Ведение штатного расписания в конфигурации Зарплата и Управление Персоналом для Украины (редакция 2.1)

Ввод штатного расписания

Отчетность по штатному расписанию

Контроль штатного расписания

Изменения штатного расписания

Штатное расписание представляет собой совокупность различной информации о штатных единицах организации: предполагаемое количество сотрудников, занимающих штатную единицу («Количество ставок»), а также форму и размер оплаты труда.

Под штатной единицей понимается некая должность в конкретном подразделении организации.

Ввод штатного расписания

Создание штатного расписания осуществляется с помощью документа «Изменение штатного расписания организаций» (рис.1). Для ввода разработанного штатного расписания в программу необходимо нажать на кнопку Добавить или по клавише Insert.

Рисунок 1 – документ «Изменение штатного расписания организаций»

Датой создания штатного расписания считается дата документа.

Поскольку штатная единица представляет собой должность в одном из подразделений организации, то при создании новой записи в документе «Изменение штатного расписания организаций» открываются два справочника «Подразделения организаций» и «Должности организаций». Справочник «Подразделения организаций» (рис. 2) хранит структуру организации по подразделениям, то есть список подразделений для целей регламентированного учета.

Рисунок 2 – Справочник «Подразделения организаций»

Справочник «Должности организаций» содержит список должностей, используемых в организациях (рис. 3):

Рисунок 3 – Справочник «Должности организаций»

В этом справочнике перечисляются все должности, которые есть на данном предприятии, а также для каждой должности определяется, входит ли она в административно-управленческий персонал. В связи с особенностью обложения НДФЛ шахтеров, в данном справочнике есть возможность определить наличие такой льготы по НДФЛ. Для этого необходимо установить соответствующие флаги в справочнике (рис. 4):

Рисунок 4 – Элемент справочника «Должности организаций»

Здесь же указывается категория должности. Список категорий содержится в справочнике «Категории должностей» и может дополняться.

Список должностей, используемый для целей кадрового планирования и подбора персонала, хранится в справочнике «Должности».

Связь между должностями, в разрезе которых ведется учет, и должностями, в разрезе которых ведется кадровое планирование (справочник «Должности») устанавливается в элементе справочника «Должности организаций» (рис. 5):

Рисунок 5 – Справочники «Категории должностей» и «Должности»

Для облегчения заполнения справочника «Должности организаций» в типовую конфигурацию включен национальный классификатор профессий, содержащий их коды. Открыть классификатор можно по кнопке «Подбор из ОКПДТР» из формы списка справочника «Должности организаций» (рис. 6):

Рисунок 6 – Национальный классификатор профессий

В табличной части «Штатные единицы» вводится список штатных единиц организации и для каждой единицы указываются:

• количество ставок по штатной единице, а также количество созданных новых рабочих мест;
• минимальная и максимальная тарифная ставка (так называемая «вилка окладов»);
• вид тарифной ставки (месячная, дневная, часовая);
• валюта тарифной ставки;
• график работы.

Остановимся на некоторых пунктах подробнее.

Количество созданных новых рабочих мест. В соответствии с требованиями Закона № 5067 от 05.07.2012 г. в документе «Изменение штатного расписания организаций» кроме общего количества ставок реализована возможность указать количество созданных новых рабочих мест (рис. 7):

Рисунок 7 – документ «Изменение штатного расписания организаций»

Вид тарифной ставки определяет систему оплаты труда, то есть способ исчисления размера вознаграждения, подлежащего выплате работнику в соответствии с произведенными им затратами труда или по результатам труда (рис. 8):

Рисунок 8 – выбор вида тарифной ставки

Валюта тарифной ставки. Валюта регламентированного учета для Украины – гривна. При указании размера тарифной ставке в валюте, отличной от гривны, необходимо из справочника «Валюты» выбрать данный элемент (рис. 9). При установке валюты, отличной от гривны, пересчет в валюту регламентированного учета для отражения в отчетах осуществляется по курсу, установленному на текущий месяц в регистре сведений «Курсы валют для расчетов с персоналом».

Рисунок 9 – выбор валюты тарифной ставки

График работы. Справочник «Графики работы» содержит перечень всех графиков работы предприятия и организаций и служит для задания нормы рабочего времени (рис. 10).

Рисунок 10 – Справочник «Графики работы»

Выбранное для данной штатной единицы значение используется в дальнейшем для заполнения по умолчанию. В частности, в документе приема на работу сотрудника на эту штатную единицу в случае, если график работы не указан в трудовом договоре сотрудника и в информационной базе не заполнены значения по умолчанию для реквизита «График работы» в настройке пользователя.

Также, значение используется для определения месячного фонда заработной платы по штатной единице в отчете. Например, если указывается дневная или часовая ставка, то для расчета месячной суммы затрат на оплату труда требуется количество рабочих дней или часов в месяце.

В табличной части «Надбавки» можно указать доплаты, связанные со штатной единицей, то есть те, которые будут начисляться всем работникам, занимающим данную штатную единицу, например, доплата за вредные условия труда. Данные о таких надбавках фиксируются в регистре сведений «Надбавки по штатному расписанию», а отображаются для просмотра в форме регистра «Штатное расписание организаций» (рис. 11):

Рисунок 11 – Отражение надбавок в штатном расписании

Видимость тех или иных колонок табличной части документа настраивается в специальном окне «Настройка списка», вызываемом из контекстного меню табличной части документа (открывается нажатием правой клавиши мыши при условии, что курсор находится в табличной части документа).

