Документооборот

В основном ведение учета в прикладном решении является регистрация фактов хозяйственной занятости с помощью документов. Документы отображаются в различных видов списках документов (журналах). Непосредственно журналы документов доступны из главного меню. В общем, регистрация фактов хозяйственной занятости выполняется в следующей последовательности: сначала пользователи открывают журнал документов и вызывают команду создания нового документа. На экране появляется форма нового документа, в котором:

• устанавливается вид операции;

• заполняются реквизиты и табличные части документов;

• записываются и проводятся документ.

При этом документооборот прикладного решения (все документы) обладает рядом общих черт:

• формы документов максимально унифицированы. То есть состав, расположение и назначение реквизитов, табличных частей и управляющих элементов всех документов по возможности совпадают. В результате пользователь не будет тратить время на изучение принципов управления конкретным документом и сможет сосредоточиться на принципах его влияния в учете;

• также можно заполнить форму документа путем копирования ранее введенного документа того же вида, а потом изменить лишь часть данных;

• можно ряд документов ввести на основании ранее введенных документов иного вида;

• во многих документах предусмотрены регламентированные и/или оперативные печатные формы;

• заполнение табличных частей и групп реквизитов во многих документах автоматизировано. При этом опять же соблюдается принцип универсальности. Например, механизм заполнения товарных спецификаций (механизм подбора) един и используется везде, где в нем есть необходимость;

• в результате действия автоматизированных обработок документы могут вводиться группами ;

• поддерживается возможность переопределение состава и последовательности колонок табличных частей документов;

• практически все документы проводятся, что обозначает окончание работы с ними пользователя. Большая часть документов автоматически формирует записи в учетных механизмах - движения в регистрах накопления и сведений. При этом документы могут быть проведены, но проводок не формировать.

• для всех документов возможно использование операции распроведения, при которой корректно аннулируется все влияние документа на учетные структуры информационной системы.

При развертывании системы и в процессе ее штатной эксплуатации, возникает необходимость в корректировке данных учетной системы. При развертывании системы необходимо внесение начальных остатков, при текущей эксплуатации иногда требуется устранение каких-либо ошибок ведения учета. Прикладное решение содержит массу механизмов, позволяющих решать большую часть подобных задач. Но все предусмотреть невозможно. Поэтому в прикладном решении предусмотрен универсальный механизм корректировки записей регистров: документ "Корректировка записей регистров", доступ к которому осуществляется через "Документы - Дополнительно".

Коррекция записей регистров

Рассмотрим вкратце его функциональные возможности:

• предусмотрена возможность корректировки любого количества записей любого количества регистров любого типа;

• предусмотрена возможность настройки состава корректируемых регистров;

• в тех случаях, когда есть возможность указать исходный документ, требующий коррекции, предусмотрен сервис автоматического заполнения движений.

Действия, выполняемые при автоматическом заполнении, могут быть предопределенными (включенными в состав типового решения) и подключаемыми (реализованными с помощью технологии внешних обработок). В состав предопределенных действий включена сторнировка движений документа: при этом создаются движения по регистрам накопления одинаковым движениям указанного документа, но с негативными значениями (если сторнируемый документ имеет движения по регистрам сведений, эти движения будут проигнорированы). Все подготовленные механизмом коррекции можно отредактировать вручную;