Стандартные отчеты

Общая характеристика стандартных отчетов

Оборотно-сальдовая ведомость

Шахматная ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Обороты счета

Анализ счета

Карточка счета

Анализ субконто

Обороты между субконто

Карточка субконто

Сводные проводки

Отчет по проводкам

Главная книга

Универсальный отчет

 

Общая характеристика стандартных отчетов

В «BAS Бухгалтерию» включены стандартные отчеты, предназначенные для получения данных по остаткам и оборотам счетов и субконто, а также по проводкам в различных разрезах бухгалтерского и налогового учета.

Стандартные отчеты предназначены преимущественно для внутреннего использования на предприятиях, ведущих бухгалтерский и налоговый учет с помощью «BAS Бухгалтерии».

В конфигурации предусмотрен следующий набор стандартных отчетов:

• Оборотно-сальдовая ведомость;
• Шахматная ведомость;
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету;
• Обороты счета;
• Анализ счета;
• Карточка счета;
• Анализ субконто;
• Обороты между субконто;
• Карточка субконто;
• Сводные проводки;
• Отчет по проводкам;
• Главная книга;
• Диаграмма.

Перечисленные отчеты доступны через меню Отчеты.

• Отчеты используют синтетические и аналитические данные бухгалтерского и налогового учета. Эти же отчеты предназначены для получения данных бухгалтерского и налогового учета.

Настройка параметров отчета

В верхней части формы отчета расположена командная панель.

С помощью командной панели можно выполнять действия с отчетом: изменять его настройки, печатать, сохранять и т. п.

Распечатать отчет можно с помощью кнопки Печать.

Отчет можно сохранить как электронный документ (регистр учета), подписанный ЭЦП, с помощью кнопки Регистр учета. Сохранить отчет во внешних форматах (текстовые форматы, .xls и т. п.) можно командой главного меню Файл – Сохранить.

Выделив ячейки табличной части, можно сразу получить итоговую сумму в поле Σ.

Панель настройки открывается с помощью кнопки Показать настройки.

Для сохранения настроек отчета можно воспользоваться кнопкой Еще – Сохранить настройки; для загрузки настроек отчета — Еще – Выбрать настройки.

Параметры отчета

Окно настроек открывается кнопкой Показать настройки. После завершения настройки отчета нужно нажать кнопку Сформировать. Чтобы закрыть окно настроек без переформирования отчета, нужно нажать кнопку Скрыть настройки.

В окне настроек также доступны кнопки Сохранить настройки и Выбрать настройки.

Группировка

На вкладке Группировка можно задать группировку по аналитическим объектам (субконто, измерениям). Порядок группировки изменяется с помощью кнопок Вверх, Вниз.

В качестве группировки можно выбирать не только сами аналитические объекты, но и их свойства и реквизиты. Например, на счетах 2-го класса можно использовать не только группировку Номенклатура, но и группировку Номенклатура. Номенклатурная группа.

Также с помощью панели можно установить настройку детализации по субсчетам.

Отбор данных для отчета

На вкладке Отбор можно указать перечень категорий данных, для которых следует формировать отчет, или, наоборот, которые не нужно учитывать при формировании отчета.

Отбор условий для формирования отчета выполняется аналогично универсальному отбору в списках. На вкладке Отбор специальной формы настройки отображается табличная часть, содержащая три колонки.

В колонке Поле следует выбрать параметр или реквизит, доступный для настройки отчета. В последней колонке указывается конкретное значение выбранного параметра или реквизита параметра. Например, если в колонке Поле для выбора доступен параметр Счет, то также будет доступен любой его реквизит: Количественный, Валютный и др.

В колонке Вид сравнения выбирается условие сравнения. Можно выбрать следующие варианты:

• Равно — параметр должен точно равняться значению;
• Не равно — параметр не равняется значению;
• В списке — параметр должен равняться одному из значений, указанных в графе Значение (при выборе такого условия в графе Значение можно указать не одно значение, а список значений);
• В группе — параметр должен равняться либо самому значению, либо зависимому значению (например, значению счета или любого субсчета этого счета);
• В группе из списка — аналогично предыдущему условию для списка значений;
• Не в группе — параметр не должен равняться ни самому значению, ни зависимым значениям;
• Не в группе из списка — аналогично предыдущему условию для списка значений.

Если в табличной части указать два или более условий, заполнив несколько строк, то при отборе данных для формирования отчета одновременно будет проверяться соблюдение всех указанных условий (так называемое объединение условий по И).