Например, необходимо скрыть колонки «Мин.тарифная ставка» и «Макс.тарифная ставка». Для этого в «Настройке списка» снимаем флаг для этих колонок (рис. 12):

Рисунок 12 – документ «Изменение штатного расписания организаций»

После ввода штатного расписания в программу можно сформировать печатную форму штатного расписания. Это можно сделать по кнопке Печать как из документа «Изменение штатного расписания организаций», так и из регистра сведений «Штатное расписание организаций» (рис. 13):

Рисунок 13 – Печатная форма штатного расписания

Штатное расписание организаций в конфигурации хранится в периодическом (до дня) регистре сведений «Штатное расписание организаций» (рис. 14):

Рисунок 14 – регистр сведений «Штатное расписание организаций»

Отчетность по штатному расписанию

Отчетность по штатному расписанию организаций представлена в типовой конфигурации следующими отчетами:

1. «Штатное расписание организаций» (Штатное расписание в произвольной форме) - отчет отображает список штатных единиц с информацией о количестве вакантных, запланированных и занятых ставок и прочей характеристикой штатных единиц. Форма и состав отчета можно настраивать (рис. 15):
   
   Рисунок 15 – отчет «Штатное расписание организаций»

    

2. «Штатная расстановка организаций» - отчет предоставляет информацию о том, какие штатные единицы и какой работник занимает в разрезе подразделений и должностей (рис. 16):
   
   Рисунок 16 – отчет «Штатная расстановка организаций»

    

3. «Утвержденное штатное расписание организации» - отчет позволяет рассчитать месячный фонд оплаты труда для каждой штатной единицы организации, при этом можно сделать отбор по конкретному подразделению (рис. 17):
   
   Рисунок 17 – отчет «Утвержденное штатное расписание организации»

    

4. «Структура штатного расписания» - отчет отображает структуру организации в виде блок-схемы и показывает иерархию подразделений организаций и должностей подразделений. Этот отчет можно получить из формы штатного расписания (рис. 18):
   
   Рисунок 18 – отчет «Структура штатного расписания»

   Отчет «Структура штатного расписания» - это один из варианта отчета «Организационная диаграмма организации».

   Сам же отчет «Организационная диаграмма организации» можно также сформировать с отражением структуры организации в виде блок-схемы в разрезе подразделений (вид отчета установить «Структура подразделений»), а также в разрезе подразделений, должности подразделений с указанием работников (вид отчета «Организационная диаграмма»).

Контроль штатного расписания

В программе имеется возможность автоматического контроля данных регламентированного кадрового учета на соответствие штатному расписанию организации: может проверяться наличие свободных ставок в штатном расписании и/или соответствие размера тарифной ставки работника диапазону тарифных ставок, указанных для строки штатного расписания.

Подключение контроля штатного расписания производится на закладке «Кадровый учет» формы настроек параметров учета (рис. 19):

Рисунок 19 – Настройка параметров учета

Контроль осуществляется при регистрации кадровых событий: в случае обнаружения несоответствий регистрация кадрового события запрещается. Документ не проводится и выдается сообщение об ошибке (рис. 20).

Рисунок 20 – Ошибка при проведении документа

Изменения штатного расписания

Внесение изменений/дополнений в штатное расписание осуществляется с помощью документа «Изменение штатного расписания организаций».

Как было сказано выше, датой изменения штатного расписания считается дата документа: .

1. Изменение количества ставок по штатной единице

   Для уменьшения/увеличения количества ставок по какой-либо должности необходимо создать новый документ «Изменение штатного расписания организаций» и в строке по этой должности указать новое число ставок в колонке «Количество ставок».

    

2. Ввод новой штатной единицы

   Ввод новой штатной единицы осуществляется в новом документе «Изменение штатного расписания организаций» созданием новой записи и заполнением сведений о штатной единице.

    

3. Вывод штатной единицы

   Если какую-либо штатную единицу необходимо удалить из штатного расписания, то в новом документе «Изменение штатного расписания организаций» в графе «Количество ставок» для этой единицы следует указать количество «0».

    

4. Изменения тарифной ставки по штатной единице

   Для изменения тарифной ставки для штатной единицы необходимо в новом документе «Изменение штатного расписания организаций» в строке по этой должности указать новую тарифную ставку.

    

5. Ввод новых надбавок, предусмотренных для штатной единицы

   Добавление надбавок для штатной единицы регистрируется вводом новой записи в новом документе «Изменение штатного расписания организаций» на закладке «Надбавки» и заполнением сведений о надбавке.

    

6. Изменение надбавок, предусмотренных для штатной единицы

   Изменить процент надбавки или сумму надбавки необходимо в новом документе «Изменение штатного расписания организаций» заполнением соответствующих полей новым значением.

    

7. Удаление надбавок, предусмотренных для штатной единицы

   Удаление надбавки для штатной единицы регистрируется удалением строки с надбавкой в новом документе «Изменение штатного расписания организаций».

   Для замены одной надбавки на другую необходимо в документе «Изменение штатного расписания организаций» для старой надбавки установить процент надбавки 0, а затем ввести новую путем ввода новой записи и заполнением сведений о надбавке.