Для чого потрібен фірмовий бланк?

Діловодство — непорушне і святе. Воно мало зазнає змін, а стиль документів і ділових паперів уніфікований, його легко впізнати, адже чіткість, лаконічність, штампи й канцеляризми, відсутність багатозначності, стилістично нейтральні мовні одиниці цілком виправдані й навіть необхідні. Це стосується як державних структур, так і приватних організацій.

Для ділового листування, внутрішніх актів, розпоряджень і наказів практично завжди використовують фірмові бланки з обов'язковими реквізитами. І хоча останні мають відповідати певним стандартам, під час їх оформлення можна продемонструвати фірмовий стиль компанії, додавши художні елементи. Виготовлення фірмових бланків краще довірити друкарні, адже регулярний самостійний друк розроблених документів на робочому принтері не дасть змоги отримати якість, яку забезпечує професійне обладнання. Тим більше, що кольорові елементи й сама шапка мають бути насиченими та чіткими.

На правильно оформленому бланку неодмінно мають бути зазначені назва організації (можливо, з логотипом у куті або поруч із найменуванням), контактні дані (повна фактична та юридична адреса із зазначенням поштового індексу й номер телефону), її організаційно-правова форма або підвідомчість структури (якщо йдеться про бюджетні організації та органи державної влади), за потреби — платіжні реквізити, назва виду документа, реєстраційний індекс. Шапка хоч і має бути впізнаваною, але краще уникати «перевантаженості», надто яскравих або недоречних елементів. Шрифти мають бути не красивими, а легко читабельними, тому про курсиви та готику краще забути. Вимоги до оформлення бланків стосуються точності відомостей і грамотності (друкарські помилки можуть викликати запитання у контролюючих органів).

Бланки — класичний елемент діловодства, який використовують:

• під час ведення листування з партнерами та потенційними компаньйонами;
• для складання внутрішніх нормативно-правових і фінансових актів: наказів, розпоряджень, протоколів і витягів, довідок, інструкцій;
• для договорів із контрагентами та підрядниками;
• для інформаційних повідомлень (привітань, змін в умовах роботи або співпраці, внесення змін до актів, комерційних пропозицій).

Найчастіше бланки використовують бухгалтерія та відділ кадрів.

Оформлення фірмового бланка має відповідати суворим правилам офіційно-ділового стилю (навіть якщо ваша діяльність пов'язана з творчістю), оскільки це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією та відведеним місцем для змінних даних (текст зі вступом, основною частиною та закінченням).

Автор: Скиба Тетяна