Як правильно зареєструвати податкову накладну в Єдиному реєстрі

Сучасний підхід до реєстрації податкових накладних

Електронний реєстр: можливості та переваги

Організація та систематизація обліку

Сучасний підхід до реєстрації податкових накладних

Ведення реєстру податкових накладних — це обов’язок кожного платника податку на додану вартість (ПДВ). Такий реєстр фіксує всі отримані та видані податкові накладні, а його структуру затверджено чинним законодавством. Платник податку може обрати для себе, як саме вестиметься такий реєстр — у паперовому чи електронному вигляді.

До реєстру вносяться такі відомості: порядковий номер податкової накладної, дата її отримання, загальна сума угоди, сума нарахованого ПДВ, а також реєстраційний номер платника податків-продавця. Важливо зазначити, що навіть якщо податкову накладну не включено до реєстру, за наявності її оригіналу податкові органи не мають права відмовити у визнанні суми ПДВ до податкового кредиту.

Реєстр зобов’язані вести всі, хто зареєстрований як платники ПДВ. Дані з реєстру використовуються для правильного відображення результатів податкового обліку в податковій декларації з ПДВ. Зберігати реєстр необхідно протягом строку давності, встановленого законодавством.

Електронний реєстр: можливості та переваги

З розвитком цифрових технологій з’явилася можливість вести реєстр податкових накладних не лише на папері, а й в електронному вигляді. Тут платник має право використовувати популярні в Україні операційні системи та програми, а необхідне безкоштовне програмне забезпечення для формування електронного реєстру надається Державною податковою службою. Його можна отримати або в районній податковій інспекції, або завантажити з офіційного сайту ДПАУ. Також підтримуються професійні бухгалтерські програми, такі як «1С Бухгалтерія», «Бест-звіт», «Парус».

Впровадження електронної системи управління реєстром податкових накладних надає низку очевидних переваг:

• Спрощення процедури подання документів до податкових органів;
• Автоматична перевірка файлів на арифметичні помилки;
• Заощадження часу для бухгалтера завдяки автоматизації процесів;
• Зменшення паперового документообігу та підвищення якості сервісу для платників;
• Автоматизація обліку під час нарахування ПДВ за операціями з основними засобами;
• Єдині стандарти документообігу для всіх учасників ринку та контролюючих органів;
• Прозоріший облік операцій із товарами та послугами, придбаними у нерезидентів;
• Безпека та контроль доступу до інформації, що знижує ризик шахрайства під час повернення ПДВ з бюджету;
• Можливість мінімізувати кількість необґрунтованих виїзних податкових перевірок;
• Перехід до сучасніших принципів управління податками — від адміністративних до функціональних.

Потрібно пам’ятати, що електронні реєстри рекомендується вести й для філій, інших підрозділів, а також у випадках спільної діяльності — з урахуванням специфіки та необхідних кодувальних позначень.

Організація та систематизація обліку

Правильно оформлений реєстр складається з розділів для всіх видів операцій із податковими накладними: купівлі та продажу товарів, операцій із нульовою ставкою ПДВ, угод, що не підлягають оподаткуванню, а також звільнених операцій. Для імпортованих товарів основою для обліку є вантажна митна декларація. Якщо товар або послуга придбавалися в осіб, які не є платниками ПДВ, то факт операції підтверджується іншим відповідним документом.

У першому розділі реєстру фіксуються всі отримані податкові накладні, дані щодо розрахунку кількісних і вартісних показників, а також вантажні митні декларації. У другому розділі відображаються видані податкові накладні та документи, що перебувають у продавця.

Облік виданих накладних здійснюється в день виникнення податкових зобов’язань, з обов’язковим документальним підтвердженням кожної операції. Підсумки за проведеними операціями підбивають або щомісяця, або щокварталу, залежно від установленого компанією податкового періоду.

Отже, ведення та реєстрація податкових накладних — важлива частина роботи будь-якого бухгалтера та платника ПДВ. Застосування електронного обліку дає змогу не лише полегшити й прискорити обробку документації, а й істотно підвищити якість і безпеку податкового обліку.