Принципы заполнения основных значений при вводе справочной информации и оформлении документов

При вводе справочной информации и вводе новых документов необходимо быстро заполнить все основные данные, которые меняются достаточно редко (вид номенклатуры, организация, склад, касса и т.д.). В программе существуют механизмы, которые позволяют быстро заполнить значения полей. Можно сформулировать следующие принципы заполнения.

Подстановка единственного значения. Если в справочнике введено единственное значение (например, один склад, одна организация), то эта информация будет заполняться автоматически. При этом учитываются установленные у пользователя права доступа.

Пример. В информационной базе введено три склада. Отгрузка товара менеджеру разрешена только с одного склада (см. Ввод информации о пользователях программы). При вводе новых документов будет автоматически заполняться информация о складе, с которого менеджеру разрешена отгрузка.

Подстановка значения по отбору, указанному в форме списка. Если в списке установлен отбор по реквизиту (касса, банковский счет, склад), то этот реквизит будет автоматически заполнен в новом документе.

Пример. В форме списка платежных документов указывается касса или расчетный счет. При оформлении нового платежного документа из списка будет автоматически заполнена информация о кассе или расчетном счете. Поскольку для кассы или расчетного счета указана организация, то будет автоматически заполнена информация об организации.

Заполнение реквизитов по статистике. Статистика заполнения учитывается для каждого менеджера. В соответствии со статистикой заполнения в новом документе заполняются все основные реквизиты: склад, организация. хозяйственная операция и т.д. Алгоритм заполнения по статистике запоминает предпочтения пользователя и автоматически подставляет часто используемые значения (анализируются последние три значения). Таким образом программа автоматически "подстраивается" под каждого пользователя. Если у пользователя меняются "предпочтения", то программа это поймет и начнет подставлять через некоторое время новые значения.

Рассмотрим конкретный пример на основании данных демонстрационной базы.

• Менеджер по продажам Гладилина оформляет новый документ Реализация товаров и услуг в демонстрационной базе. Информация о складе и организации не заполнена. Допустим, что документ оформляется от имени организации Добро на склад Торговый зал. Заполняем эти данные и записываем (проводим) документ.
• При оформлении следующего документа будет заполнена информация в соответствии с введенными значениями: организация Добро, склад Торговый зал.
• Изменим значение склада в новом документе. Установим склад Бытовая техника. Поскольку теперь предпочтения пользователя нам не ясны, то информация о складе заполнена не будет. Если мы введем еще два документа с указанием склада Бытовая техника, то во всех последующих документах будет автоматически заполнена информация о складе Бытовая техника.

Заполнение реквизитов при выборе значения другого реквизита. Примером такого оформления может быть заполнение всех основных реквизитов в документе (склад, график оплаты, цены и т.д.) при указании соглашения об условиях продаж. При указании в документе соглашения будет применен следующий принцип: будут заполнены все те данные, которые были определены в соглашении. Если в соглашении не было указано какое-либо значение (например, склад), то это значение будет заполнено в соответствии со статистикой. Если при вводе нового документа значения были заполнены в соответствии со статистикой, то они будут перезаполнены, если они определены в соглашении.

Подстановка значений по шаблону. Примером такого заполнения является подстановка тех значений по умолчанию, которые указываются в виде номенклатуры. При оформлении новой позиции номенклатуры данного вида будет автоматически подставляться те значения по умолчанию, которые указаны для вида номенклатуры. Еще одним примером может служить автоматическая подстановка информации о подразделении в документ, если для пользователя, оформляющего документ, определена информация о подразделении в карточке пользователя.