1С:Предприятие 8.2 /
Управление производственным предприятием для Украины /
Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами

Оглавление

Методика оформления операций с подотчетными лицами

Ввод информации о подотчетном лице

Валюта ведения взаиморасчетов с подотчетными лицами. Выдача денежных средств подотчетному лицу

Оформление авансового отчета

Подведение итогов взаиморасчетов с подотчетным лицом

В данном разделе рассматриваются вопросы, связанные с оформлением документов по взаиморасчетам с подотчетными лицами. Приведенные в разделе методики моделировались с использованием конфигурации " Управление торговлей для Украины ", релиз 2.3.3.4.

Данная методика применима также для конфигурации " Управление производственным предприятием для Украины ", редакция 1.2, релиз 1.2.7.8.

В разделе будут рассмотрены следующие вопросы:

• ввод информации о подотчетном лице;
• валюта ведения взаиморасчетов с подотчетным лицом;
• выдача денежных средств подотчетному лицу;
• оформление авансового отчета;
• подведение итогов взаиморасчетов с подотчетным лицом.

Ввод информации о подотчетном лице

Информация о подотчетном лице заносится в справочник " Физические лица ". В этом справочнике можно завести отдельную группу "Подотчетные лица" или "Сотрудники", в которую заносить данные о тех сотрудниках, которым выдаются денежные средства под отчет.

Валюта ведения взаиморасчетов с подотчетными лицами. Выдача денежных средств подотчетному лицу

Взаиморасчеты с подотчетными лицами могут вестись в любой валюте. Эта валюта определяется в момент выдачи денежных средств подотчетному лицу. В то же время денежные средства подотчетному лицу выдаются в той валюте, которая определена как валюта той кассы , из которой выдаются денежные средства подотчетному лицу.

В примере, приведенном на рисунке, подотчетному лицу была выдана сумма из кассы компании – 555.50 гривень. Валюта взаиморасчетов с подотчетником - доллары. Сумма, за которую подотчетное лицо должно отчитаться при пересчете по курсу, указанному в документе, равна 110 долларов. Обратите внимание на дату срока аванса, указанную в документе. Это дата определяет срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за выданные ему денежные средства. В данном случае установлен срок до 11.12.2008, в течение этого времени подотчетное лицо должно отчитаться за выданные ему под отчет денежные средства.

В отчете "Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами" можно вывести эту дату в качестве одной из группировок отчета (Расчетный документ.Дата погашения аванса) или произвести отбор по данному реквизиту и установить тех подотчетников, которые вовремя не отчитались за предоставленные им средства.

Отчитываться и оформлять авансовый отчет подотчетное лицо должно будет в долларах по тому курсу, который будет определен в документе "Авансовый отчет" на дату его оформления.

Поскольку валюта взаиморасчетов подотчетного лица определяется в момент выдачи ему денежных средств, то для одного подотчетного лица можно назначить несколько валют взаиморасчетов с ним. Однако авансовый отчет должен быть составлен отдельно по каждой валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом.

В то же время, если при выдаче денежных средств подотчетному лицу в нескольких расходных ордерах определена одна и та же валюта взаиморасчетов, то погашение этих сумм может быть оформлено одним авансовым отчетом.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет сотрудника оформляется документом «Авансовый отчет». В этом документе на закладке «Авансы» указывается перечень документов, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетник отчитывается.

Предлагается следующий порядок оформления авансового отчета.

• В новом авансовом отчете выберите из справочника "Физические лица" информацию о подотчетном лице.
• Нажмите на кнопку "Цены и валюта" и выберите ту валюту, которая зафиксирована в документе "Расходный кассовый ордер" при выдаче денежных средств подотчетному лицу как валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом. В нашем примере - это доллары.
• На закладке "Авансы" нажмите на кнопку "Заполнить" - "Заполнить по остаткам". В табличной части документа будет заполнена информация о тех расходных ордерах, по которым выдавались денежные суммы подотчетному лицу. При этом в список попадут только те документы, в которых валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом совпадает с валютой, указанной в документе.

В графе "Сумма документа аванса" отражается сумма в той валюте, в которой были реально выданы денежные средства подотчетному лицу из кассы компании, в нашем случае это гривни. В графе "Выдано" сумма указывается в валюте документа, которая совпадает с валютой взаиморасчетов с подотчетным лицом.

