Стандартні звіти

Загальна характеристика стандартних звітів

Оборотно-сальдова відомість

Шахова відомість

Оборотно-сальдова відомість по рахунку

Обороти рахунку

Аналіз рахунку

Картка рахунку

Аналіз субконто

Обороти між субконто

Картка субконто

Зведені проводки

Звіт по проводках

Головна книга

Універсальний звіт

 

Загальна характеристика стандартних звітів

До «BAS Бухгалтерії» включено стандартні звіти, призначені для отримання даних за залишками й оборотами рахунків і субконто, а також за проводками в різних розрізах бухгалтерського й податкового обліку.

Стандартні звіти призначені переважно для внутрішнього використання на підприємствах, що ведуть бухгалтерський і податковий облік за допомогою «BAS Бухгалтерії».

У конфігурації передбачено такий набір стандартних звітів:

• Оборотно-сальдова відомість;
• Шахова відомість;
• Оборотно-сальдова відомість по рахунку;
• Обороти рахунку;
• Аналіз рахунку;
• Картка рахунку;
• Аналіз субконто;
• Обороти між субконто;
• Картка субконто;
• Зведені проводки;
• Звіт по проводках;
• Головна книга;
• Діаграма.

Перелічені звіти доступні через меню Звіти.

• Звіти використовують синтетичні й аналітичні дані бухгалтерського та податкового обліку. Ті самі звіти призначені для отримання даних бухгалтерського і податкового обліку.

Настройка параметрів звіту

У верхній частині форми звіту розташована командна панель.

За допомогою командної панелі можна виконувати дії зі звітом: змінювати його настройки, друкувати, зберігати тощо.

Роздрукувати звіт можна за допомогою кнопки Друк.

Звіт можна зберегти як електронний документ (регістр обліку), підписаний ЕЦП, за допомогою кнопки Регістр обліку. Зберегти звіт у зовнішніх форматах (текстові формати, .xls тощо) можна командою головного меню Файл – Зберегти.

Виділивши комірки табличної частини, можна відразу отримати підсумкову суму в полі Σ.

Панель настройки відкривається за допомогою кнопки Показати настройки.

Для збереження настройок звіту можна скористатися кнопкою Ще – Зберегти настройки; для завантаження настройок звіту — Ще – Вибрати настройки.

Параметри звіту

Вікно настройок відкривається кнопкою Показати настройки. Після завершення настройки звіту потрібно натиснути кнопку Сформувати. Щоб закрити вікно настройок без переформування звіту, потрібно натиснути кнопку Приховати настройки.

У вікні настройок також доступні кнопки Зберегти настройки і Вибрати настройки.

Групування

На закладці Групування можна задати групування за аналітичними об'єктами (субконто, вимірами). Порядок групування змінюється за допомогою кнопок Вгору, Вниз.

Як групування можна вибирати не лише самі аналітичні об'єкти, а й їхні властивості та реквізити. Наприклад, на рахунках 2-го класу можна використовувати не тільки групування Номенклатура, а й групування Номенклатура. Номенклатурна група.

Також за допомогою панелі можна встановити настройку деталізації за субрахунками.

Відбір даних для звіту

На закладці Відбір можна вказати перелік категорій даних, для яких слід формувати звіт, або, навпаки, які не потрібно враховувати під час формування звіту.

Відбір умов для формування звіту виконується аналогічно універсальному відбору у списках. На закладці Відбір спеціальної форми настройки відображається таблична частина, що містить три колонки.

У колонці Поле слід вибрати параметр або реквізит, доступний для настройки звіту. В останній колонці зазначається конкретне значення вибраного параметра або реквізиту параметра. Наприклад, якщо в колонці Поле для вибору доступний параметр Рахунок, то також буде доступний будь-який його реквізит: Кількісний, Валютний та ін.

