Звірка з постачальниками в BAS за рахунками 631, 377, 644 і 685
Практичне розслідування розбіжності з одним постачальником: від початкового сальдо й авансу до двох поставок, часткової оплати, ПДВ-контуру, окремої оренди та однієї помилки в аналітиці договору.. Вхідні дані: один контрагент, але різні економічні підстави. Timeline: від банку до другої поставки. Перша кореляційна таблиця: яку подію з чим звіряти. Чому не можна просто згорнути 631 із 371, 377 та 685. Що насправді перевіряти на 644. Одна помилка аналітики, яка не змінює загальну суму. Журнал розслідування. Як зіставити внутрішню позицію з актом постачальника. Підсумковий алгоритм звірки за сім кроків. Що має залишитися в робочому файлі звірки
Вхідні дані: один контрагент, але різні економічні підстави
Timeline: від банку до другої поставки
Перша кореляційна таблиця: яку подію з чим звіряти
Чому не можна просто згорнути 631 із 371, 377 та 685
Що насправді перевіряти на 644
Одна помилка аналітики, яка не змінює загальну суму
Як зіставити внутрішню позицію з актом постачальника
Підсумковий алгоритм звірки за сім кроків
Що має залишитися в робочому файлі звірки
Коротка відповідь: звірку з постачальником починають не з ручного «закриття» сальдо, а з однакової аналітики та хронології. Спочатку фіксують контрагента, договір, документ, дату, суму і господарський зміст кожної події; потім зіставляють рухи за відповідними рахунками. Якщо загальне сальдо сходиться, а договірне — ні, найчастіше проблема не в сумі, а в субконто, даті або прив’язці документа.
Нижче — навчальний forensic-кейс у BAS Бухгалтерія. Це не добірка «універсальних проводок»: кожний рахунок використано лише за умовою конкретної операції, а спосіб аналітики треба звіряти з робочим планом рахунків та обліковою політикою підприємства. Станом на 26 вересня 2026 року офіційний перелік Мінфіну містить План рахунків та Інструкцію про його застосування, затверджені наказом № 291. За ним 631 призначений для розрахунків із вітчизняними постачальниками, 371 — для виданих авансів, 377 — для інших дебіторів, 644 — для податкового кредиту, а 685 — для інших кредиторів.
Вхідні дані: один контрагент, але різні економічні підстави
Підприємство звіряється з умовним ТОВ «Орбіта-Сервіс» за вересень. З контрагентом діють два договори: P-01 на поставку товарів і S-02 на оренду вимірювального обладнання. На підприємстві закріплено, що звичайні поставки відображаються на 631, а розрахунки за цією окремою орендою — на 685. Забезпечувальний платіж за поворотну тару не є оплатою товару і підлягає поверненню, тому в кейсі він обліковується на 377, а не закриває заборгованість на 631.
- початкове сальдо на 1 вересня: кредит 631 за договором P-01 — 24 000 грн;
- виданий аванс за P-01 — 36 000 грн, у тому числі ПДВ 6 000 грн;
- перша поставка — 60 000 грн, у тому числі ПДВ 10 000 грн;
- часткова оплата вже сформованого боргу — 30 000 грн;
- поворотний забезпечувальний платіж за тару — 6 000 грн;
- друга поставка — 48 000 грн, у тому числі ПДВ 8 000 грн;
- оренда обладнання за S-02 — 12 000 грн, у тому числі ПДВ 2 000 грн.
До перевірки варто зберегти копію бази або працювати в навчальній копії. Виправлення «на око» в робочому періоді позбавляє бухгалтера доказів: після перепроведення вже важко зрозуміти, що саме створило розрив.
Timeline: від банку до другої поставки
- 01.09. Перенесено кредитове сальдо 631 за P-01 — 24 000 грн.
- 03.09. Перераховано аванс за P-01 — 36 000 грн. На 371 виникла дебіторська заборгованість постачальника.
- 04.09. Зареєстровану податкову накладну за авансом відображено в обліку; у прийнятій для кейсу моделі виник кредитовий оборот 644 на 6 000 грн.
- 10.09. Отримано першу партію на 60 000 грн і зараховано аванс 36 000 грн. Після цього борг за 631 дорівнює 48 000 грн: 24 000 грн початкового боргу плюс 24 000 грн незакритої частини поставки.
- 15.09. Сплачено 30 000 грн у погашення боргу. Очікуване кредитове сальдо 631 — 18 000 грн.