Показатели

Настраивается состав показателей отчета. Для счета учета в зависимости от его свойств могут одновременно выводиться данные бухгалтерского и налогового учета, а также разница между ними, данные о количестве и валютной сумме.

Дополнительные поля

На вкладке Дополнительные поля можно указать дополнительные данные об аналитических объектах, являющихся группировками отчета. Например, на счетах 2-го класса для группировки Номенклатура можно дополнительно указать базовую единицу измерения.

Сортировка

С помощью панели сортировки можно упорядочить значения по графам (полям) отчета. Например, сальдо на начало можно сортировать по возрастанию или убыванию значений. Элементы справочника Контрагенты можно сортировать по любому реквизиту: коду ЕДРПОУ, наименованию и т. п. Можно задать сразу несколько настроек сортировки.

Оформление

С помощью панели оформления можно управлять настройками заголовка, выводом подписей, выделением отрицательных остатков. Также можно выбрать один из установленных вариантов оформления отчета.

Механизм расшифровки отчетных данных

Преимуществом всех стандартных отчетов является возможность их детализации (расшифровки). Эта возможность существенно облегчает выявление и исправление ошибок, позволяет быстро находить ответы на вопросы, возникающие в текущей работе пользователей.

При наведении курсора на ячейку, которую можно расшифровать, курсор приобретает вид . Расшифровка выполняется двойным нажатием кнопки мыши на ячейке с интересующим пользователя показателем.

Во вспомогательном окне можно уточнить вариант расшифровки. Результат расшифровки выводится на экран компьютера поверх исходного отчета в виде отдельной формы.

Если описанную последовательность действий используют для поиска учетной ошибки и ее дальнейшего исправления, эти действия можно продолжить следующим образом.

В открытом отчете Карточка счета или Отчете по проводкам можно нажать кнопкой мыши на записи проводки, вызывающей сомнение, — на экране появится форма исходного документа, сформировавшего эту проводку, или форма исходной операции. Если в исходном документе удастся найти ошибку, ее можно исправить и повторно провести документ — перезаписать проводки (или повторно сформировать проводки операции).

Следует иметь в виду, что отчеты, сформированные и выведенные на экран до этого, после перезаписи проводок самостоятельно не переформируются. Их нужно сформировать заново, нажав кнопку Сформировать командной панели.

Оборотно-сальдовая ведомость

Этот отчет является одним из наиболее часто используемых в бухгалтерской практике.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость формируется в виде таблицы, в каждой строке которой выводится информация по определенному счету бухгалтерского учета. Счета упорядочены по возрастанию номеров.

Для каждого счета бухгалтерского учета в таблице показаны суммы остатков на начало и конец периода (дебетовых и кредитовых), а также суммы оборотов по дебету и кредиту за установленный период.

Отчет предоставляет пользователю несколько вариантов расшифровки. Если дважды нажать кнопкой мыши на строке с записью счета, на экран компьютера будет выведен список для выбора одного из нескольких других отчетов, которые можно сформировать для выбранного счета.

Настройки отчета позволяют, в частности, установить или отменить вывод субсчетов, субконто, валютных сумм и сумм налогового учета (по счетам, для которых установлены соответствующие признаки), а также вывод развернутого сальдо. Признак вывода развернутого сальдо можно устанавливать как для отчета в целом, так и для отдельных счетов.

Определение. Развернутым сальдо называется сальдо (остаток), состоящее из двух компонентов: дебетового сальдо и кредитового сальдо. Дебетовое сальдо определяется как сумма дебетовых сальдо всех нижестоящих субсчетов, то есть как сумма остатков по тем субсчетам, где остатки являются дебетовыми. Кредитовое сальдо, соответственно, определяется как сумма кредитовых сальдо всех нижестоящих субсчетов, то есть как сумма остатков по тем субсчетам, где остатки являются кредитовыми.

Признак развернутого сальдо можно установить для всех счетов, при этом фактически развернутое сальдо будет рассчитываться только для активно-пассивных счетов и субсчетов, имеющих субсчета.

Признак вывода развернутого сальдо целесообразно устанавливать для счетов учета расчетов, чтобы при формировании отчета не происходил искусственный взаимозачет не связанных между собой долгов.

Для начального формирования этого отчета следует воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты: Оборотно-сальдовая ведомость.

Шахматная ведомость

Этот отчет содержит табличное представление оборотов между счетами за выбранный период времени. Строки таблицы соответствуют дебетуемым счетам, а столбцы — кредитуемым счетам.

