Позиция штатного расписания

Начисления (фонд оплаты труда) по позиции

Использование сведений о позициях

Бронирование позиций

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• формировать для печати различные печатные формы;
• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного только для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размеры, предусмотренные для выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• анализировать соответствие фактической штатной расстановки штатному расписанию (плану);
• определять для подразделения, сформировано ли оно или уже расформировано, а для должности — включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках.

Штатное расписание в программе представлено как набор (список) позиций и хранится в одноименном справочнике Штатное расписание.

Под позицией понимают строку штатного расписания — определенную должность в определенном подразделении организации с установленными условиями труда и указанным предусмотренным количеством штатных единиц.

Есть возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности. В таком случае для описания позиции не нужно создавать должности, например «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а можно создать только одну — «Токарь» — и уточнить разряды при описании позиций. Эту возможность выбирают в настройках штатного расписания.

Если при настройке программы выбрана возможность использования тарифных групп, для позиции можно указать тарифную группу, которая будет применяться в кадровых документах при приеме сотрудников на эту позицию. Группа заполняется автоматически значением, указанным для должности, однако для позиции ее можно изменить.

Если работа в одном и том же подразделении организации, на одной и той же должности и одного разряда (категории) может выполняться в разных условиях, в штатном расписании можно описать различные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковыми, а условия труда — разными.

Если же в одном подразделении предусмотрено несколько одинаковых должностей, но условия труда на них не отличаются, их можно описать одной позицией с указанием количества штатных единиц.

Возможность указывать нецелое (дробное) количество штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета выбрано использование работы на неполной ставке.

Наименование позиции используется для удобства ее выбора при работе с программой. Оно формируется автоматически по схеме Должность, разряд (категория)/Подразделение/, но может быть произвольно изменено или дополнено. Наименование дополняется разрядом (категорией) только тогда, когда в настройках штатного расписания указано их использование.

При описании условий труда для позиции можно указать:

• право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
• произвольное текстовое описание условий работы;
• график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них с возможностью изменения. Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения он не задан);
• другие сведения.

Основными условиями, характеризующими позицию, являются условия ее оплаты труда.

Начисления (фонд оплаты труда) по позиции

Условия оплаты труда определяются месячным фондом оплаты труда по этой позиции, то есть набором начислений с указанием их размера (размера их показателей).

По начислениям с известными показателями рассчитывается плановый размер фонда оплаты труда по позиции. Результаты такого предварительного расчета можно скорректировать. При этом редактируется не общий размер ФОТ, а предварительный результат расчета конкретного начисления. ФОТ позиции используется при формировании отчетов по штатному расписанию, а также может использоваться при назначении сотруднику доплаты за совмещение профессий (должностей).

Есть возможность задавать размеры начислений диапазоном значений. Эта возможность выбирается в настройках штатного расписания.

Подходы к формированию плановых начислений и фонда оплаты труда сотрудника в полной мере относятся также к формированию начислений и фонда оплаты труда по позиции штатного расписания.

Использование сведений о позициях

Когда в программе ведется штатное расписание, в различных кадровых приказах (о приеме, переводе и т. п.) должность выбирают не из всего списка должностей, а из позиций списка выбранного подразделения. При этом документы заполняются автоматически в соответствии с условиями, определенными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Однако зарегистрировать приказ можно, даже если на этот момент он не соответствует штатному расписанию.

В дальнейшем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Соблюдение штатного расписания.

Штатное расписание организации может изменяться: открываются новые позиции, закрываются действующие, изменяются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменений.

Бронирование позиций

Если между решением о приеме сотрудника на работу (на конкретную позицию штатного расписания) и фактическим оформлением такого приема может пройти значительное время, для учета и контроля таких событий в программе можно использовать возможность бронирования позиций.

При использовании этой возможности прием на работу можно оформлять поэтапно. Сначала можно указать, что выбранная позиция забронирована за указанным сотрудником. Эта позиция будет считаться занятой (отображается в отчете по штатному расписанию), но сотрудник не будет считаться принятым на работу.

После принятия решения о фактическом начале работы сотрудника бронирование снимается, а прием оформляется обычным образом.

Эта возможность позволяет, например, «не пообещать» нескольким сотрудникам прием на одну и ту же свободную позицию.

Также забронировать позицию за уже принятым сотрудником можно с помощью документа Кадровый перевод.