Облік доходів, витрат та фінансових результатів: порядок і автоматизація у сучасній електронній бухгалтерії
У статті описано ключові принципи організації та автоматизації обліку доходів, витрат і фінансових результатів на підприємстві з детальним поясненням процесу закриття місяця, проведення регламентних операцій, а також аналізу та контролю основних показників у сучасних інформаційних системах.Структура облікових операцій протягом місяця. Підготовка до закриття місяця. Аналіз залишків запасів і податкових нарахувань. Регламентні операції закриття місяця. Формування та закриття фінансового результату. Типові кореспонденції рахунків для обліку доходів, витрат та фінансових результатів
Структура облікових операцій протягом місяця
Аналіз залишків запасів і податкових нарахувань
Регламентні операції закриття місяця
Формування та закриття фінансового результату
Типові кореспонденції рахунків для обліку доходів, витрат та фінансових результатів
Структура облікових операцій протягом місяця
Усі господарські операції підприємства, які відображаються у бухгалтерському обліку, можна умовно розділити за частотою їх виконання протягом звітного періоду:
- Операції, які регулярно повторюються протягом місяця — це, наприклад, купівля, реалізація товарів, розрахунки з контрагентами, виробництво продукції.
- Операції, які фіксуються раз на місяць, наприклад, нарахування і виплата зарплати.
- Регламентні операції, що проводяться наприкінці місяця (нарахування амортизації, переоцінка валютних коштів, коригування вартості номенклатури, списання витрат майбутніх періодів та ін.).
- Визначення фінансових результатів — цю операцію виконують вже після того, як усі доходи й витрати розраховані.
Підготовка до закриття місяця
Перевірка коректності даних
Перед тим як розпочати регламентні операції, важливо перевірити правильність накопичених у базі даних операцій. Це робиться поетапно:
- Групове перепроведення документів;
- Перевірка взаєморозрахунків із контрагентами;
- Аналіз залишків запасів;
- Нарахування податків і зборів.
Групове перепроведення документів
Перед масовим перепроведенням документів (для відновлення правильної послідовності проведення) необхідно зробити архівну копію бази даних. Далі в меню «Операції» обирається «Групове перепроведення документів».
Цей прийом дозволяє вибрати тип документів і вказати період для операції. При помилці можна зупинити процес кнопкою «Зупинити виконання при помилці», запуск — через кнопку «Виконати».
Регулярне перепроведення потрібне для коректного закриття місяця і правильного обліку авансів. Якщо серед документів є ті, де була ручна корекція, то «Групове перепроведення» їх не чіпає; звертайте увагу в журналі документів на позначку олівця біля таких записів.
Особливості роботи зі складним ПДВ
В договорах зі складним обліком ПДВ перед закриттям місяця потрібно створити документ «Реєстрація авансів (складний облік ПДВ)» через розділ «Операції».
Документ фіксує стан незакритих авансів за договорами, де момент виникнення податкового кредиту/зобов’язання не збігається з моментом відвантаження.
Після автозаповнення слід вручну уточнити параметри ПДВ для кожної позиції авансу. За результатами створюються кореспонденції рахунків і сторнування в наступному періоді згідно обраної схеми податкового обліку.
У регістрах накопичення створюється відображення очікуваного і підтвердженого ПДВ, а всі рухи в новому періоді сторнуються до появи відвантаження.
Аналіз залишків запасів і податкових нарахувань
Аналіз залишків запасів
Щоб контролювати залишки, використовуйте звіт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку».
Він показує початкові та кінцеві залишки і обороти за потрібний період. Для рахунків з аналітикою детальніше видно зміни по аналітичних об'єктах (субконто).
Розрахунок і контроль податків
По більшості податків (наприклад із зарплати, ПДВ, акциз) облік ведеться автоматично, але є податки, які нараховуються вручну через «Операції, введені вручну».
Суми податків контролюйте звітом «Оборотно-сальдова відомість по рахунку» для відповідних облікових рахунків. Для податку на прибуток складається аналітична вибірка за рахунком 6413.