Размер таблицы отчета может быть настолько большим, что она не поместится полностью на экране компьютера. В таком случае ее можно просматривать только отдельными фрагментами, перемещая их на экране с помощью полос прокрутки формы отчета.

В ячейке сформированного отчета на пересечении счетов дебета и кредита выводится оборот между ними за выбранный период: оборот с дебета счета, указанного слева, в кредит счета, указанного сверху.

Если дважды нажать кнопкой мыши на такой ячейке, поверх сформированного отчета Шахматная ведомость будет выведена расшифровка — Отчет по проводкам, который будет содержать проводки с соответствующей корреспонденцией счетов.

Для начального формирования этого отчета следует воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты — Шахматная ведомость.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Этот отчет показывает начальные и конечные остатки, а также обороты за период для выбранного счета. Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить остатки и обороты отдельно по объектам аналитического учета (субконто). Если выбранный счет содержит субсчета, отчет можно сформировать с детализацией по субсчетам.

Например, если нужно получить данные о расходах основного производства в течение отчетного периода, в параметрах отчета следует указать счет 231 Основное производство. Сформированный отчет покажет расходы на производство с двумя уровнями разбивки — по подразделениям организации и по номенклатурным группам в пределах каждого подразделения.

В настройках отчета можно установить признак вывода развернутого сальдо для выбранного счета. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом. Если признак вывода развернутого сальдо установлен, то в строке Итого развернутое выводится развернутое сальдо по счету, а в строке Итого — свернутое сальдо.

По составу исходной информации отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету напоминает фрагмент отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

Для начального формирования этого отчета можно воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Кроме того, отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету можно сформировать так: предварительно сформировать отчет Оборотно-сальдовая ведомость, в его форме дважды нажать кнопкой мыши на строке нужного счета и в появившемся списке выбрать название отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Обороты счета

Отчет Обороты счета выводит начальный и конечный остатки и обороты выбранного счета за выбранный период, а также детализацию этих оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Данные выводятся с дополнительной разбивкой по периодам времени заданной периодичности, для которой можно выбрать месяц, квартал или год.

Разным периодам соответствуют разные строки отчета. В каждой строке отчета слева направо отображаются следующие данные:

• период времени (месяц, квартал или год);
• начальное сальдо (дебетовое и кредитовое);
• суммарный дебетовый оборот счета;
• разбивка дебетового оборота счета по корреспондирующим счетам (то есть обороты с дебета выбранного счета в кредиты корреспондирующих счетов);
• суммарный кредитовый оборот счета;
• разбивка кредитового оборота счета по корреспондирующим счетам (то есть обороты с кредита выбранного счета в дебеты корреспондирующих счетов);
• конечное сальдо (дебетовое и кредитовое).

С помощью настроек отчета (раздел Отбор панели настройки) можно отключить вывод части информации, а дебетовые и кредитовые обороты можно детализировать до субсчетов корреспондирующих счетов.

Отчет Обороты счета, в частности, дает ответ на следующий вопрос: в каком объеме и в корреспонденции с какими счетами поступали и списывались средства на выбранном счете в течение выбранного периода времени.

На панели настройки отчета Обороты счета можно установить признак вывода развернутого сальдо для выбранного счета. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом.

Этот отчет можно использовать как удобную и компактную выборку информации по выбранному счету из объемных отчетов: Оборотно-сальдовой ведомости и Шахматной ведомости.

Для формирования отчета можно воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты — Обороты счета или вызвать его двойным нажатием кнопки мыши из предварительно сформированного отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

Анализ счета

Отчет Анализ счета отображает обороты между выбранным счетом и всеми другими счетами за определенный период, а также остатки по выбранному счету на начало и конец периода. По содержанию выводимой информации этот отчет похож на отчет Обороты счета; отличие заключается преимущественно в форме представления информации.

Как и в отчете Обороты счета, в отчете Анализ счета данные могут выводиться с дополнительной разбивкой по периодам времени.

Сформированный отчет представляет собой таблицу, в строках которой приведены номера корреспондирующих счетов и обороты в их дебет и кредит (соответственно с кредита и дебета выбранного счета), а также промежуточные итоги в разрезе установленной периодичности.

В настройках отчета Анализ счета можно установить признак вывода развернутого сальдо для выбранного счета. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом.

Для формирования этого отчета можно воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты — Анализ счета или вызвать его из предварительно сформированного отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

Карточка счета

Отчет Карточка счета — это стандартный отчет с максимальной степенью детализации — до элементарной учетной записи, то есть до проводки. Сформированный отчет представляет собой упорядоченную по датам выборку информации о проводках, относящихся к выбранному периоду времени и в которых использован выбранный счет.

