Методика оформлення операцій з підзвітними особами

Введення інформації про підзвітну особу

Валюта ведення взаєморозрахунків з підзвітними особами. Видача грошових коштів підзвітній особі

Оформлення авансового звіту

Підбиття підсумків взаєморозрахунків з підзвітною особою

У цьому розділі розглядаються питання, пов'язані з оформленням документів щодо взаєморозрахунків з підзвітними особами. Наведені в розділі методики моделювалися з використанням конфігурації "Управління торгівлею для України", реліз 2.3.3.4.

Ця методика також застосовна для конфігурації "Управління виробничим підприємством для України", редакція 1.2, реліз 1.2.7.8.

У розділі буде розглянуто такі питання:

• введення інформації про підзвітну особу;
• валюта ведення взаєморозрахунків з підзвітною особою;
• видача грошових коштів підзвітній особі;
• оформлення авансового звіту;
• підбиття підсумків взаєморозрахунків з підзвітною особою.

Введення інформації про підзвітну особу

Інформація про підзвітну особу вноситься до довідника "Фізичні особи". У цьому довіднику можна створити окрему групу "Підзвітні особи" або "Співробітники", до якої вносити дані про тих співробітників, яким видаються грошові кошти під звіт.

Валюта ведення взаєморозрахунків з підзвітними особами. Видача грошових коштів підзвітній особі

Взаєморозрахунки з підзвітними особами можуть вестися в будь-якій валюті. Ця валюта визначається в момент видачі грошових коштів підзвітній особі. Водночас грошові кошти підзвітній особі видаються в тій валюті, яка визначена як валюта тієї каси, з якої видаються грошові кошти підзвітній особі.

У прикладі, наведеному на рисунку, підзвітній особі було видано суму з каси компанії – 555.50 гривень. Валюта взаєморозрахунків з підзвітною особою - долари. Сума, за яку підзвітна особа повинна відзвітувати при перерахунку за курсом, зазначеним у документі, дорівнює 110 доларам. Зверніть увагу на дату строку авансу, зазначену в документі. Ця дата визначає строк, протягом якого підзвітна особа повинна відзвітувати за видані їй грошові кошти. У цьому випадку встановлено строк до 11.12.2008, протягом цього часу підзвітна особа повинна відзвітувати за видані їй під звіт грошові кошти.

У звіті "Відомість за взаєморозрахунками з підзвітними особами" можна вивести цю дату як одне з групувань звіту (Розрахунковий документ.Дата погашення авансу) або здійснити відбір за цим реквізитом і встановити тих підзвітних осіб, які вчасно не відзвітували за надані їм кошти.

Звітувати та оформляти авансовий звіт підзвітна особа повинна буде в доларах за тим курсом, який буде визначено в документі "Авансовий звіт" на дату його оформлення.

Оскільки валюта взаєморозрахунків підзвітної особи визначається в момент видачі їй грошових коштів, то для однієї підзвітної особи можна призначити кілька валют взаєморозрахунків з нею. Однак авансовий звіт повинен бути складений окремо за кожною валютою взаєморозрахунків з підзвітною особою.

Водночас, якщо при видачі грошових коштів підзвітній особі в кількох видаткових ордерах визначено одну й ту саму валюту взаєморозрахунків, то погашення цих сум може бути оформлено одним авансовим звітом.

Оформлення авансового звіту

Авансовий звіт співробітника оформлюється документом «Авансовий звіт». У цьому документі на вкладці «Аванси» зазначається перелік документів, за якими видавалися грошові кошти, і суми, за які підзвітна особа звітує.

Пропонується такий порядок оформлення авансового звіту.

• У новому авансовому звіті виберіть із довідника "Фізичні особи" інформацію про підзвітну особу.
• Натисніть на кнопку "Ціни і валюта" та виберіть ту валюту, яка зафіксована в документі "Видатковий касовий ордер" при видачі грошових коштів підзвітній особі як валюта взаєморозрахунків з підзвітною особою. У нашому прикладі - це долари.
• На вкладці "Аванси" натисніть на кнопку "Заповнити" - "Заповнити за залишками". У табличній частині документа буде заповнено інформацію про ті видаткові ордери, за якими видавалися грошові суми підзвітній особі. При цьому до списку потраплять лише ті документи, у яких валюта взаєморозрахунків з підзвітною особою збігається з валютою, зазначеною в документі.