У колонці Вид порівняння вибирається умова порівняння. Можна вибрати такі варіанти:

• Дорівнює — параметр має точно дорівнювати значенню;
• Не дорівнює — параметр не дорівнює значенню;
• У списку — параметр має дорівнювати одному зі значень, зазначених у графі Значення (у разі вибору такої умови в графі Значення можна зазначити не одне значення, а список значень);
• В групі — параметр має дорівнювати або самому значенню, або залежному значенню (наприклад, значенню рахунку або будь-якого субрахунку цього рахунку);
• В групі зі списку — аналогічно попередній умові для списку значень;
• Не в групі — параметр не має дорівнювати ні самому значенню, ні залежним значенням;
• Не в групі зі списку — аналогічно попередній умові для списку значень.

Якщо в табличній частині зазначити дві або більше умов, заповнивши кілька рядків, то під час відбору даних для формування звіту одночасно перевірятиметься дотримання всіх зазначених умов (так зване об'єднання умов за І).

Показники

Настроюється склад показників звіту. Для рахунку обліку залежно від його властивостей можуть одночасно виводитися дані бухгалтерського й податкового обліку, а також різниця між ними, дані про кількість і валютну суму.

Додаткові поля

На закладці Додаткові поля можна вказати додаткові дані про аналітичні об'єкти, що є групуваннями звіту. Наприклад, на рахунках 2-го класу для групування Номенклатура можна додатково зазначити базову одиницю виміру.

Сортування

За допомогою панелі сортування можна впорядкувати значення за графами (полями) звіту. Наприклад, сальдо на початок можна сортувати за зростанням або спаданням значень. Елементи довідника Контрагенти можна сортувати за будь-яким реквізитом: кодом ЄДРПОУ, найменуванням тощо. Можна задати відразу кілька настройок сортування.

Оформлення

За допомогою панелі оформлення можна керувати настройками заголовка, виведенням підписів, виділенням від’ємних залишків. Також можна вибрати один зі встановлених варіантів оформлення звіту.

Механізм розшифровки звітних даних

Перевагою всіх стандартних звітів є можливість їх деталізації (розшифровки). Ця можливість істотно полегшує виявлення та виправлення помилок, дає змогу швидко знаходити відповіді на запитання, що виникають у поточній роботі користувачів.

Під час наведення курсору на комірку, яку можна розшифрувати, курсор набуває вигляду . Розшифровка виконується подвійним натисканням кнопки миші на комірці з показником, що цікавить користувача.

У допоміжному вікні можна уточнити варіант розшифровки. Результат розшифровки виводиться на екран комп'ютера поверх вихідного звіту у вигляді окремої форми.

Якщо описану послідовність дій використовують для пошуку облікової помилки та її подальшого виправлення, ці дії можна продовжити так.

У відкритому звіті Картка рахунку або Звіті по проводках можна натиснути кнопкою миші на записі проводки, що викликає сумнів, — на екрані з'явиться форма вихідного документа, який сформував цю проводку, або форма вихідної операції. Якщо у вихідному документі вдасться знайти помилку, її можна виправити та повторно провести документ — перезаписати проводки (або повторно сформувати проводки операції).

Слід мати на увазі, що звіти, сформовані та виведені на екран до цього, після перезапису проводок самостійно не переформуються. Їх потрібно сформувати заново, натиснувши кнопку Сформувати командної панелі.

Оборотно-сальдова відомість

Цей звіт є одним із найчастіше використовуваних у бухгалтерській практиці.

Звіт Оборотно-сальдова відомість формується у вигляді таблиці, у кожному рядку якої виводиться інформація щодо певного рахунку бухгалтерського обліку. Рахунки впорядковано за зростанням номерів.

Для кожного рахунку бухгалтерського обліку в таблиці показано суми залишків на початок і кінець періоду (дебетових і кредитових), а також суми оборотів за дебетом і кредитом за встановлений період.

Звіт надає користувачу кілька варіантів розшифровки. Якщо двічі натиснути кнопкою миші на рядку із записом рахунку, на екрані комп'ютера буде виведено список для вибору одного з кількох інших звітів, які можна сформувати для вибраного рахунку.

