Планирование работ торговых представителей супервайзером

Подготовка заданий торговым представителям

Чтобы спланировать работу торговых представителей, супервайзер формирует задания и распределяет их между исполнителями. Для работы с заданиями необходимо включить функциональную опцию Ведется работа через торговых представителей.

Для составления заданий торговым представителям предназначена специализированная форма Подготовка заданий торговым представителям.

Подготовка заданий торговым представителям

В этой форме отображается перечень партнеров, а также сведения о них, важные для планирования работы торговых представителей.

Обычно торговые представители обслуживают не всех партнеров из базы. Чтобы в списке оставались только партнеры, с которыми они действительно работают, в карточках этих партнеров следует установить флажок Обслуживается торговыми представителями.

После этого в список не будут включаться остальные, не относящиеся к работе партнеры из классификатора, например поставщики.

Для партнера можно указать дополнительные условия обслуживания. Их задают в карточке партнера, перейдя в раздел Обслуживание торговыми представителями, либо в форме подготовки заданий.

В качестве условий можно указать:

• соглашение с клиентом, по которому должен работать торговый представитель;
• график посещения клиента торговым представителем.

Для соглашений, применяемых в работе торговых представителей, должен быть установлен признак Используется в работе торговых представителей.

График посещения целесообразно использовать только для постоянных клиентов. Он помогает супервайзеру определить, когда следует подготовить очередное задание торговому представителю. В форме подготовки заданий для партнеров с установленным графиком выводится дата ближайшего планового посещения за период, заданный в форме. Пользователь может установить период планирования, за который будут показаны данные списка. Это удобно при заблаговременном планировании: например, при составлении плана на следующую неделю сведения за текущую неделю не будут отвлекать внимание.

Важно!

При создании отдельного задания дату и время визита торгового представителя к клиенту можно изменить вручную.

Задание торговому представителю создается непосредственно из формы подготовки заданий. Его данные вводятся вручную либо переносятся из ранее созданного задания или заказа клиента.

Для этого в меню Функции формы задания следует выбрать нужную команду.

При заполнении по ранее оформленному заданию табличная часть нового задания содержит номенклатурные позиции из прежнего задания. По каждой позиции указываются плановое количество (Количество (план)) и цена из исходного задания. Заполнение по данным предыдущего заказа применяется, если задание формируется с учетом пожеланий клиента. В этом случае оформленный ранее заказ можно считать устойчивой потребностью клиента.

Для торговых представителей предусмотрены задания двух видов: суммовые и детализированные. Используемый вид определяется функциональной опцией Детализировать задания торговым представителям по номенклатуре.

В суммовом задании задается плановая сумма, на которую торговый представитель должен убедить клиента приобрести товары.

Плановую сумму задания можно рассчитать исходя из среднего объема продаж клиента.

Продажи клиента анализируются за указанный период (Анализ истории продаж). Средний объем продаж определяется по настройкам расчета объема продаж: за день, неделю или месяц.

В детализированном задании перечисляются конкретные товары, которые должен приобрести клиент, и их плановое количество.

Детализированное задание может формироваться по истории продаж и заполняться товарами, которые клиент уже приобретал ранее. При этом допускается задать период анализа продаж клиента и выбрать определенную группу товаров.

Условия продажи — цены и условия оплаты, на которых торговый представитель должен предложить клиенту товар, — регистрируются в задании по действующему для клиента соглашению: типовому или индивидуальному.

После выбора соглашения в задании торговому представителю условия продаж заполняются автоматически. Эти сведения указываются на закладке Условия заказа.

В дальнейшем сведения применяются при оформлении заказа клиенту на основании задания. Если данные определены соглашением, могут быть заполнены следующие реквизиты.

• Организация — организация торгового предприятия, от имени которой допускается оформлять заказы клиенту.

• Контрагент — юридическое или физическое лицо, от имени которого регистрируются документы с клиентом.
• Договор — договор, в рамках которого оформляются документы с клиентом.
• Налогообложение — вариант налогообложения, определенный соглашением с клиентом.
• Склад отгрузки — склад, с которого товары будут отгружаться клиенту.
• Желаемая дата отгрузки — предполагаемая дата отгрузки товаров клиенту.

Не отгружать частями — этот флажок устанавливают, если заказ должен быть отгружен полностью.

Если эти сведения не были заполнены автоматически, поскольку не определены в соглашении, пользователь может указать их в задании вручную.

Важно!

При оформлении заказа по заданию, в котором условия продаж были изменены или уточнены по сравнению с соглашением, потребуется согласовать условия продаж, если супервайзер, регистрирующий заказ, полученный от торгового представителя, не обладает правом отклоняться от условий продаж.

На странице Этапы оплаты указывается график оплаты, если он определен в соглашении с клиентом. Сведения о конкретных этапах оплаты по этому графику будут заполнены после определения фактической суммы задания, то есть после ввода информации о товарах, которые клиент решил приобрести.

В задании можно зарегистрировать конкретные задачи, которые торговый представитель должен выполнить во время визита к клиенту. Здесь же уточняются плановые дата и время визита. После подготовки заданию присваивается статус К отработке.

После создания заданий супервайзер анализирует загрузку торговых представителей. При необходимости он меняет плановые дату и время визита либо назначает для поездки к клиенту другого представителя. Для этого используется отчет Распределение торговых представителей.

После формирования задания для торгового представителя печатают бланки заданий и выдают их ему на руки.

Для торгового представителя можно сформировать сводное задание по всем клиентам, которых он должен посетить, с указанием дат и времени посещений. По сути, это график посещения клиентов торговым представителем.

Для клиентов, которых торговый представитель должен посетить, можно распечатать бланки заданий. После визита к каждому клиенту торговый представитель вручную фиксирует в бланке сведения об оформленных заказах клиентов.