Регламентні операції закриття місяця
Автоматизація закриття місяця
95% операцій закриття місяця проводяться спеціалізованим документом «Закриття місяця», який створюється в меню «Операції».
Формують його останнім днем місяця з окремим заповненням для кожного підприємства.
Перелік ключових регламентних операцій
- Нарахування амортизації основних засобів
- Переоцінка валютних коштів
- Розподіл транспортно-заготівельних витрат (ТЗВ)
- Коригування фактичної вартості номенклатури
- Списання витрат майбутніх періодів
- Розрахунок фактичної собівартості продукції (послуг)
- Переоцінка вартості запасів
- Закриття регістрів податкового обліку
Кожна зі згаданих операцій може виконуватись окремими екземплярами документа або у складі загального.
Розгляд основних операцій
Нарахування амортизації
Амортизація рахують згідно з НП(С)БО 7. Не амортизуються землі — це поновлюваний ресурс. Амортизацію розподіляють згідно з терміном корисного використання і встановленим у момент постановки на баланс методом. Вона потрібна для правильного співставлення доходів і витрат відповідного періоду бухгалтерського обліку.
Переоцінка валютних коштів
Здійснюється по рахунках курсових різниць: 714 (доходи) і 945 (витрати), за НП(С)БО 21. Переоцінка виконується документом «Закриття місяця» із відповідною відміткою.
Розподіл ТЗВ і собівартість запасів
До вартості запасів згідно НП(С)БО 9 включають ТЗВ, але якщо неможливо співвіднести їх із конкретним постачанням, їх враховують окремо і розподіляють у кінці місяця за середнім відсотком.
Методи оцінки вибуття запасів:
- ФІФО (перше надходження — перше списання)
- Середньозважена собівартість
- Ціни продажу (для роздрібної торгівлі)
- Нормативні затрати
Для середньозваженого методу собівартість списують у кінці місяця регламентною операцією «Коригування фактичної собівартості номенклатури».
Витрати майбутніх періодів
Оформлюються аналогічно стандартним витратам, але фіксуються на рахунку 39, аналітика ведеться через спецдовідник. Щомісячне списання відбувається автоматично документом «Закриття місяця».
Розрахунок фактичної собівартості продукції
Проводиться у кінці періоду. Перед початком розрахунку потрібно: оформити випуск продукції, накопичити прямі і непрямі витрати, визначити залишки незавершеного виробництва і налаштувати правила розподілу непрямих витрат.
Переоцінка запасів
Виконується у випадку зміни ринкових умов, втрати споживчих властивостей, закінчення терміну реалізації, морального старіння або з інших причин через відповідну позначку в документі «Закриття місяця».
Формування та закриття фінансового результату
Фінансовий результат — це бухгалтерський розрахунок, який показує чистий прибуток або збиток. Його завжди розраховують, навіть якщо діяльність підприємства була відсутня (може бути нульовий результат).
Основні стандарти формування результату: НП(С)БО 15, 16, 1. В обліку діють два ключові принципи:
- Доходи та витрати відображаються в момент нарахування, незалежно від грошового руху
- Фінансовий результат розраховується шляхом прямого співставлення доходів і витрат одного періоду
Кореспонденція рахунків для доходів, витрат і фін. результату
У роботі використовуються:
- Рахунки доходів (клас 7)
- Рахунки витрат (клас 9)
- Рахунок 23 (витрати на виробництво) та рахунок 91 (загальновиробничі витрати)
- Рахунки фінансового результату (79, 44)
- Можливе застосування рахунків класу 8 для обліку витрат за елементами
Закриття рахунків і визначення фінансового результату
Закриття типових рахунків доходів і витрат виконується регламентним документом «Визначення фінансових результатів» (меню «Операції»).
Його потрібно проводити останнім днем періоду (дата — останній день місяця, час — 23:59:59), після всіх операцій, що впливають на доходи і витрати.
Документ із відміткою «Закривати доходи і витрати (на рахунок 79)» списує залишки рахунків 7, 8 та 9 класів на рахунок 79 відповідно до субрахунків «Фінансові результати».
З відміткою «Розраховувати прибуток / збиток (на рахунку 44)» отриманий результат (з урахуванням використаного прибутку) списують на 441 «Нерозподілений прибуток» або 442 «Непокритий збиток».