Настройки звіту дають змогу, зокрема, встановити або скасувати виведення субрахунків, субконто, валютних сум і сум податкового обліку (за рахунками, для яких встановлено відповідні ознаки), а також виведення розгорнутого сальдо. Ознаку виведення розгорнутого сальдо можна встановлювати як для звіту загалом, так і для окремих рахунків.

Визначення. Розгорнутим сальдо називається сальдо (залишок), складене з двох компонентів: дебетового сальдо і кредитового сальдо. Дебетове сальдо визначається як сума дебетових сальдо всіх нижчих субрахунків, тобто як сума залишків за тими субрахунками, де залишки є дебетовими. Кредитове сальдо, відповідно, визначається як сума кредитових сальдо всіх нижчих субрахунків, тобто як сума залишків за тими субрахунками, де залишки є кредитовими.

Ознаку розгорнутого сальдо можна встановити для всіх рахунків, водночас фактично розгорнуте сальдо розраховуватиметься лише для активно-пасивних рахунків і субрахунків, що мають субрахунки.

Ознаку виведення розгорнутого сальдо доцільно встановлювати для рахунків обліку розрахунків, щоб під час формування звіту не відбувався штучний взаємозалік не пов'язаних між собою боргів.

Для початкового формування цього звіту слід скористатися меню Звіти — Стандартні звіти: Оборотно-сальдова відомість.

Шахова відомість

Цей звіт містить табличне подання оборотів між рахунками за вибраний період часу. Рядки таблиці відповідають рахункам, що дебетуються, а стовпці — рахункам, що кредитуються.

Розмір таблиці звіту може бути настільки великим, що вона не поміститься повністю на екрані комп'ютера. У такому разі її можна переглядати лише окремими фрагментами, переміщуючи їх на екрані за допомогою лінійок прокручування форми звіту.

У комірці сформованого звіту на перетині рахунків дебету і кредиту виводиться оборот між ними за вибраний період: оборот з дебету рахунку, зазначеного зліва, у кредит рахунку, зазначеного зверху.

Якщо двічі натиснути кнопкою миші на такій комірці, поверх сформованого звіту Шахова відомість буде виведено розшифровку — Звіт по проводках, який міститиме проводки з відповідною кореспонденцією рахунків.

Для початкового формування цього звіту слід скористатися меню Звіти — Стандартні звіти — Шахова відомість.

Оборотно-сальдова відомість по рахунку

Цей звіт показує початкові та кінцеві залишки, а також обороти за період для вибраного рахунку. Для рахунків, за якими ведеться аналітичний облік, можна отримати залишки й обороти окремо за об'єктами аналітичного обліку (субконто). Якщо вибраний рахунок містить субрахунки, звіт можна сформувати з деталізацією за субрахунками.

Наприклад, якщо потрібно отримати дані про витрати основного виробництва протягом звітного періоду, у параметрах звіту слід зазначити рахунок 231 Основне виробництво. Сформований звіт покаже витрати на виробництво з двома рівнями розбивки — за підрозділами організації та за номенклатурними групами в межах кожного підрозділу.

У настройках звіту можна встановити ознаку виведення розгорнутого сальдо для вибраного рахунку. При цьому розгорнуте сальдо розраховується для кожного рівня групування та за рахунком загалом. Якщо ознаку виведення розгорнутого сальдо встановлено, то в рядку Разом розгорнуте виводиться розгорнуте сальдо за рахунком, а в рядку Разом — згорнуте сальдо.

За складом вихідної інформації звіт Оборотно-сальдова відомість по рахунку нагадує фрагмент звіту Оборотно-сальдова відомість.

Для початкового формування цього звіту можна скористатися меню Звіти — Стандартні звіти — Оборотно-сальдова відомість по рахунку. Крім того, звіт Оборотно-сальдова відомість по рахунку можна сформувати так: попередньо сформувати звіт Оборотно-сальдова відомість, у його формі двічі натиснути кнопкою миші на рядку потрібного рахунку та у списку, що з'явиться, вибрати назву звіту Оборотно-сальдова відомість по рахунку.

