Організація та автоматизація електронного обліку запасів у «BAS: Бухгалтерія»

Вступ до електронного обліку запасів

Налаштування складського обліку в системі

Надходження запасів: створення документів

Переміщення та списання запасів

Оприбуткування, інвентаризація, списання товарів і аналітика залишків

Формування звітності та аналізу залишків запасів

Таблиця кореспонденцій рахунків по обліку запасів

 

електронний облік, запаси, BAS: Бухгалтерія, документообіг, склад, автоматизація, контроль, номенклатура, інвентаризація, оприбуткування, списання, комісія, аналітика, бухгалтерія, відповідальна особа, ціна, рахунок, кореспонденція, журнал, виробництво, програмне забезпечення

У статті розглянуто основні процеси електронного обліку запасів у програмі «BAS: Бухгалтерія» ? від організації обліку на складах та заповнення електронних документів до формування звітності та аналітики руху матеріальних цінностей.

Вступ до електронного обліку запасів

Система електронного обліку запасів дозволяє оперативно автоматизувати документообіг, який пов'язаний із зберіганням та переміщенням матеріальних ресурсів підприємства. Такий облік забезпечує мобільне накопичення інформації по нереалізованим запасам, допомагає організувати контрольні процедури та швидко проводити оцінку вартості запасів при їхньому надходженні й списанні. Актуальна інформація про залишки товарно-матеріальних цінностей неодмінно впливає на ефективність роботи закупівельного відділу, а також дозволяє якісно планувати виробництво.

Налаштування складського обліку в системі

Додавання і налаштування складів

Якщо підприємство має кілька складів (гуртових чи роздрібних), для кожного потрібно створити окрему позицію в обліковій системі. Для додавання нового складу в «BAS: Бухгалтерія» переходьте: меню «Довідники» ? «Товари і послуги» ? «Склади».

Відкриється форма довідника «Склади», де доступний список раніше внесених складів та можливість додати новий.

Створюючи новий склад, відкрийте відповідну папку (наприклад, «Гуртові») та натисніть «Створити».

Необхідно заповнити поля:

• Група — назва папки (наприклад, «Гуртові» чи «Роздрібні»)
• Найменування — безпосередньо назва складу
• Відповідальна особа — співробітник, який закріплений за цим складом
• Тип складу — обирається з довідника (наприклад, «Оптовий склад», «Роздрібний магазин», «Неавтоматизована торгова точка»)

• Тип цін — визначає, за якими цінами враховуватимуться запаси на складі (обирається з довідника «Типи цін номенклатури»)

• Територія за КОАТУУ — код адміністративно-територіальної одиниці
• Місцезнаходження — адреса складу
• Коментар — додаткова інформація

Надходження запасів: створення документів

Поступлення запасів оформлюється у розділі «Купівлі» документом «Надходження товарів і послуг».

У журналі для створення нового надходження тиснемо «Надходження», обираємо вид операції «Покупка, комісія».

Документ «Надходження товарів і послуг» виглядає наступним чином:

Заповнюємо реквізити:

• Організація — підприємство-одержувач
• Контрагент — постачальник
• Договір — відповідний договір з постачальником
• Тип цін — підтягується з договору, але можна вручну коригувати
• Валюта — встановлюється автоматично з даних договору

Для заповнення номенклатури, кількості, цін і ПДВ переходимо на закладку «Товари».

Дані щодо рахунків розрахунків та податкового кредиту автоматично підтягуються на закладці «Рахунки розрахунків».

На закладці «Додатково» можна додати вхідні реквізити постачальника: дату й номер документа.

Сформовані бухгалтерські проведення переглядаються через кнопку «ДтКт».

Переміщення та списання запасів

Переміщення запасів між складами

Операції з переміщення запасів реалізуються у розділі «Склад» ? «Переміщення товарів».

Тут створюємо електронний документ «Переміщення товарів».

Потрібно вказати дату операції, склади відправника і одержувача, перелік номенклатури для переміщення. Перегляд бухгалтерських проведень — через кнопку «ДтКт».

Списання запасів у виробництво

Для списання матеріалів на витрати виробництва використовується документ «Вимога-накладна» у підрозділі «Вимоги-накладні» розділу «Склад».

Далі відкривається Журнал, де створюємо документ «Вимога-накладна».

