Зміна документів заднім числом.

Під час введення документів можливі помилки. Практично неможливо виключити ймовірність їх появи, хоча завданням бухгалтерів, звісно, є повне та своєчасне відображення в програмі всіх господарських операцій. У зв'язку з цим виникає необхідність виправлення раніше створених документів, видалення помилково введених документів, перепроведення несвоєчасно введених документів.

Програма 1С:Підприємство надає користувачам можливість змінювати документи "заднім числом". Однак ідеологія роботи з документами при цьому не повинна бути порушена. Основне правило, яким слід керуватися під час введення, зміни та видалення документів "заднім числом", говорить: зміни не повинні порушувати послідовність актів господарської діяльності підприємства, що відбувалися в дійсності.

Неприпустиме використання документів "заднім числом" для відображення подій, що належать до пізніших подій. Наприклад, якщо ввечері покупець повернув частину товару, а до цього вдень була виписана видаткова накладна, то не можна вносити до видаткової накладної виправлення для зменшення кількості відвантаженого товару на кількість, повернену клієнтом. У програмі 1С щодо розглянутої ситуації закладено таке: якщо змінити документ заднім числом, то вважається, що повернені товари після моменту оформлення видаткової накладної були на складі та могли продаватися іншим клієнтам, хоча їх насправді не було, оскільки вони з'явилися на складі лише ввечері. Відповідно, правильним буде відображення повернення товару окремою операцією або документом.

Наведене правило в управлінському обліку поширюється на всі документи, що зберігаються в інформаційній базі, а в бухгалтерському обліку в періодах зі зданою звітністю неприпустимо змінювати документи й операції "заднім числом": помилки рекомендується виправляти в таких випадках способом червоного сторно.

Перепроведення документів

Якщо необхідно внести зміни до документа "заднім числом", то в системі 1С усі документи, що перебувають після зміненого документа, не перепроводяться автоматично, оскільки таких документів в інформаційній базі може бути досить багато, і подібна операція займає тривалий час. Таким чином, зміна документів "заднім числом" може призвести до того, що списання, яке виконується наступними документами, стає неправильним.

Наприклад, якщо на початку місяця неправильно вказано суму прибуткової накладної, то сума списання за видатковими накладними, виписаними після цієї прибуткової накладної, також буде неправильною. Для правильного відображення в програмі господарських операцій, що йдуть після неправильно відображеної, у системі 1С є можливість не лише зміни документів "заднім числом", а й їх перепроведення. Під час перепроведення кожного документа заново виконується аналіз підсумків на момент його розташування в журналі, що дає змогу правильно відображати дані списання в обліку. Звісно, має сенс перепроводити лише ті документи, які відображають поточні підсумки.

Механізм установлення "послідовності" документів використовується в конфігураціях програми 1С, для яких контроль введення документів "заднім числом" особливо критичний. Цей механізм автоматично контролює всі здійснені "заднім числом" зміни документів, що впливають на проведення наступних документів. Він дає змогу здійснити з потрібного моменту проведення всіх документів, що потребують перепроведення. Контроль необхідності перепроведення документів у цих конфігураціях здійснюється також під час формування звітів.

Що таке Послідовність Документів?

Під час перепроведення в конфігурації 1С:Бухгалтерія можна використовувати стандартний режим проведення документів, обравши інтервал, який відповідає певному звітному періоду, і вибравши всі можливі види вже проведених документів.