Позиція штатного розкладу

Нарахування (фонд оплати праці) за позицією

Використання відомостей про позиції

Бронювання позицій

Ведення штатного розкладу в програмі дає змогу:

• формувати для друку різні друковані форми;
• приймати та переводити співробітників, обираючи посаду зі списку, характерного лише для вибраного підрозділу (відповідно до чинного штатного розкладу);
• під час прийняття та переведення співробітників автоматично формувати список нарахувань і їх розміри, передбачені для вибраної посади у вибраному підрозділі (відповідно до чинного штатного розкладу), з можливістю коригування;
• під час оформлення кадрових наказів контролювати їх відповідність штатному розкладу;
• аналізувати відповідність фактичної штатної розстановки штатному розкладу (плану);
• визначати для підрозділу, чи сформований він або вже розформований, а для посади — чи включена вона до штатного розкладу або вже виключена. Завдяки цьому можна бачити лише актуальні підрозділи та посади у відповідних списках.

Штатний розклад у програмі представлено як набір (список) позицій і зберігається в однойменному довіднику Штатний розклад.

Під позицією розуміють рядок штатного розкладу — певну посаду в певному підрозділі організації з визначеними умовами праці та зазначеною передбаченою кількістю штатних одиниць.

Є можливість уточнювати позицію розрядом (категорією) додатково до посади. У такому разі для опису позиції не потрібно створювати посади, наприклад «Токар 6 розряду», «Токар 5 розряду», а можна створити лише одну — «Токар» — і уточнити розряди під час опису позицій. Цю можливість обирають у налаштуваннях штатного розкладу.

Якщо під час налаштування програми вибрано можливість використання тарифних груп, для позиції можна вказати тарифну групу, яка застосовуватиметься в кадрових документах під час прийняття співробітників на цю позицію. Група заповнюється автоматично значенням, зазначеним для посади, однак для позиції її можна змінити.

Якщо робота в одному й тому самому підрозділі організації, на одній і тій самій посаді та одного розряду (категорії) може виконуватися в різних умовах, у штатному розкладі можна описати різні відповідні позиції. Підрозділ, посада та розряд (категорія) у них будуть однаковими, а умови праці — різними.

Якщо ж в одному підрозділі передбачено кілька однакових посад, але умови праці на них не відрізняються, їх можна описати однією позицією із зазначенням кількості штатних одиниць.

Можливість зазначати нецілу (дробову) кількість штатних одиниць доступна, якщо в налаштуваннях кадрового обліку вибрано використання роботи на неповній ставці.

Найменування позиції використовується для зручності її вибору під час роботи з програмою. Воно формується автоматично за схемою Посада, розряд (категорія)/Підрозділ/, але може бути довільно змінене або доповнене. Найменування доповнюється розрядом (категорією) лише тоді, коли в налаштуваннях штатного розкладу вказано їх використання.

Під час опису умов праці для позиції можна вказати:

• право на відпустку, що виникає під час роботи на цій позиції;
• довільний текстовий опис умов роботи;
• графік роботи, характерний для цієї позиції. Він використовуватиметься під час оформлення кадрових наказів за цією позицією для підстановки до них із можливістю зміни. Також він враховуватиметься безпосередньо в самій позиції під час розрахунку її фонду оплати праці. За замовчуванням графік підставляється з картки вибраного підрозділу (організації, якщо для підрозділу його не задано);
• інші відомості.

Основними умовами, що характеризують позицію, є умови її оплати праці.

Нарахування (фонд оплати праці) за позицією

Умови оплати праці визначаються місячним фондом оплати праці за цією позицією, тобто набором нарахувань із зазначенням їх розміру (розміру їх показників).

За нарахуваннями з відомими показниками розраховується плановий розмір фонду оплати праці за позицією. Результати такого попереднього розрахунку можна скоригувати. При цьому редагується не загальний розмір ФОП, а попередній результат розрахунку конкретного нарахування. ФОП позиції використовується під час формування звітів за штатним розкладом, а також може використовуватися під час призначення співробітникові доплати за суміщення професій (посад).

Є можливість задавати розміри нарахувань діапазоном значень. Ця можливість вибирається в налаштуваннях штатного розкладу.

Підходи до формування планових нарахувань і фонду оплати праці співробітника повною мірою стосуються також формування нарахувань і фонду оплати праці за позицією штатного розкладу.

Використання відомостей про позиції

Коли в програмі ведеться штатний розклад, у різних кадрових наказах (щодо прийняття, переведення тощо) посаду обирають не з усього списку посад, а з позицій списку вибраного підрозділу. При цьому документи заповнюються автоматично відповідно до умов, визначених для вибраної позиції. Однак ці умови можна змінити безпосередньо в кадровому наказі. Під час реєстрації наказу можна перевірити, чи відповідає він чинному штатному розкладу. Проте зареєструвати наказ можна, навіть якщо на цей момент він не відповідає штатному розкладу.

Надалі розбіжності, що виникають, можна аналізувати за допомогою звіту Дотримання штатного розкладу.

Штатний розклад організації може змінюватися: відкриваються нові позиції, закриваються чинні, змінюються умови праці для чинних позицій. У програмі у зв’язку з цим можна затверджувати та закривати позиції, а також зберігати історію їх змін.

Бронювання позицій

Якщо між рішенням про прийняття співробітника на роботу (на конкретну позицію штатного розкладу) і фактичним оформленням такого прийняття може минути значний час, для обліку та контролю таких подій у програмі можна використовувати можливість бронювання позицій.

У разі використання цієї можливості прийняття на роботу можна оформлювати поетапно. Спочатку можна вказати, що вибрана позиція заброньована за зазначеним співробітником. Ця позиція вважатиметься зайнятою (відображається у звіті за штатним розкладом), але співробітник не вважатиметься прийнятим на роботу.

Після ухвалення рішення про фактичний початок роботи співробітника бронювання знімається, а прийняття оформлюється звичайним чином.

Ця можливість дає змогу, наприклад, «не пообіцяти» кільком співробітникам прийняття на одну й ту саму вільну позицію.

Також забронювати позицію за вже прийнятим співробітником можна за допомогою документа Кадрове переведення.