С электронными документами работать выгодно и несложно. Сервис сдачи электронной отчетности.

На современном этапе развития бизнес невозможно представить без электронного документооборота, от обмена информацией в компании до обмена документами между предприятиями. Сюда же можно отнести и подачу отчетности в различные налоговые органы, пенсионный фонд, статистику.

С января 2010 года в органах статистики Украины осуществляется прием электронной отчетности. Отчетность в органы государственной статистики в электронном виде осуществляется в соответствии с Порядком представления электронной отчетности в органы государственной статистики, который утвержден приказом Госкомстата от 12.01.2011 № 3 и зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 29.03.2011 под № 408/19146.

Основная цель внедрения электронной отчетности — это упрощение процедуры представления статистической и финансовой отчетности, в чем проявляются следующие преимущества: экономия времени — теперь нет необходимости выстаивать огромные очереди, что является преимуществом для предпринимателей (в основном для бухгалтеров); экономия ресурсов — персонал, который был мобилизован на прием отчетности, теперь можно переместить на ее проверку; нет необходимости представления документации в бумажном виде, что уменьшает объем работы как для предпринимателей (уменьшение бумажной работы и экономия ресурсов), так и для государственных органов, все отчеты автоматически вносятся в базу данных; уменьшение количества ошибок при подаче отчетов за счет первичного контроля.

Итак, подача электронной отчетности — это выгодно, но что же для этого необходимо. Во-первых, необходимо программное обеспечение для формирования отчетности в электронном виде в определенном Госстатом Украины формате. Перечень программного обеспечения, с помощью которого возможно осуществлять электронную отчетность на 2012 год, представлен на официальном сайте Главного управления статистики в Киевской области (подробнее можно ознакомиться по электронному адресу http://www.ukrstat.gov.ua/elektr_zvit/per_pz.htm). Нам предлагают использовать такие программы: «Бест-звіт +», «M.E.Doc», «1-С Звіт», «БуЗОК», «Звіт-Оператор», «Арт-Звіт». Также здесь представлена их краткая характеристика, которая включает информацию о том, какие формы отчетности мы сможем подавать через данные программы. Лидерами программного обеспечения, в которых предусмотрены все необходимые документы для подачи электронной отчетности, являются «Бест-звіт +», «M.E.Doc», «1-С Звіт».

Я приведу пример работы с «M.E.Doc» (http://www.me-doc.com.ua/), сначала Вам необходимо приобрести программу, ознакомиться с прайс-листом можно на сайте, где затем можно сформировать счет на оплату и получить код доступа. Если в систему не введен код доступа, то она будет работать в демонстрационной версии. Если система «M.E.Doc» будет использоваться при работе с несколькими предприятиями, Вам необходимо получить код доступа для каждого отдельно.

Также необходимо иметь электронную цифровую подпись (о которой речь пойдет далее) и электронный почтовый ящик на одном из надежных почтовых серверов. Подробнее о работе с программой можно ознакомиться в инструкции по работе с «M.E.Doc», которая представлена на сайте.

Во-вторых, электронная цифровая подпись аккредитованных центров сертификации ключей. Перечень аккредитованных центров сертификации ключей, электронную подпись которых можно накладывать на электронные отчеты, представляемые в органы государственной статистики, также представлен на сайте Главного управления статистики в Киевской области (электронный адрес для ознакомления http://www.ukrstat.gov.ua/elektr_zvit/inf_akcen/centr.htm). Представлен перечень пяти организаций с адресами их сайтов, на которых вы сможете ознакомиться с их продукцией.

Итак, необходимо выбрать аккредитованный центр сертификации и оплатить его услуги. Я выберу для наглядного примера «Украинский сертификационный центр», поскольку имела с ним дело. На сайте УСЦ (http://www.ukrcc.com/) можно ознакомиться с необходимым перечнем документов, необходимых для получения сертификатов открытых ключей. При выборе необходимого количества сертификатов необходимо учитывать: если бухгалтера по уставу нет, то на него и не нужно открывать сертификат.

Итак, например, для моей фирмы был выбран сертификат открытого ключа электронно-цифровой подписи директора и печати предприятия для юридического лица, что по прайс-листу стоит 160,00 грн. (http://www.bestzvit.com.ua/serv/price.php). После оплаты необходимо сформировать комплект документов (http://ukrcc.com/ua/package-documents/). Для фирмы, которую мы рассматриваем, — юридического лица — необходимы следующие документы:

• Заполненный и подписанный руководителем и скрепленный печатью юридического лица Договор о предоставлении услуг ЭЦП — в двух экземплярах или Карточка присоединения к электронному договору о предоставлении услуг ЭЦП — в одном экземпляре. Примеры договора и карточки присоединения представлены на сайте;
• оригинал учредительного документа юридического лица или его нотариально заверенная копия: Устав юридического лица или Положение о нем. Предоставляется для ознакомления и проверки достоверности предоставленных копий;
• копия свидетельства о государственной регистрации или копия справки из ЕДРПОУ;
• копии документов о назначении на должности каждого из подписантов, копии их паспортов и справок о присвоении идентификационных номеров;
• заявки на формирование усиленных сертификатов ЭЦП, сгенерированные в системе «M.E.Doc» в электронном и бумажном виде;
• доверенность для представителя юридического лица и паспорт доверенного лица (для предъявления), подписанная руководителем и заверенная печатью;
• акт оказанных услуг, подписанный руководителем и заверенный печатью.

Также, если юридическое лицо является плательщиком НДС, необходимо подать копию свидетельства о регистрации плательщика НДС.

Принимаются только качественные копии, заверенные подписью руководителя и печатью юридического лица и отметкой «Копия верна» на каждой странице, на которой есть текст. Из собственного опыта отмечу, что подписи желательно, чтобы были максимально похожими, чтобы у Вас без проблем приняли документы. А также иметь при себе носитель для записи сертификатов и секретных ключей. Формирование заявки при наличии всего пакета документов займет 10–15 минут. Затем загружаем сертификаты в программу.

И в-третьих, доступ к сети Интернет.

Итак, устанавливаем программу «M.E.Doc», проходим по мастеру настроек, регистрируем предприятие. Если Вы являетесь клиентом УСЦ, то для Вас доступна возможность загрузки сертификата через Интернет. Если на компьютере отсутствует сеть Интернет, провести загрузку сертификата можно с любого носителя.

Итак, заполняем данные о предприятии, выбираем комплект бланков и настраиваем почтовое соединение.

Затем, пользуясь программой, заполнить электронный отчет. В меню «Отчетность» открыть «Реестр отчетов», Создание нового отчета, на вкладке «Бланки» выбираем необходимый отчет, заполняем, проверяем, на вкладке «Следующие действия» выбираем «Проверить отчет» (исправляем ошибки), затем «Передать отчет на подпись» и «Подать в контролирующий орган» и ожидаем квитанции: Уведомление о поступлении электронного отчета и о проверке отчета.