Организация и автоматизация электронного учета запасов в «BAS: Бухгалтерия»
электронный учет, запасы, BAS: Бухгалтерия, документооборот, склад, автоматизация, контроль, номенклатура, инвентаризация, оприходование, списание, комиссия, аналитика, бухгалтерия, ответственное лицо, цена, счет, корреспонденция, журнал, производство, программное обеспечениеВведение в электронный учет запасов. Настройка складского учета в системе. Поступление запасов: создание документов. Перемещение и списание запасов. Оприходование, инвентаризация, списание товаров и аналитика остатков. Формирование отчетности и анализа остатков запасов. Таблица корреспонденций счетов по учету запасов
Введение в электронный учет запасов
Настройка складского учета в системе
Поступление запасов: создание документов
Перемещение и списание запасов
Оприходование, инвентаризация, списание товаров и аналитика остатков
Формирование отчетности и анализа остатков запасов
Таблица корреспонденций счетов по учету запасов
электронный учет, запасы, BAS: Бухгалтерия, документооборот, склад, автоматизация, контроль, номенклатура, инвентаризация, оприходование, списание, комиссия, аналитика, бухгалтерия, ответственное лицо, цена, счет, корреспонденция, журнал, производство, программное обеспечение
В статье рассмотрены основные процессы электронного учета запасов в программе «BAS: Бухгалтерия» ? от организации учета на складах и заполнения электронных документов до формирования отчетности и аналитики движения материальных ценностей.
Введение в электронный учет запасов
Система электронного учета запасов позволяет оперативно автоматизировать документооборот, связанный с хранением и перемещением материальных ресурсов предприятия. Такой учет обеспечивает мобильное накопление информации по нереализованным запасам, помогает организовать контрольные процедуры и быстро проводить оценку стоимости запасов при их поступлении и списании. Актуальная информация об остатках товарно-материальных ценностей непременно влияет на эффективность работы отдела закупок, а также позволяет качественно планировать производство.
Настройка складского учета в системе
Добавление и настройка складов
Если предприятие имеет несколько складов (оптовых или розничных), для каждого необходимо создать отдельную позицию в учетной системе. Для добавления нового склада в «BAS: Бухгалтерия» перейдите: меню «Справочники» ? «Товары и услуги» ? «Склады».
Откроется форма справочника «Склады», где доступен список ранее внесенных складов и возможность добавить новый.
Создавая новый склад, откройте соответствующую папку (например, «Оптовые») и нажмите «Создать».
Необходимо заполнить поля:
- Группа — название папки (например, «Оптовые» или «Розничные»)
- Наименование — непосредственно название склада
- Ответственное лицо — сотрудник, закрепленный за этим складом
- Тип склада — выбирается из справочника (например, «Оптовый склад», «Розничный магазин», «Неавтоматизированная торговая точка»)
- Тип цен — определяет, по каким ценам будут учитываться запасы на складе (выбирается из справочника «Типы цен номенклатуры»)
- Территория по КОАТУУ — код административно-территориальной единицы
- Местонахождение — адрес склада
- Комментарий — дополнительная информация
Поступление запасов: создание документов
Поступление запасов оформляется в разделе «Покупки» документом «Поступление товаров и услуг».
В журнале для создания нового поступления нажимаем «Поступление», выбираем вид операции «Покупка, комиссия».
Документ «Поступление товаров и услуг» выглядит следующим образом:
Заполняем реквизиты:
- Организация — предприятие-получатель
- Контрагент — поставщик
- Договор — соответствующий договор с поставщиком
- Тип цен — подставляется из договора, но можно корректировать вручную
- Валюта — устанавливается автоматически по данным договора
Для заполнения номенклатуры, количества, цен и НДС переходим на вкладку «Товары».
Данные по счетам расчетов и налоговому кредиту автоматически подставляются на вкладке «Счета расчетов».
На вкладке «Дополнительно» можно добавить входящие реквизиты поставщика: дату и номер документа.
Сформированные бухгалтерские проводки просматриваются через кнопку «ДтКт».
Перемещение и списание запасов
Перемещение запасов между складами
Операции по перемещению запасов реализуются в разделе «Склад» ? «Перемещение товаров».
Здесь создаем электронный документ «Перемещение товаров».
Необходимо указать дату операции, склады отправителя и получателя, перечень номенклатуры для перемещения. Просмотр бухгалтерских проводок — через кнопку «ДтКт».