Контроль і аналіз результатів закриття
Результати закриття перевіряють через звіт «Оборотно-сальдова відомість» — рахунки 7 і 9 класу повинні закриватися до нуля.
Звіт за рахунком 44 («Оборотно-сальдова відомість по рахунку 44») підтверджує отримання (або відсутність) прибутку.
Для комплексної перевірки базових ідентифікаторів обліку рекомендується формувати звіт «Експрес-перевірка»:
Він дозволяє швидко виявити помилки, невідповідності у касових операціях, ПДВ, обліковій політиці та отримати інформацію щодо попереджень.
Типові кореспонденції рахунків для обліку доходів, витрат та фінансових результатів
| № | Зміст господарської операції | Електронний документ | Паперовий документ | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Відображено дохід від реалізації послуг | Реалізація товарів і послуг | Акт надання послуг | 36 | 703 |
| 2 | Надходження коштів на рахунок в банку за реалізовані товари | Банківські виписки, Надходження на банківський рахунок | Банківська виписка | 311 | 702 |
| 3 | Відображено знижку, надану покупцеві | Реалізація товарів і послуг | Видаткова накладна | 704 | 361 |
| 4.1 | Відображено дохід від реалізації виробничих запасів | Реалізація товарів і послуг | Видаткова накладна | 377 | 712 |
| 4.2 | Відображено дохід на суму ПДВ | Реалізація товарів і послуг, Податкова накладна | Видаткова накладна, Податкова накладна | 712 | 641 |
| 5 | Списання операційної кредиторської заборгованості з простроченим терміном | Коригування боргу | Акт списання заборгованості | 631 | 717 |
| 6 | Відображено отримані безоплатно необоротні активи | Операції, введені вручну | Бухгалтерська довідка | 69 | 745 |
| 7 | Списано доходи на фінансові результати | Визначення фінансових результатів | - | 74 | 793 |
| 8 | Списано надзвичайні доходи на фінансові результати | Визначення фінансових результатів | - | 75 | 794 |
| 9 | Нарахована зарплата адміністративному персоналу | Нарахування зарплати працівникам, Зарплата до виплати | Відомість на виплату грошей | 92 | 661 |
| 10 | Витрати на відрядження | Авансовий звіт | Звіт про використання коштів | 92 | 372 |
| 11 | Витрати на рекламу | Надходження товарів і послуг | Видаткова/прибуткова накладна | 93 | 685 |
| 12 | Уцінка основних засобів | Переоцінка ОЗ | - | 975 | 10 |
| 13 | Списано витрати для визначення результату від основної діяльності | Визначення фінансових результатів | - | 791 | 90, 91, 92, 93, 94 |
| 14 | Списано доходи для визначення результату від основної діяльності | Визначення фінансових результатів | - | 70, 71 | 791 |
| 15 | Списано витрати для визначення результату від фінансових операцій | Визначення фінансових результатів | - | 792 | 95, 96 |
| 16 | Списано доходи для визначення результату від фінансових операцій | Визначення фінансових результатів | - | 72, 73 | 792 |
| 17 | Списано витрати для визначення результату від іншої діяльності | Визначення фінансових результатів | - | 793 | 97 |
| 18 | Списано доходи для визначення результату від іншої діяльності | Визначення фінансових результатів | - | 74 | 793 |
| 19 | Списано доходи для визначення результату від надзвичайних подій | Визначення фінансових результатів | - | 75 | 794 |
| 20 | Списано витрати з податку на прибуток на фінансовий результат | Визначення фінансових результатів | - | 79 | 98 |
| 21 | Списано суму нерозподілених прибутків, реінвестованих у підприємство | Визначення фінансових результатів | - | 79 | 441 |
| 22 | Списано суму непокритих збитків | Визначення фінансових результатів | - | 442 | 79 |
Усі дані щодо доходів, витрат та фінансового результату, які формуються і накопичуються у стандартних звітах, акумулюються у спеціальних регламентованих звітах для детального аналізу та подальшого прийняття управлінських рішень.