- 18.09. Перераховано 6 000 грн поворотного забезпечення за тару. Це окрема дебіторська вимога на 377.
- 22.09. Отримано другу партію на 48 000 грн. Очікуване кредитове сальдо 631 зростає до 66 000 грн.
- 23.09. Відображено зареєстровану податкову накладну за другою поставкою; транзитний залишок 644 закрито.
- 24.09. Визнано оренду обладнання на 12 000 грн за S-02. За обліковою політикою кейсу це кредитове сальдо 685.
Перша кореляційна таблиця: яку подію з чим звіряти
Таблиця показує записи саме навчального кейсу. Рахунок запасів, аналітичні субрахунки ПДВ та техніка закриття авансу можуть відрізнятися в конкретній інформаційній базі.
| Операція | Документ | Контрагент / договір | Рахунок за умовою | Дебет / кредит | Очікуваний залишок після події | Перевірка |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Початковий борг | Введення залишків | Орбіта-Сервіс / P-01 | 631 | Кт 631 — 24 000 | 631: Кт 24 000 | Первинний документ минулого періоду та початкова ОСВ |
| Аванс постачальнику | Банківська виписка від 03.09 | Орбіта-Сервіс / P-01 | 371 | Дт 371 / Кт 311 — 36 000 | 371: Дт 36 000; 631: Кт 24 000 | Призначення платежу, договір і рахунок постачальника |
| ПДВ за авансом | Зареєстрована ПН від 04.09 | Орбіта-Сервіс / P-01 | 641 / 644 за моделлю бази | Дт 641 / Кт 644 — 6 000 | 644: Кт 6 000 до надходження | Дата першої події, статус ПН, аналітика 644 |
| Перша поставка | Надходження № 101 від 10.09 | Орбіта-Сервіс / P-01 | 281, 644, 631 | Дт 281 — 50 000; Дт 644 — 10 000; Кт 631 — 60 000 | 631 до заліку: Кт 84 000; 644: Дт 4 000 | Сума без ПДВ, ПДВ, накладна, партія і договір |
| Залік авансу | Рухи надходження від 10.09 | Орбіта-Сервіс / P-01 | 631 / 371 | Дт 631 / Кт 371 — 36 000 | 631: Кт 48 000; 371: 0 | Однакові контрагент, договір і документ розрахунків |
| ПДВ з незакритої частини першої поставки | Зареєстрована ПН на суму перевищення поставки над авансом | Орбіта-Сервіс / P-01 | 641 / 644 за моделлю бази | Дт 641 / Кт 644 — 4 000 | 644: 0 | 6 000 + 4 000 = 10 000 грн ПДВ першої поставки |
| Часткова оплата боргу | Банківська виписка від 15.09 | Орбіта-Сервіс / P-01 | 631 | Дт 631 / Кт 311 — 30 000 | 631: Кт 18 000 | Оплата має закривати P-01, а не довільний документ |
| Поворотне забезпечення | Банківська виписка і додаткова угода від 18.09 | Орбіта-Сервіс / забезпечення тари | 377 | Дт 377 / Кт 311 — 6 000 | 377: Дт 6 000 | Є обов’язок повернути кошти; це не аванс за товар |
| Друга поставка | Надходження № 118 від 22.09 | Орбіта-Сервіс / P-01 | 281, 644, 631 | Дт 281 — 40 000; Дт 644 — 8 000; Кт 631 — 48 000 | 631: Кт 66 000; 644: Дт 8 000 | У BAS помилково вибрано S-02 замість P-01 |
| ПДВ другої поставки | Зареєстрована ПН від 23.09 | Орбіта-Сервіс / P-01 | 641 / 644 за моделлю бази | Дт 641 / Кт 644 — 8 000 | 644: 0 | Зв’язок ПН з надходженням і правильним договором |
| Оренда обладнання | Акт послуг від 24.09 | Орбіта-Сервіс / S-02 | 685 за обліковою політикою кейсу | Дт 92 — 10 000; Дт 641 — 2 000; Кт 685 — 12 000 | 685: Кт 12 000 | Окремий договір і закріплений спосіб обліку оренди |
Таку роботу з документами, проводками та стандартними звітами допомагає відпрацювати практика взаєморозрахунків у BAS Бухгалтерія: цінність тут саме у зв’язку між господарською подією, аналітикою і результатом ОСВ.