В графу "Израсходовано" заносится сумма, за которую подотчетное лицо отчиталось по данному авансовому отчету. По умолчанию, это сумма, которая была выдана подотчетному лицу в валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом по расходному ордеру. После заполнения авансового отчета эта сумма должна быть скорректирована в соответствии с данными о потраченных подотчетным лицом суммах.

На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетным лицом сумм.

• Если при закупке товаров, помимо погашения задолженности подотчетного лица, на эту сумму нужно скорректировать взаиморасчеты с внешними контрагентами, то заполняется закладка «Оплата». На этой закладке указываются все параметры для проведения взаиморасчетов с внешними контрагентами. Таким способом можно отражать оплату подотчетным лицом купленных у поставщиков товаров. Саму поставку товаров в этом случае надо оформлять документом «Поступление товаров и услуг», который оприходует товары и закроет взаиморасчеты с поставщиком. То есть заполнение закладки «Оплата» позволяет провести операцию по системе взаиморасчетов.
• Если при покупке товаров или услуг подотчетным лицом операцию не требуется проводить по системе взаиморасчетов, то можно заполнить закладку «Прочее» и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предприятия. На этой же закладке отражаются те затраты, которые относятся к командировочным расходам.
• Если стоимость купленных подотчетным лицом товаров или тары требуется отразить на балансе предприятия и вести по ним складской учет , то заполняется закладка «Товары» или «Тара», где указывается перечень поступивших товаров или тары.

Допустим, что в нашем случае подотчетное лицо отчитывается за купленные товары. Эта информация заполняется на закладке "Товары". Причем ранее эти товары были приняты на склад по документу "Приходный ордер на товары". Поэтому в документе "Авансовый отчет" установлен вариант поступления товара - "По ордеру" и указан тот приходный ордер, по которому было оформлено поступление товаров.

Поскольку по результатам оформления авансового отчета оказалось, что произошел перерасход, и все суммы, выданные подотчетному лицу по расходному ордеру, были полностью израсходованы, то сумму в графе "Израсходовано" корректировать не надо.

Следует отметить, что если необходимо было бы перераспределить израсходованную сумму, то тогда после заполнения информации об истраченных подотчетником суммам, надо вернуться на закладку Авансы, нажать на кнопку "Заполнить"- "Распределить сумму по документам аванса" и программа автоматически распределит ту сумму за которую отчитывается подотчетное лицо в соответствии с ранее выданными ему суммами.

Например. Подотчетному лицу было выдано подотчет две суммы - 100 долларов по документу РКО №1 и 450 долларов по документу РКО №2. Подотчетник отчитался за 500 долларов. Тогда эта сумма будет распределена следующим образом - 100 долларов по РКО №1 и 400 долларов по РКО №2. По РКО №2 останется остаток 50 долларов.

Подведение итогов взаиморасчетов с подотчетным лицом

При подведении итогов с подотчетным лицом оказалось, что произошел перерасход денежных средств. Подотчетному лицу необходимо выдать дополнительные денежные средства, причем, эти денежные средства должны быть учтены по данному авансовому отчету. Эта операция оформляется с помощью документа "Расходный кассовый ордер" с установленным видом операции " Выдача денежных средств подотчетнику ". В этом документе указывается тот авансовый отчет, по которому фиксируется перерасход денежных средств и сумма денежных средств. В документе должна быть указана та валюта взаиморасчетов, которая указана в документе "Авансовый отчет". При выборе авансового отчета сумма по документу автоматически заполняется той суммой, которую необходимо дополнительно выдать подотчетному лицу.

В случае если в результате оформления авансового отчета окажется, что подотчетное лицо должно возвратить денежные средства, то необходимо оформить документ "Приходный кассовый ордер" с установленным видом операции " Возврат денежных средств подотчетником ". В документе обязательно указывается подотчетное лицо, валюта взаиморасчетов подотчетного лица и документ "Расходный кассовый ордер", по которому не были полностью израсходованы денежные средства, выданные подотчетному лицу.

Нас находят: оформление выдачи денег подотчет, ведение подотчетных денег, оформление подотчета, оформление операций с подотчетными лицами, оформление взаиморасчетов, можно ли по поступлению оформить авансовый отчет в 1с упп, как оформить выдачу денег подотчет, авансовий звіт методика оформлення, авансові звіти в 1с 8 3, подотчетное лицо не отчиталось