Отчет выводится в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной проводке. Слева направо выводится следующая информация:

• дата;
• сведения о документе и операции, сформировавших проводку;
• сведения о дебетовом обороте выбранного счета в этой проводке (если выбранный счет использовался в проводке как счет дебета): корреспондирующий счет и сумма дебетового оборота;
• сведения о кредитовом обороте выбранного счета в этой проводке (если выбранный счет использовался в проводке как счет кредита): корреспондирующий счет и сумма кредитового оборота;
• сальдо выбранного счета, образовавшееся после записи проводки.

Кроме того, в таблице выводится итоговая информация: начальный остаток по выбранному счету, а также конечный остаток и итоговые обороты.

Настройки отчета позволяют задать вывод промежуточных итогов в разрезе выбранной периодичности: по дням, неделям и т. п. Если по счету ведется аналитический учет, в настройках можно задать отбор проводок по значению субконто.

Для формирования этого отчета можно воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты — Карточка счета или вызвать его из предварительно сформированного отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

Анализ субконто

Отчет Анализ субконто показывает начальное и конечное сальдо, а также обороты за период по счетам, имеющим выбранный вид субконто и выбранное значение субконто, если значение было выбрано.

Для каждого значения субконто предусмотрена детализация по счетам. Панель настройки отчета позволяет задать вывод количества, налоговых назначений и валют, дополнительную детализацию по субсчетам, валютные и налоговые суммы.

Обороты между субконто

Отчет Обороты между субконто выводит список всех оборотов между двумя выбранными видами субконто за выбранный период времени.

Для формирования отчета можно воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты — Обороты между субконто.

Карточка субконто

Отчет Карточка субконто представляет собой стандартный отчет с детализацией до проводки. Сформированный отчет представляет собой упорядоченную по датам выборку информации о проводках, относящихся к выбранному периоду времени и в которых использован выбранный вид субконто или значение субконто.

Отчет выводится в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной проводке. По своей структуре отчет аналогичен отчету Карточка счета.

В таблице выводится итоговая информация: начальный остаток по выбранному счету, а также конечный остаток и итоговые обороты.

Настройки отчета позволяют задать вывод промежуточных итогов в разрезе выбранной периодичности: по дням, неделям и т. п.

Сводные проводки

Этот отчет содержит список сводных проводок за выбранный период времени. Настройки отчета позволяют задать детализацию отчета до субконто, упорядочивание по дебетовым или кредитовым счетам, а также установить отборы по счетам, валюте и т. п.

Для формирования этого отчета следует воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты — Сводные проводки.

Отчет по проводкам

В этот отчет выводятся сведения из проводок, отобранных по заданным критериям. При использовании настроек по умолчанию в отчет будет выведен список проводок, который, в отличие от журнала проводок, можно распечатать на бумаге. На панели настройки отчета можно указать критерии, по которым данные проводок должны выводиться в отчет: счет дебета, счета кредита, валюту, документ, фрагмент текста, который должен содержаться в содержании операции, налоговое назначение или наименование субконто.

Для начального формирования этого отчета следует воспользоваться меню Отчеты — Стандартные отчеты: Отчет по проводкам.

Главная книга

Этот отчет показывает для каждого счета начальное и конечное сальдо и его обороты с другими счетами за выбранный период времени.

Детализация до субсчетов не предусмотрена, но в настройках отчета можно задать детализацию периода, для которой можно выбрать месяц, квартал, полугодие, год. Кроме того, можно указать признак разбивки по листам, чтобы при печати отчета данные каждого счета выводились в виде отдельного листа главной книги.

Универсальный отчет

Отчет предназначен для получения данных по документам, справочникам, регистрам накопления и регистрам сведений информационной базы.

В заголовке отчета указывается источник данных, по которому нужно построить отчет.

Выбирается тип источника: документ, справочник, регистр накопления, сведений или бухгалтерии. Затем выбирается собственно источник данных: вид документов, конкретный справочник или регистр, по которому должны быть получены данные.

Для отчета по документам и справочникам дополнительно выбирается табличная часть, данные которой будут отображены; если табличная часть не выбрана, отчет будет построен по данным реквизитов. Для отчета по периодическим регистрам сведений уточняется, будет ли отображен срез последних или первых записей.

Настройка отчета выполняется кнопкой Показать настройки так же, как для других стандартных отчетов.