Погашение задолженности подотчетному лицу в случае превышения суммы аванса, выданного в валюте

Рассмотрим ситуацию погашения задолженности подотчетному лицу в случае превышения суммы аванса, выданного в валюте, на примере служебной командировки за рубеж. Пример моделировался на типовой конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины», редакция 1.2. Аналогичный порядок действий применим и для типовых конфигураций «Бухгалтерия для Украины», редакция 1.2, «Управление торговым предприятием для Украины», редакция 1.3.

Предположим, что сумма израсходованных подотчетным лицом денежных средств превысила сумму в валюте, выданную ему перед поездкой.

В этом случае работнику просто возмещается сумма, израсходованная в командировке сверх суммы выданного аванса. Согласно пункта 1.17. Раздела II Инструкции №59, «Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження. ».

Рисунок 1 – выдача аванса подотчетному лицу перед поездкой в командировку (аванс)

Рисунок 2 – проводки, сформированные документом «Расходный кассовый ордер» в бухгалтерском учете

После возвращения сотрудника из командировки он в течение 3-х банковских дней должен отчитаться за командировку. В конфигурации для этого предусмотрен документ «Авансовый отчет». Данные о потраченных в командировке средствах вносятся на закладке «Прочее».

Рисунок 3 – заполнение документа «Авансовый отчет»

Рисунок 4 – проводки, сформированные документом «Авансовый отчет» в бухгалтерском учете

Поскольку сотрудник израсходовал больше денег, чем ему было выдано в качестве аванса, необходимо ему этот перерасход возместить. Как говорилось выше сделать это надо в национальной валюте по курсу, действующему на момент выдачи. В конфигурации эта операция проводится при помощи документа «Расходный кассовый ордер».

Рисунок 5 – заполнение документа «Расходный кассовый ордер»

Рисунок 6 – проводки, сформированные документом «Расходный кассовый ордер» в бухгалтерском учете

Теперь нам нужно перезачесть между счетом 3721 и 3722 разницу, которая возникла в результате того, что перерасход возместили не в той валюте. Для этого необходимо воспользоваться ручной операцией (меню «Операции» - «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)»).

Рисунок 7 – перезачет средств при помощи ручной операции в бухгалтерском учете

Проанализировать правильность наших действий можно при помощи стандартных отчетов, которые предусмотрены программой (меню «Отчеты»).

Рисунок 8 – оборотно-сальдовая ведомость по счету 372