Обороти рахунку

Звіт Обороти рахунку виводить початковий і кінцевий залишки та обороти вибраного рахунку за вибраний період, а також деталізацію цих оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків. Дані виводяться з додатковою розбивкою за періодами часу заданої періодичності, для якої можна вибрати місяць, квартал або рік.

Різним періодам відповідають різні рядки звіту. У кожному рядку звіту зліва направо відображаються такі дані:

• період часу (місяць, квартал або рік);
• початкове сальдо (дебетове і кредитове);
• сумарний дебетовий оборот рахунку;
• розбивка дебетового обороту рахунку за кореспондуючими рахунками (тобто обороти з дебету вибраного рахунку в кредити кореспондуючих рахунків);
• сумарний кредитовий оборот рахунку;
• розбивка кредитового обороту рахунку за кореспондуючими рахунками (тобто обороти з кредиту вибраного рахунку в дебети кореспондуючих рахунків);
• кінцеве сальдо (дебетове і кредитове).

За допомогою настройок звіту (розділ Відбір панелі настройки) можна вимкнути виведення частини інформації, а дебетові й кредитові обороти можна деталізувати до субрахунків кореспондуючих рахунків.

Звіт Обороти рахунку, зокрема, дає відповідь на таке запитання: в якому обсязі та в кореспонденції з якими рахунками надходили й списувалися кошти на вибраному рахунку протягом вибраного періоду часу.

На панелі настройки звіту Обороти рахунку можна встановити ознаку виведення розгорнутого сальдо для вибраного рахунку. При цьому розгорнуте сальдо розраховується для кожного рівня групування та за рахунком загалом.

Цей звіт можна використовувати як зручну й компактну вибірку інформації щодо вибраного рахунку з об'ємних звітів: Оборотно-сальдової відомості і Шахової відомості.

Для формування звіту можна скористатися меню Звіти — Стандартні звіти — Обороти рахунку або викликати його подвійним натисканням кнопки миші з попередньо сформованого звіту Оборотно-сальдова відомість.

Аналіз рахунку

Звіт Аналіз рахунку відображає обороти між вибраним рахунком та всіма іншими рахунками за певний період, а також залишки за вибраним рахунком на початок і кінець періоду. За змістом виведеної інформації цей звіт схожий на звіт Обороти рахунку; відмінність полягає переважно у формі подання інформації.

Як і у звіті Обороти рахунку, у звіті Аналіз рахунка дані можуть виводитися з додатковою розбивкою за періодами часу.

Сформований звіт являє собою таблицю, у рядках якої наведено номери кореспондуючих рахунків та обороти в їх дебет і кредит (відповідно з кредиту й дебету вибраного рахунку), а також проміжні підсумки в розрізі встановленої періодичності.

У настройках звіту Аналіз рахунку можна встановити ознаку виведення розгорнутого сальдо для вибраного рахунку. При цьому розгорнуте сальдо розраховується для кожного рівня групування та за рахунком загалом.

Для формування цього звіту можна скористатися меню Звіти — Стандартні звіти — Аналіз рахунку або викликати його з попередньо сформованого звіту Оборотно-сальдова відомість.

Картка рахунку

Звіт Картка рахунку — це стандартний звіт із максимальним ступенем деталізації — до елементарного облікового запису, тобто до проводки. Сформований звіт являє собою впорядковану за датами вибірку інформації про проводки, які стосуються вибраного періоду часу та в яких використано вибраний рахунок.

Звіт виводиться у вигляді таблиці, кожен рядок якої відповідає одній проводці. Зліва направо виводиться така інформація:

• дата;
• відомості про документ і операції, які сформували проводку;
• відомості про дебетовий оборот вибраного рахунку в цій проводці (якщо вибраний рахунок використовувався в проводці як рахунок дебету): кореспондуючий рахунок і сума дебетового обороту;
• відомості про кредитовий оборот вибраного рахунку в цій проводці (якщо вибраний рахунок використовувався в проводці як рахунок кредиту): кореспондуючий рахунок і сума кредитового обороту;
• сальдо вибраного рахунку, що утворилося після запису проводки.

Крім того, у таблиці виводиться підсумкова інформація: початковий залишок за вибраним рахунком, а також кінцевий залишок і підсумкові обороти.