Обирайте склад, з якого матеріали списуються, і вкажіть аналітику (рахунки витрат, статті витрат), яка вноситься вручну в табличній частині або на окремій закладці.

Якщо аналітика єдина для всіх матеріалів, зазначаємо її на закладці «Рахунок витрат».

Перевірити бухгалтерські проведення допоможе кнопка «ДтКт».

Комплектація і розукомплектація

Документ «Комплектація номенклатури» оформлює збирання чи розбирання комплекту. Обираємо в розділі «Склад» ? «Комплектація номенклатури».

Створюємо відповідний документ.

У документа обирається операція: комплектація або розукомплектація, вказується комплект й перелік комплектуючих. Система фіксує списання компонентів та оприбуткування зібраного виробу за загальною собівартістю.

Результат відображення у проведеннях можна побачити у «ДтКт».

Оприбуткування, інвентаризація, списання товарів і аналітика залишків

Оприбуткування товарів

Для надходження надлишків чи неурахованих товарів оформлюється документ «Оприбуткування товарів»: розділ «Склад» ? «Інвентаризація» ? «Оприбуткування товарів».

Його створюють або після інвентаризації, або як окремий документ.

Заповнення можливо вручну, підбором або імпортом із табличної частини інвентаризаційного документа. Система дозволяє встановити ціни для оприбуткування відповідно до встановлених параметрів чи розрахувати автоматично.

Після реалізації операції переглядаються відповідні бухгалтерські проведення.

Списання товарів

Для списання товарів чи матеріалів, які використовуються не у господарській діяльності, створюється документ «Списання товарів» у розділі «Склад» ? «Інвентаризація» ? «Списання товарів».

Заповнюються поля з номеклатурою, кількістю та рахунками.

Враховується мета списання ? вказується відповідний рахунок витрат.

Додатково визначається склад комісії за списанням.

Проведення по рахунках відображаються після проведення документа.

Інвентаризація залишків товарів

Інвентаризація проводиться у розділі «Склад» ? «Інвентаризація» ? «Інвентаризація товарів на складі».

Документ застосовується як для обробки, так і для формування паперової форми при проведенні звірки залишків, створення актів оприбуткування чи списання надлишків/нестач.

Після інвентаризації система дозволяє автоматично створити документи списання або оприбуткування надлишків відповідно до реальної ситуації на складі.

Формування звітності та аналізу залишків запасів

Оборотно-сальдова відомість

Контролювати рух і наявність запасів можна за допомогою звіту «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 201». Звіт формується як у розрізі субрахунків і аналітики, так і з деталізацією по періодах.

Для детального аналізу є звіти: «Картка рахунку 201» та «Аналіз рахунку 201».

Таблиця кореспонденцій рахунків по обліку запасів

№ з/п	Зміст господарських операцій	Назва електронного документа	Назва паперового документа	Дебет	Кредит
1	Оприбутковано запаси, які надійшли від постачальників	Надходження товарів і послуг	Прибуткова накладна	20, 22, 28	631
2	Здійснено авансовий платіж за придбані запаси	Платіжне доручення, Списання з банківського рахунку	Платіжне доручення	371	31
3	Оприбутковано безоплатно отримані запаси	Оприбуткування товарів	Оприбуткування товарів	20, 22, 28	718
4	Оприбутковано запаси, отримані від учасника (засновника) підприємства	Оприбуткування товарів	Оприбуткування товарів	20, 22, 28	46
5	Оприбутковано запаси, раніше не враховані на балансі, а також надлишки запасів, виявлених при інвентаризації	Оприбуткування товарів	Оприбуткування товарів	20, 22, 28	719
6	Оприбутковано виробничі запаси, отримані від ліквідації об'єктів основних засобів	Оприбуткування товарів	Оприбуткування товарів	20	746
7	Оприбутковано готову продукцію, виготовлену на підприємстві	Звіт виробництва за зміну	Накладна на передачу готової продукції	26	23
8	Витрачено виробничі запаси для виправлення виробничого браку	Вимога-накладна	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів	24	20
9	Витрачено запаси для використання в процесі капітального будівництва, модернізації основних засобів	Вимога-накладна	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів	15	20
10	У результаті інвентаризації виявлено нестачі, втрати від псування запасів	Списання товарів	Акт списання товарів	947	20, 22