Списание запасов в производство
Для списания материалов на расходы производства используется документ «Требование-накладная» в подразделе «Требования-накладные» раздела «Склад».
Далее открывается Журнал, где создаем документ «Требование-накладная».
Выбирайте склад, с которого списываются материалы, и укажите аналитику (счета затрат, статьи затрат), которая вносится вручную в табличной части или на отдельной вкладке.
Если аналитика едина для всех материалов, указываем ее на вкладке «Счет затрат».
Проверить бухгалтерские проводки поможет кнопка «ДтКт».
Комплектация и разукомплектация
Документ «Комплектация номенклатуры» оформляет сборку или разборку комплекта. Выбираем в разделе «Склад» ? «Комплектация номенклатуры».
Создаем соответствующий документ.
В документе выбирается операция: комплектация или разукомплектация, указывается комплект и перечень комплектующих. Система фиксирует списание компонентов и оприходование собранного изделия по общей себестоимости.
Результат отражения в проводках можно увидеть в «ДтКт».
Оприходование, инвентаризация, списание товаров и аналитика остатков
Оприходование товаров
Для поступления излишков или неучтенных товаров оформляется документ «Оприходование товаров»: раздел «Склад» ? «Инвентаризация» ? «Оприходование товаров».
Его создают либо после инвентаризации, либо как отдельный документ.
Заполнение возможно вручную, подбором или импортом из табличной части инвентаризационного документа. Система позволяет установить цены для оприходования в соответствии с установленными параметрами или рассчитать автоматически.
После проведения операции просматриваются соответствующие бухгалтерские проводки.
Списание товаров
Для списания товаров или материалов, которые используются не в хозяйственной деятельности, создается документ «Списание товаров» в разделе «Склад» ? «Инвентаризация» ? «Списание товаров».
Заполняются поля с номенклатурой, количеством и счетами.
Учитывается цель списания ? указывается соответствующий счет затрат.
Дополнительно определяется состав комиссии по списанию.
Проводки по счетам отображаются после проведения документа.
Инвентаризация остатков товаров
Инвентаризация проводится в разделе «Склад» ? «Инвентаризация» ? «Инвентаризация товаров на складе».
Документ применяется как для обработки, так и для формирования бумажной формы при проведении сверки остатков, создания актов оприходования или списания излишков/недостач.
После инвентаризации система позволяет автоматически создать документы списания или оприходования излишков в соответствии с реальной ситуацией на складе.
Формирование отчетности и анализа остатков запасов
Оборотно-сальдовая ведомость
Контролировать движение и наличие запасов можно с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 201». Отчет формируется как в разрезе субсчетов и аналитики, так и с детализацией по периодам.
Для детального анализа есть отчеты: «Карточка счета 201» и «Анализ счета 201».
Таблица корреспонденций счетов по учету запасов
| № п/п | Содержание хозяйственных операций | Название электронного документа | Название бумажного документа | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Оприходованы запасы, поступившие от поставщиков | Поступление товаров и услуг | Приходная накладная | 20, 22, 28 | 631 |
| 2 | Осуществлен авансовый платеж за приобретенные запасы | Платежное поручение, Списание с банковского счета | Платежное поручение | 371 | 31 |
| 3 | Оприходованы безвозмездно полученные запасы | Оприходование товаров | Оприходование товаров | 20, 22, 28 | 718 |
| 4 | Оприходованы запасы, полученные от участника (учредителя) предприятия | Оприходование товаров | Оприходование товаров | 20, 22, 28 | 46 |
| 5 | Оприходованы запасы, ранее не учтенные на балансе, а также излишки запасов, выявленные при инвентаризации | Оприходование товаров | Оприходование товаров | 20, 22, 28 | 719 |
| 6 | Оприходованы производственные запасы, полученные от ликвидации объектов основных средств | Оприходование товаров | Оприходование товаров | 20 | 746 |
| 7 | Оприходована готовая продукция, изготовленная на предприятии | Отчет производства за смену | Накладная на передачу готовой продукции | 26 | 23 |
| 8 | Израсходованы производственные запасы для исправления производственного брака | Требование-накладная | Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов | 24 | 20 |
| 9 | Израсходованы запасы для использования в процессе капитального строительства, модернизации основных средств | Требование-накладная | Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов | 15 | 20 |
| 10 | В результате инвентаризации выявлены недостачи, потери от порчи запасов | Списание товаров | Акт списания товаров | 947 | 20, 22 |