Настройки звіту дають змогу задати виведення проміжних підсумків у розрізі вибраної періодичності: за днями, тижнями тощо. Якщо за рахунком ведеться аналітичний облік, у настройках можна задати відбір проводок за значенням субконто.

Для формування цього звіту можна скористатися меню Звіти — Стандартні звіти — Картка рахунка або викликати його з попередньо сформованого звіту Оборотно-сальдова відомість.

Аналіз субконто

Звіт Аналіз субконто показує початкове й кінцеве сальдо, а також обороти за період за рахунками, що мають вибраний вид субконто та вибране значення субконто, якщо значення було вибрано.

Для кожного значення субконто передбачено деталізацію за рахунками. Панель настройки звіту дає змогу задати виведення кількості, податкових призначень і валют, додаткову деталізацію за субрахунками, валютні та податкові суми.

Обороти між субконто

Звіт Обороти між субконто виводить список усіх оборотів між двома вибраними видами субконто за вибраний період часу.

Для формування звіту можна скористатися меню Звіти — Стандартні звіти — Обороти між субконто.

Картка субконто

Звіт Картка субконто являє собою стандартний звіт із деталізацією до проводки. Сформований звіт являє собою впорядковану за датами вибірку інформації про проводки, які стосуються вибраного періоду часу та в яких використано вибраний вид субконто або значення субконто.

Звіт виводиться у вигляді таблиці, кожен рядок якої відповідає одній проводці. За своєю структурою звіт аналогічний звіту Картка рахунку.

У таблиці виводиться підсумкова інформація: початковий залишок за вибраним рахунком, а також кінцевий залишок і підсумкові обороти.

Настройки звіту дають змогу задати виведення проміжних підсумків у розрізі вибраної періодичності: за днями, тижнями тощо.

Зведені проводки

Цей звіт містить список зведених проводок за вибраний період часу. Настройки звіту дають змогу задати деталізацію звіту до субконто, упорядкування за дебетовими або кредитовими рахунками, а також встановити відбори за рахунками, валютою тощо.

Для формування цього звіту слід скористатися меню Звіти — Стандартні звіти — Зведені проводки.

Звіт по проводках

До цього звіту виводяться відомості з проводок, відібраних за заданими критеріями. Під час використання настройок за замовчуванням до звіту буде виведено список проводок, який, на відміну від журналу проводок, можна роздрукувати на папері. На панелі настройки звіту можна вказати критерії, за якими дані проводок мають виводитися у звіт: рахунок дебету, рахунки кредиту, валюту, документ, фрагмент тексту, який має міститися у змісті операції, податкове призначення або найменування субконто.

Для початкового формування цього звіту слід скористатися меню Звіти — Стандартні звіти: Звіт по проводках.

Головна книга

Цей звіт показує для кожного рахунку початкове та кінцеве сальдо і його обороти з іншими рахунками за вибраний період часу.

Деталізацію до субрахунків не передбачено, але в настройках звіту можна задати деталізацію періоду, для якої можна вибрати місяць, квартал, півріччя, рік. Крім того, можна вказати ознаку розбивки по листах, щоб під час друку звіту дані кожного рахунку виводилися у вигляді окремого листа головної книги.

Універсальний звіт

Звіт призначено для отримання даних щодо документів, довідників, регістрів накопичення та регістрів відомостей інформаційної бази.

У заголовку звіту вказується джерело даних, за яким потрібно побудувати звіт.

Вибирається тип джерела: документ, довідник, регістр накопичення, відомостей або бухгалтерії. Потім вибирається власне джерело даних: вид документів, конкретний довідник або регістр, за яким мають бути отримані дані.

Для звіту за документами й довідниками додатково вибирається таблична частина, дані якої будуть відображені; якщо табличну частину не вибрано, звіт буде побудовано за даними реквізитів. Для звіту за періодичними регістрами відомостей уточнюється, чи буде відображено зріз останніх або перших записів.

Настройка звіту виконується кнопкою Показати настройки так само, як для інших стандартних звітів.