Використання персонального комп’ютера у складському обліку

У наш час усі торговельні підприємства мають справу з великою кількістю продукції, а також з її різноманітним асортиментом. Зберігаючи всі товари на складі, важко навіть уявити, як кожна одиниця продукції буде реєструватися та контролюватися. Використовуючи класичні «паперові» методи ведення обліку (оформлюючи документацію на кожен продукт, записуючи всі надходження та передачі тощо), отримаємо процес із низкою недоліків:

• низька швидкість проведення обліку;
• складність у роботі з розширеною номенклатурою товарів;
• небезпека втрати складових документів;
• постійне проведення проміжних інвентаризацій;
• низька якість товарного аналізу;
• недостатній контроль руху запасів.

Рисунок 1. Типове складське приміщення.

Люди, які займаються такою складною рутинною роботою, як правило, не можуть гарантувати максимально ефективного проведення облікових процедур через динамічну зміну номенклатури продукції. Проведення обліку на складах передбачає постійний чіткий детальний контроль запасів, а отже, людський фактор значно впливає на якість системного аналізу. Таким чином, щоб мінімізувати участь персоналу в роботі зі складськими ресурсами, а отже, покращити роботу підприємства загалом, необхідно автоматизувати цей процес, використовуючи персональні комп’ютери.

Перші електронні обчислювальні машини були створені ще в середині ХХ століття та спрямовані на роботу у великих компаніях. Ці машини займали цілі кімнати, а їх обслуговуванням займалися лише люди, навчені у сфері програмування. Але вже тоді частина процесів на підприємстві була автоматизована.

Зараз комп’ютери стали в рази меншими, мобільнішими, а спектр можливостей, які вони можуть надавати, значно зріс. Таким чином, кожна компанія, чи то велика міжнародна корпорація, чи мале туристичне агентство, здатна використовувати переваги персональних комп’ютерів для задоволення своїх промислових і бухгалтерських потреб.

Для того щоб комп’ютери на підприємстві використовувалися на повну силу, на них мають бути встановлені програми для зручного й інтуїтивно простого проведення різних операцій. Ці програми мають встановлюватися технічними спеціалістами. А робота з програмними застосунками повинна виконуватися відповідно до інструкцій і правил використання. Серед програм, які застосовуються бухгалтерами для ведення складського обліку, виділяються такі:

1. «1С: Бухгалтерія» — це основний програмний продукт, який застосовується підприємствами для ведення бухгалтерського обліку. Він забезпечує максимально ефективне ведення записів щодо операцій, здійснюваних на підприємстві, і таким чином гарантує детальний моніторинг власних виробничих можливостей. Завдяки підтримці «1С: Бухгалтерії» складський облік набув більш систематизованого вигляду, отримав зручну візуалізовану структуру, а також значно спростив роботу з аналізу товарної номенклатури. Незважаючи на вищезазначені переваги цього програмного пакета, він є досить специфічним в управлінні. Для того щоб здійснювати коректну роботу та, тим самим, максимально використовувати можливості програми, бухгалтерам необхідно пройти спеціалізовані курси, після закінчення яких працівник буде визнаний 1С — Спеціалістом.
2. «Microsoft Office» — офісний пакет програм, які дають змогу працювати з багатьма типами файлів. З усіх програм, що входять до цього пакета, у складському обліку використовуються:

• «Microsoft Office Word» — це текстовий процесор, який дає змогу переглядати, створювати та редагувати документи, використовуючи великий вибір інструментів. Бухгалтери використовують Word для формування професійної документації. Ця програма не є складною в освоєнні, а отже, упевнені користувачі ПК з легкістю опанують її механізм роботи та зможуть уміло оперувати документацією.
• «Microsoft Office Excel» — це табличний процесор, що використовується для ведення підрахунків і створення таблиць, діаграм та інших графічних об’єктів. Excel дає змогу зручно систематизувати інформацію, використовуючи комірки, усередині яких можуть розміщуватися дані різного характеру. У бухгалтерії широко застосовують інструменти цієї програми для проведення розрахунків (математичних, статистичних, логічних тощо). Маючи певний ряд даних зі складу, спеціаліст здатний створити їх графічну модель, таким чином візуально продемонструвати нинішній стан виробничих запасів, що буває дуже ефективним у плануванні майбутніх періодів.
• «Microsoft Office Access» — це система управління базами даних. Ця програма дає змогу створювати бази даних на основі систематизованої інформації. Головними елементами таких баз даних є:

• конструктор таблиць (для створення інформаційної структури);
• конструктор форм (надання інформації у вигляді, зручному для обробки);
• конструктор запитів (пошук потрібної інформації);
• конструктор звітів (виведення інформації, яка може використовуватися для документації).

У складському обліку такі бази даних є основою для формування переліку товарів, з їх характеристиками, номенклатурою та іншими деталями. Наявність такої чіткої й доступної для обробки інформації є ключем до успішного управління складськими запасами.

3. Антивіруси — програми, які гарантують захищеність інформації підприємства від шкідливих програм. Оскільки в наш час кожна компанія підключена до мережі Інтернет, можливість потрапляння небезпечних програм до внутрішньої інформаційної системи підприємства є дуже великою. Для запобігання пошкодженню або втраті важливих даних на робочі комп’ютери працівників мають бути встановлені антивірусні програми, серед яких ефективні: «Kaspersky Internet Security», «ESET NOD32», «Avast» та ін.

У нашу еру комп’ютерних технологій ведення бухгалтерського обліку значно спростилося. Великий програмний потенціал і можливість виходу в мережу Інтернет спрямували роботу економіста-бухгалтера не на здійснення тривалих підрахунків чи рутинну реєстрацію даних, а на аналітичне мислення та планування, забезпечуючи підприємству стійкість і стабільність на ринку.

Недашківський Юрій