Планування робіт торгових представників супервайзером

Підготовка завдань торговим представникам

Щоб спланувати роботу торгових представників, супервайзер формує завдання та розподіляє їх між виконавцями. Для роботи із завданнями необхідно увімкнути функціональну опцію Ведеться робота через торгових представників.

Для складання завдань торговим представникам призначена спеціалізована форма Підготовка завдань торговим представникам.

Підготовка завдань торговим представникам

У цій формі відображається перелік партнерів, а також відомості про них, важливі для планування роботи торгових представників.

Зазвичай торгові представники обслуговують не всіх партнерів із бази. Щоб у списку залишалися лише партнери, з якими вони дійсно працюють, у картках цих партнерів слід установити прапорець Обслуговується торговими представниками.

Після цього до списку не включатимуться інші партнери з класифікатора, що не стосуються роботи, наприклад постачальники.

Для партнера можна вказати додаткові умови обслуговування. Їх задають у картці партнера, перейшовши до розділу Обслуговування торговими представниками, або у формі підготовки завдань.

Як умови можна вказати:

• угоду з клієнтом, за якою має працювати торговий представник;
• графік відвідування клієнта торговим представником.

Для угод, що застосовуються в роботі торгових представників, має бути встановлена ознака Використовується в роботі торгових представників.

Графік відвідування доцільно використовувати лише для постійних клієнтів. Він допомагає супервайзеру визначити, коли слід підготувати чергове завдання торговому представнику. У формі підготовки завдань для партнерів із установленим графіком виводиться дата найближчого планового відвідування за період, заданий у формі. Користувач може встановити період планування, за який буде показано дані списку. Це зручно під час завчасного планування: наприклад, під час складання плану на наступний тиждень відомості за поточний тиждень не відволікатимуть увагу.

Важливо!

Під час створення окремого завдання дату й час візиту торгового представника до клієнта можна змінити вручну.

Завдання торговому представнику створюється безпосередньо з форми підготовки завдань. Його дані вводяться вручну або переносяться з раніше створеного завдання чи замовлення клієнта.

Для цього в меню Функції форми завдання слід вибрати потрібну команду.

Під час заповнення за раніше оформленим завданням таблична частина нового завдання містить номенклатурні позиції з попереднього завдання. За кожною позицією зазначаються планова кількість (Кількість (план)) і ціна з вихідного завдання. Заповнення за даними попереднього замовлення застосовується, якщо завдання формується з урахуванням побажань клієнта. У цьому разі оформлене раніше замовлення можна вважати стійкою потребою клієнта.

Для торгових представників передбачені завдання двох видів: сумові та деталізовані. Використовуваний вид визначається функціональною опцією Деталізувати завдання торговим представникам за номенклатурою.

У сумовому завданні задається планова сума, на яку торговий представник має переконати клієнта придбати товари.

Планову суму завдання можна розрахувати виходячи із середнього обсягу продажів клієнта.

Продажі клієнта аналізуються за зазначений період (Аналіз історії продажів). Середній обсяг продажів визначається за налаштуваннями розрахунку обсягу продажів: за день, тиждень або місяць.

У деталізованому завданні перелічуються конкретні товари, які має придбати клієнт, та їх планова кількість.

Деталізоване завдання може формуватися за історією продажів і заповнюватися товарами, які клієнт уже купував раніше. При цьому допускається задати період аналізу продажів клієнта та вибрати певну групу товарів.

Умови продажу — ціни та умови оплати, на яких торговий представник має запропонувати клієнту товар, — реєструються в завданні за чинною для клієнта угодою: типовою або індивідуальною.

Після вибору угоди в завданні торговому представнику умови продажу заповнюються автоматично. Ці відомості зазначаються на вкладці Умови замовлення.

Надалі відомості застосовуються під час оформлення замовлення клієнту на підставі завдання. Якщо дані визначені угодою, можуть бути заповнені такі реквізити.

• Організація — організація торгового підприємства, від імені якої допускається оформляти замовлення клієнту.

• Контрагент — юридична або фізична особа, від імені якої реєструються документи з клієнтом.
• Договір — договір, у межах якого оформлюються документи з клієнтом.
• Оподаткування — варіант оподаткування, визначений угодою з клієнтом.
• Склад відвантаження — склад, з якого товари відвантажуватимуться клієнту.
• Бажана дата відвантаження — передбачувана дата відвантаження товарів клієнту.

Не відвантажувати частинами — цей прапорець установлюють, якщо замовлення має бути відвантажене повністю.

Якщо ці відомості не були заповнені автоматично, оскільки не визначені в угоді, користувач може вказати їх у завданні вручну.

Важливо!

Під час оформлення замовлення за завданням, у якому умови продажу було змінено або уточнено порівняно з угодою, потрібно буде погодити умови продажу, якщо супервайзер, який реєструє замовлення, отримане від торгового представника, не має права відхилятися від умов продажу.

На сторінці Етапи оплати зазначається графік оплати, якщо він визначений в угоді з клієнтом. Відомості про конкретні етапи оплати за цим графіком будуть заповнені після визначення фактичної суми завдання, тобто після введення інформації про товари, які клієнт вирішив придбати.

У завданні можна зареєструвати конкретні завдання, які торговий представник має виконати під час візиту до клієнта. Тут само уточнюються планові дата й час візиту. Після підготовки завданню надається статус До відпрацювання.

Після створення завдань супервайзер аналізує завантаження торгових представників. За потреби він змінює планові дату й час візиту або призначає для поїздки до клієнта іншого представника. Для цього використовується звіт Розподіл торгових представників.

Після формування завдання для торгового представника друкують бланки завдань і видають їх йому на руки.

Для торгового представника можна сформувати зведене завдання за всіма клієнтами, яких він має відвідати, із зазначенням дат і часу відвідувань. По суті, це графік відвідування клієнтів торговим представником.

Для клієнтів, яких торговий представник має відвідати, можна роздрукувати бланки завдань. Після візиту до кожного клієнта торговий представник вручну фіксує в бланку відомості про оформлені замовлення клієнтів.