Документообіг

Ведення обліку в прикладному рішенні здебільшого полягає в реєстрації фактів господарської діяльності за допомогою документів. Документи відображаються в різних видах списків документів (журналах). Безпосередньо журнали документів доступні з головного меню. Загалом реєстрація фактів господарської діяльності виконується в такій послідовності: спочатку користувачі відкривають журнал документів і викликають команду створення нового документа. На екрані з’являється форма нового документа, у якій:

• встановлюється вид операції;

• заповнюються реквізити та табличні частини документів;

• записується та проводиться документ.

Водночас документообіг прикладного рішення (усі документи) має низку спільних рис:

• форми документів максимально уніфіковані. Тобто склад, розташування та призначення реквізитів, табличних частин і керуючих елементів усіх документів за можливості збігаються. У результаті користувач не витрачатиме час на вивчення принципів керування конкретним документом і зможе зосередитися на принципах його впливу в обліку;

• також можна заповнити форму документа шляхом копіювання раніше введеного документа того самого виду, а потім змінити лише частину даних;

• можна низку документів ввести на підставі раніше введених документів іншого виду;

• у багатьох документах передбачені регламентовані та/або оперативні друковані форми;

• заповнення табличних частин і груп реквізитів у багатьох документах автоматизовано. При цьому знову ж таки дотримується принцип універсальності. Наприклад, механізм заповнення товарних специфікацій (механізм добору) єдиний і використовується всюди, де в ньому є потреба;

• у результаті дії автоматизованих обробок документи можуть вводитися групами;

• підтримується можливість перевизначення складу та послідовності колонок табличних частин документів;

• практично всі документи проводяться, що означає завершення роботи користувача з ними. Більша частина документів автоматично формує записи в облікових механізмах — рухи в регістрах накопичення та відомостей. При цьому документи можуть бути проведені, але не формувати проведень.

• для всіх документів можливе використання операції скасування проведення, за якої коректно анулюється весь вплив документа на облікові структури інформаційної системи.

Під час розгортання системи та в процесі її штатної експлуатації виникає потреба в коригуванні даних облікової системи. Під час розгортання системи необхідно вносити початкові залишки, а під час поточної експлуатації іноді потрібно усунути будь-які помилки ведення обліку. Прикладне рішення містить багато механізмів, що дають змогу вирішувати більшість подібних завдань. Але передбачити все неможливо. Тому в прикладному рішенні передбачено універсальний механізм коригування записів регістрів: документ "Коригування записів регістрів", доступ до якого здійснюється через "Документи — Додатково".

Коригування записів регістрів

Розглянемо стисло його функціональні можливості:

• передбачено можливість коригування будь-якої кількості записів будь-якої кількості регістрів будь-якого типу;

• передбачено можливість налаштування складу коригованих регістрів;

• у тих випадках, коли є можливість указати вихідний документ, що потребує коригування, передбачено сервіс автоматичного заповнення рухів.

Дії, що виконуються під час автоматичного заповнення, можуть бути визначеними (включеними до складу типового рішення) та підключеними (реалізованими за допомогою технології зовнішніх обробок). До складу визначених дій включено сторнування рухів документа: при цьому створюються рухи за регістрами накопичення, однакові з рухами зазначеного документа, але з негативними значеннями (якщо сторнований документ має рухи за регістрами відомостей, ці рухи буде проігноровано). Усе підготовлене механізмом коригування можна відредагувати вручну;