Изменение документов задним числом.

При вводе документов возможны ошибки. Исключить вероятность их появления практически невозможно, хотя задачей бухгалтеров, естественно, является полное и своевременное отображение в программе всех хозяйственных операций. В связи с этим появляется необходимость исправления ранее созданных документов, удаления введенных по ошибке документов, перепроведения несвоевременно введенных документов.

Программа 1С:Предприятие дает возможность пользователям изменить документы "задним числом". Однако, идеология работы с документами при этом не должна быть нарушена. Основное правило, которым следует руководствоваться при вводе, изменении и удалении документов "задним числом" гласит: изменения не должны нарушать последовательность актов хоздеятельности предприятия, происходивших в действительности.

Недопустимо использование документов "задним числом" для отражения событий, относящихся к более поздним событиям. К примеру, если вечером покупатель вернул часть товара, а до этого днем была выписана расходная накладная, то нельзя вносить в расходную накладную исправления для уменьшения количества отгруженного товара на количество, возвращенное клиентом. В программе 1С относительно рассматриваемой ситуации заложено следующее: если изменить документ задним числом, то считается, что возвращенные товары после момента оформления расходной накладной были на складе и могли продаваться другим клиентам, хотя их не было на самом деле, поскольку они появились на складе только вечером. Соответственно, правильным будет отражение возврата товара отдельной операцией или документом.

Приведенное правило в управленческом учете распространяется на все документы, хранящиеся в информационной базе, а в бухгалтерском учете в периодах со сданной отчетностью недопустимо изменять документы и операции "задним числом": ошибки рекомендуется исправлять в таких случаях способом красного сторно.

Перепроведение документов

Если необходимо внести изменения в документ "задним числом", то в системе 1С все документы, находящиеся за измененным документом, не перепроводятся автоматически, поскольку таких документов в информационной базе может быть достаточно много, и подобная операция занимает продолжительное время. Таким образом, изменение документов "задним числом" может привести к тому, что выполняемое последующими документами списание становится неверным.

Например, если в начале месяца неверно указана сумма приходной накладной, то сумма списания по расходным накладным, выписанным после этой приходной накладной, также будет неверной. Для правильного отражения в программе хозопераций, следующих за неверно отраженной, в системе 1С имеется возможность не только изменения документов "задним числом", но и их перепроведения. При перепроведении каждого документа заново выполняется анализ итогов на момент его расположения в журнале, что позволяет правильно отражают данные списания в учете. Естественно, имеет смысл перепроводить только те документы, которые отражают текущие итоги.

Механизм установления "последовательности" документов используется в конфигурациях программы 1С, для которых контроль ввода документов "задним числом" особенно критичен. Этот механизм автоматически контролирует все произведенные "задним числом" изменения документов, влияющие на проведение последующих документов. Он позволяет осуществить с нужного момента проведение всех документов, нуждающихся в перепроведении. Контроль необходимости перепроведения документов в этих конфигурациях производится также при формировании отчетов.

Что такое Последовательность Документов?

При перепроведении в конфигурации 1С:Бухгалтерия можно использовать стандартный режим проведения документов, избрав интервал, который соответствует определенному отчетному периоду, и выбрав все возможные виды уже проведенных документов.