Чому не можна просто згорнути 631 із 371, 377 та 685
За контрагентом одночасно видно дебет і кредит, але це не дублювання. На 631 залишається борг за отримані товари, на 377 — право вимагати повернення забезпечення, на 685 — окреме зобов’язання з оренди. Заліковувати їх одним ручним записом можна лише за наявності юридичної та документальної підстави. Інакше ОСВ стане «красивою», а зміст розрахунків — хибним.
631 і 371: основний контур поставки
Контрольна формула за P-01 проста: 24 000 початкового боргу + 60 000 першої поставки + 48 000 другої поставки − 36 000 зарахованого авансу − 30 000 оплати = 66 000 грн кредитового сальдо 631. Аванс 371 після поставки та коректного заліку дорівнює нулю. Якщо 371 не закрився, треба шукати різні договори, документи розрахунків, валюти, організації або непроведений залік — не створювати довільну операцію.
377: лише окрема дебіторська вимога
Забезпечувальний платіж 6 000 грн не є оплатою партії товару: додаткова угода вимагає повернути його після повернення тари. Саме ця умова дає підставу залишити дебет 377. Якби платіж зараховувався в ціну майбутньої поставки, потрібно було б аналізувати авансовий контур 371, а не механічно використовувати 377.
685: не «рахунок для всіх послуг»
У кейсі 685 використано тому, що оренда ведеться окремо за договором S-02 і такий підхід закріплено в робочому плані рахунків підприємства. Це не означає, що будь-яка послуга постачальника автоматично належить на 685: Інструкція до Плану рахунків дозволяє вести розрахунки за отримані роботи й послуги на рахунку 63, а межу інших операцій підприємство має формалізувати. Без такої підстави перенесення з 631 на 685 лише маскує проблему.
Що насправді перевіряти на 644
Рахунок 644 у цьому розслідуванні — транзит між господарською подією, податковою накладною та відображенням податкового кредиту. Він не показує реєстраційний ліміт у СЕА ПДВ і не повинен звірятися з ним як із тотожною величиною.
Для навчальної моделі обороти 644 сходяться так: дебет 10 000 грн за першою поставкою плюс дебет 8 000 грн за другою поставкою; кредит 6 000 грн за авансом, кредит 4 000 грн за незакритою частиною першої поставки та кредит 8 000 грн за другою поставкою. Отже, 18 000 грн по дебету дорівнюють 18 000 грн по кредиту, кінцеве сальдо — нуль. Такий результат допустимий лише тому, що всі передбачені кейсом податкові накладні зареєстровані й відображені в одному періоді.
У реальній базі ненульовий 644 може бути обґрунтованим: наприклад, документ постачання вже є, а підтвердний податковий документ ще не відображено. Потрібно розшифрувати суму до документа й причини, а не списувати залишок. Назви на кшталт 644.1 або 644.2, момент визнання податкового кредиту та кореспонденції залежать від конфігурації, облікової політики й чинних правил; податковий висновок за конкретною ситуацією слід передати на tax-review.
Одна помилка аналітики, яка не змінює загальну суму
ОСВ за 631 у цілому показує правильний кредит 66 000 грн, тому поверхнева звірка не знаходить проблеми. Розшифрування за договорами дає іншу картину: на P-01 залишається 18 000 грн, а на S-02 з’являється 48 000 грн за товарною накладною № 118. У документі другої поставки помилково вибрано договір оренди S-02.
У навчальній копії змінюємо лише аналітику договору в документі № 118 із S-02 на P-01, після чого повторно формуємо ОСВ за 631, картку рахунку та аналіз субконто. Контроль після виправлення:
- 631 / P-01 — кредит 66 000 грн;
- 631 / S-02 — нуль;
- 685 / S-02 — кредит 12 000 грн;
- 371 / P-01 — нуль;
- 377 / забезпечення тари — дебет 6 000 грн;
- 644 за подіями кейсу — нуль.
Важливо повторити звіти з тими самими організацією, періодом, валютою та відборами. Порівняння двох ОСВ з різними налаштуваннями створює нову «розбіжність», якої в обліку немає.
