в робочий час завдання, решта часу належить вам і родині.

Автор: Скіба Тетяна