У графі "Сума документа авансу" відображається сума в тій валюті, у якій були фактично видані грошові кошти підзвітній особі з каси компанії, у нашому випадку це гривні. У графі "Видано" сума зазначається у валюті документа, яка збігається з валютою взаєморозрахунків з підзвітною особою.

До графи "Витрачено" вноситься сума, за яку підзвітна особа відзвітувала за цим авансовим звітом. За замовчуванням це сума, яка була видана підзвітній особі у валюті взаєморозрахунків з підзвітною особою за видатковим ордером. Після заповнення авансового звіту ця сума має бути скоригована відповідно до даних про витрачені підзвітною особою суми.

На інших вкладках визначається призначення витрачених підзвітною особою сум.

• Якщо при закупівлі товарів, крім погашення заборгованості підзвітної особи, на цю суму потрібно скоригувати взаєморозрахунки із зовнішніми контрагентами, то заповнюється вкладка «Оплата». На цій вкладці зазначаються всі параметри для проведення взаєморозрахунків із зовнішніми контрагентами. Таким способом можна відображати оплату підзвітною особою придбаних у постачальників товарів. Саме постачання товарів у цьому випадку треба оформлювати документом «Надходження товарів і послуг», який оприбутковує товари та закриє взаєморозрахунки з постачальником. Тобто заповнення вкладки «Оплата» дає змогу провести операцію за системою взаєморозрахунків.
• Якщо при придбанні товарів або послуг підзвітною особою операцію не потрібно проводити за системою взаєморозрахунків, то можна заповнити вкладку «Інше» і тим самим віднести вартість послуг або товарів, наприклад, на витрати підприємства. На цій самій вкладці відображаються ті витрати, які належать до відрядних витрат.
• Якщо вартість придбаних підзвітною особою товарів або тари потрібно відобразити на балансі підприємства та вести за ними складський облік, то заповнюється вкладка «Товари» або «Тара», де зазначається перелік отриманих товарів або тари.

Припустімо, що в нашому випадку підзвітна особа звітує за придбані товари. Ця інформація заповнюється на вкладці "Товари". Причому раніше ці товари були прийняті на склад за документом "Прибутковий ордер на товари". Тому в документі "Авансовий звіт" встановлено варіант надходження товару - "За ордером" і зазначено той прибутковий ордер, за яким було оформлено надходження товарів.

Оскільки за результатами оформлення авансового звіту виявилося, що сталася перевитрата, і всі суми, видані підзвітній особі за видатковим ордером, були повністю витрачені, то суму в графі "Витрачено" коригувати не треба.

Слід зазначити, що якщо необхідно було б перерозподілити витрачену суму, то після заповнення інформації про витрачені підзвітною особою суми треба повернутися на вкладку Аванси, натиснути на кнопку "Заповнити"- "Розподілити суму за документами авансу" і програма автоматично розподілить ту суму, за яку звітує підзвітна особа, відповідно до раніше виданих їй сум.

Наприклад. Підзвітній особі було видано під звіт дві суми - 100 доларів за документом ВКО №1 і 450 доларів за документом ВКО №2. Підзвітна особа відзвітувала за 500 доларів. Тоді ця сума буде розподілена таким чином - 100 доларів за ВКО №1 і 400 доларів за ВКО №2. За ВКО №2 залишиться залишок 50 доларів.

Підбиття підсумків взаєморозрахунків з підзвітною особою

При підбитті підсумків з підзвітною особою виявилося, що сталася перевитрата грошових коштів. Підзвітній особі необхідно видати додаткові грошові кошти, причому ці грошові кошти повинні бути враховані за цим авансовим звітом. Ця операція оформлюється за допомогою документа "Видатковий касовий ордер" із встановленим видом операції "Видача грошових коштів підзвітній особі". У цьому документі зазначається той авансовий звіт, за яким фіксується перевитрата грошових коштів, і сума грошових коштів. У документі має бути зазначена та валюта взаєморозрахунків, яка зазначена в документі "Авансовий звіт". При виборі авансового звіту сума за документом автоматично заповнюється тією сумою, яку необхідно додатково видати підзвітній особі.

У разі якщо в результаті оформлення авансового звіту виявиться, що підзвітна особа повинна повернути грошові кошти, то необхідно оформити документ "Прибутковий касовий ордер" із встановленим видом операції "Повернення грошових коштів підзвітною особою". У документі обов'язково зазначається підзвітна особа, валюта взаєморозрахунків підзвітної особи та документ "Видатковий касовий ордер", за яким не були повністю витрачені грошові кошти, видані підзвітній особі.