Журнал розслідування
| Крок | Спостереження | Гіпотеза | Доказ | Дія | Статус |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Загальний кредит 631 — 66 000 грн | Сума правильна, помилка може бути в аналітиці | Формула рухів за P-01 дає 66 000 грн | Розгорнути ОСВ до договору й документа | Підтверджено |
| 2 | 48 000 грн товарної поставки потрапили на S-02 | У надходженні вибрано неправильний договір | Накладна № 118 і договір P-01; у рухах BAS — S-02 | Виправити договір у навчальній копії та повторити звіти | Виправлено |
| 3 | Акт постачальника показує борг 78 000 грн, внутрішня чиста позиція — 72 000 грн | Постачальник не включив поворотне забезпечення 6 000 грн | Банківська виписка, додаткова угода й письмове підтвердження постачальника | Додати підтвердження до пакета звірки; бухгалтерських виправлень не робити | Роз’яснено |
| 4 | Обороти 644 — 18 000 грн за дебетом і за кредитом | Транзит закритий документами періоду | Дві поставки та відповідні зареєстровані ПН | Зберегти розшифрування; не порівнювати із лімітом СЕА | Підтверджено |
Як зіставити внутрішню позицію з актом постачальника
Після виправлення аналітики акт постачальника і BAS порівнюємо не однією цифрою, а складовими. Постачальник включив початковий борг, дві поставки, оренду, аванс і оплату, але не показав поворотне забезпечення. Тому його акт має кредит 78 000 грн: 24 000 + 60 000 + 48 000 + 12 000 − 36 000 − 30 000. Внутрішні рахунки дають 631 кредит 66 000 грн плюс 685 кредит 12 000 грн мінус дебет 377 у сумі 6 000 грн, тобто чистий борг 72 000 грн.
| Компонент | За даними BAS | За актом / підтвердженням постачальника | Результат |
|---|---|---|---|
| Поставки P-01 після авансу й оплати | Кт 631 — 66 000 грн | Борг — 66 000 грн | Збігається |
| Оренда S-02 | Кт 685 — 12 000 грн | Борг — 12 000 грн | Збігається |
| Поворотне забезпечення | Дт 377 — 6 000 грн | В акті відсутнє; окремо підтверджено до повернення | Структурна різниця пояснена документом |
| Чиста позиція | 66 000 + 12 000 − 6 000 = 72 000 грн кредиту | 78 000 − 6 000 = 72 000 грн кредиту | Контрольна сума збігається |
У журналі слід окремо записати невирішені різниці, якщо постачальник не підтвердив забезпечення, не надіслав документ або оспорює подію: суму, документ, відповідального та строк відповіді. У нашому кейсі невирішена сума після письмового підтвердження дорівнює нулю. Відмінність форми подання не стала приводом для штучної проводки.
Підсумковий алгоритм звірки за сім кроків
- Зафіксувати рамку. Одна організація, один контрагент, точний період, валюта, договори й початкові залишки.
- Побудувати хронологію. Розкласти банківські виписки, надходження, акти, податкові документи та заліки за датою першої події.
- Розгорнути 631 і 371. Перевірити борг за поставками та закриття виданого авансу на однаковій аналітиці.
- Відокремити інші підстави. Залишати 377 чи 685 лише там, де зміст договору й облікова політика пояснюють окрему дебіторську вимогу або інше зобов’язання.
- Звірити ПДВ-контур. Пов’язати 644 із господарськими документами та ПН, розшифрувати залишок і не підміняти ним ліміт СЕА.
- Виправити причину в копії. Змінити помилкову аналітику, повторно сформувати ОСВ, картки рахунків і аналіз субконто з тими самими відборами.
- Зібрати фінальний пакет. Зіставити BAS з актом постачальника, додати підтвердження окремих платежів і занести кожну невирішену різницю до журналу з відповідальним та строком.
Відпрацювати цей ланцюжок від документа до контрольної суми допомагає курс BAS Бухгалтерія з контрольними операціями. Для практики корисно навмисно створити одну помилку субконто, знайти її через розшифрування, а не через підгонку сальдо, і підтвердити результат повторною ОСВ.
Що має залишитися в робочому файлі звірки
Завершена звірка — це не лише підписаний акт. Це компактний доказовий пакет: початкова й виправлена ОСВ, картки 631, 371, 377, 644 і 685 у потрібній аналітиці, timeline, копії первинних документів, банківські виписки, розрахунок контрольних сум, журнал розслідування та підтвердження постачальника. Тоді наступний бухгалтер бачить не просто фінальне число 72 000 грн, а причину кожної його складової — і не повторює помилку з договором у наступному періоді.
