Принципи заповнення основних значень під час введення довідкової інформації та оформлення документів

Під час введення довідкової інформації та введення нових документів необхідно швидко заповнити всі основні дані, які змінюються досить рідко (вид номенклатури, організація, склад, каса тощо). У програмі існують механізми, які дають змогу швидко заповнити значення полів. Можна сформулювати такі принципи заповнення.

Підстановка єдиного значення. Якщо в довіднику введено єдине значення (наприклад, один склад, одна організація), то ця інформація заповнюватиметься автоматично. При цьому враховуються встановлені для користувача права доступу.

Приклад. В інформаційній базі введено три склади. Відвантаження товару менеджеру дозволено лише з одного складу (див. Введення інформації про користувачів програми). Під час введення нових документів автоматично заповнюватиметься інформація про склад, з якого менеджеру дозволено відвантаження.

Підстановка значення за відбором, указаним у формі списку. Якщо у списку встановлено відбір за реквізитом (каса, банківський рахунок, склад), то цей реквізит буде автоматично заповнений у новому документі.

Приклад. У формі списку платіжних документів указується каса або розрахунковий рахунок. Під час оформлення нового платіжного документа зі списку автоматично заповнюватиметься інформація про касу або розрахунковий рахунок. Оскільки для каси або розрахункового рахунку вказано організацію, то автоматично заповнюватиметься інформація про організацію.

Заповнення реквізитів за статистикою. Статистика заповнення враховується для кожного менеджера. Відповідно до статистики заповнення в новому документі заповнюються всі основні реквізити: склад, організація, господарська операція тощо. Алгоритм заповнення за статистикою запам'ятовує переваги користувача й автоматично підставляє часто використовувані значення (аналізуються останні три значення). Таким чином програма автоматично "підлаштовується" під кожного користувача. Якщо в користувача змінюються "переваги", то програма це зрозуміє й через деякий час почне підставляти нові значення.

Розглянемо конкретний приклад на підставі даних демонстраційної бази.

• Менеджер з продажу Гладиліна оформлює новий документ Реалізація товарів і послуг у демонстраційній базі. Інформацію про склад і організацію не заповнено. Припустімо, що документ оформлюється від імені організації Добро на склад Торговий зал. Заповнюємо ці дані та записуємо (проводимо) документ.
• Під час оформлення наступного документа буде заповнено інформацію відповідно до введених значень: організація Добро, склад Торговий зал.
• Змінимо значення складу в новому документі. Установимо склад Побутова техніка. Оскільки тепер переваги користувача нам не зрозумілі, то інформацію про склад заповнено не буде. Якщо ми введемо ще два документи із зазначенням складу Побутова техніка, то в усіх наступних документах автоматично заповнюватиметься інформація про склад Побутова техніка.

Заповнення реквізитів під час вибору значення іншого реквізиту. Прикладом такого оформлення може бути заповнення всіх основних реквізитів у документі (склад, графік оплати, ціни тощо) під час зазначення угоди про умови продажів. Під час зазначення в документі угоди буде застосовано такий принцип: будуть заповнені всі ті дані, які були визначені в угоді. Якщо в угоді не було зазначено якесь значення (наприклад, склад), то це значення буде заповнено відповідно до статистики. Якщо під час введення нового документа значення були заповнені відповідно до статистики, то вони будуть перезаповнені, якщо їх визначено в угоді.

Підстановка значень за шаблоном. Прикладом такого заповнення є підстановка тих значень за замовчуванням, які вказуються у виді номенклатури. Під час оформлення нової позиції номенклатури цього виду автоматично підставлятимуться ті значення за замовчуванням, які вказані для виду номенклатури. Ще одним прикладом може бути автоматична підстановка інформації про підрозділ у документ, якщо для користувача, який оформлює документ, визначено інформацію про підрозділ у картці користувача.