Ведення штатного розпису в конфігурації Зарплата та Управління Персоналом для України (редакція 2.1)

Введення штатного розпису

Звітність за штатним розписом

Контроль штатного розпису

Зміни штатного розпису

Штатний розпис являє собою сукупність різної інформації про штатні одиниці організації: передбачувана кількість співробітників, які займають штатну одиницю («Кількість ставок»), а також форму і розмір оплати праці.

Під штатною одиницею розуміється певна посада в конкретному підрозділі організації.

Введення штатного розпису

Створення штатного розпису здійснюється за допомогою документа «Зміна штатного розпису організацій» (рис.1). Для введення розробленого штатного розпису до програми необхідно натиснути кнопку Додати або клавішу Insert.

Рисунок 1 – документ «Зміна штатного розпису організацій»

Датою створення штатного розпису вважається дата документа.

Оскільки штатна одиниця являє собою посаду в одному з підрозділів організації, то при створенні нового запису в документі «Зміна штатного розпису організацій» відкриваються два довідники «Підрозділи організацій» і «Посади організацій». Довідник «Підрозділи організацій» (рис. 2) зберігає структуру організації за підрозділами, тобто список підрозділів для цілей регламентованого обліку.

Рисунок 2 – Довідник «Підрозділи організацій»

Довідник «Посади організацій» містить список посад, що використовуються в організаціях (рис. 3):

Рисунок 3 – Довідник «Посади організацій»

У цьому довіднику перелічуються всі посади, які є на даному підприємстві, а також для кожної посади визначається, чи належить вона до адміністративно-управлінського персоналу. У зв'язку з особливістю оподаткування ПДФО шахтарів, у цьому довіднику є можливість визначити наявність такої пільги з ПДФО. Для цього необхідно встановити відповідні прапорці в довіднику (рис. 4):

Рисунок 4 – Елемент довідника «Посади організацій»

Тут же зазначається категорія посади. Список категорій міститься в довіднику «Категорії посад» і може доповнюватися.

Список посад, що використовується для цілей кадрового планування та підбору персоналу, зберігається в довіднику «Посади».

Зв'язок між посадами, у розрізі яких ведеться облік, і посадами, у розрізі яких ведеться кадрове планування (довідник «Посади») встановлюється в елементі довідника «Посади організацій» (рис. 5):

Рисунок 5 – Довідники «Категорії посад» і «Посади»

Для полегшення заповнення довідника «Посади організацій» до типової конфігурації включено національний класифікатор професій, що містить їхні коди. Відкрити класифікатор можна за кнопкою «Підбір з ОКПДТР» із форми списку довідника «Посади організацій» (рис. 6):

Рисунок 6 – Національний класифікатор професій

У табличній частині «Штатні одиниці» вводиться список штатних одиниць організації і для кожної одиниці зазначаються:

• кількість ставок за штатною одиницею, а також кількість створених нових робочих місць;
• мінімальна та максимальна тарифна ставка (так звана «вилка окладів»);
• вид тарифної ставки (місячна, денна, годинна);
• валюта тарифної ставки;
• графік роботи.

Зупинимося на деяких пунктах докладніше.

Кількість створених нових робочих місць. Відповідно до вимог Закону № 5067 від 05.07.2012 р. у документі «Зміна штатного розпису організацій» крім загальної кількості ставок реалізовано можливість зазначити кількість створених нових робочих місць (рис. 7):

Рисунок 7 – документ «Зміна штатного розпису організацій»

Вид тарифної ставки визначає систему оплати праці, тобто спосіб обчислення розміру винагороди, що підлягає виплаті працівникові відповідно до здійснених ним витрат праці або за результатами праці (рис. 8):

Рисунок 8 – вибір виду тарифної ставки

Валюта тарифної ставки. Валюта регламентованого обліку для України – гривня. При зазначенні розміру тарифної ставки у валюті, відмінній від гривні, необхідно з довідника «Валюти» вибрати цей елемент (рис. 9). При встановленні валюти, відмінної від гривні, перерахунок у валюту регламентованого обліку для відображення у звітах здійснюється за курсом, установленим на поточний місяць у регістрі відомостей «Курси валют для розрахунків з персоналом».

Рисунок 9 – вибір валюти тарифної ставки

Графік роботи. Довідник «Графіки роботи» містить перелік усіх графіків роботи підприємства й організацій та слугує для задання норми робочого часу (рис. 10).

Рисунок 10 – Довідник «Графіки роботи»

Вибране для цієї штатної одиниці значення надалі використовується для заповнення за замовчуванням. Зокрема, у документі прийняття на роботу співробітника на цю штатну одиницю у разі, якщо графік роботи не зазначений у трудовому договорі співробітника і в інформаційній базі не заповнено значення за замовчуванням для реквізиту «Графік роботи» в налаштуванні користувача.

Також значення використовується для визначення місячного фонду заробітної плати за штатною одиницею у звіті. Наприклад, якщо зазначається денна або годинна ставка, то для розрахунку місячної суми витрат на оплату праці потрібна кількість робочих днів або годин у місяці.

У табличній частині «Надбавки» можна зазначити доплати, пов'язані зі штатною одиницею, тобто ті, які нараховуватимуться всім працівникам, що займають цю штатну одиницю, наприклад, доплата за шкідливі умови праці. Дані про такі надбавки фіксуються в регістрі відомостей «Надбавки за штатним розписом», а відображаються для перегляду у формі регістру «Штатний розпис організацій» (рис. 11):

Рисунок 11 – Відображення надбавок у штатному розписі

Видимість тих чи інших колонок табличної частини документа налаштовується у спеціальному вікні «Налаштування списку», що викликається з контекстного меню табличної частини документа (відкривається натисканням правої клавіші миші за умови, що курсор знаходиться в табличній частині документа).

Наприклад, необхідно приховати колонки «Мін. тарифна ставка» і «Макс. тарифна ставка». Для цього в «Налаштуванні списку» знімаємо прапорець для цих колонок (рис. 12):

Рисунок 12 – документ «Зміна штатного розпису організацій»

Після введення штатного розпису до програми можна сформувати друковану форму штатного розпису. Це можна зробити за кнопкою Друк як із документа «Зміна штатного розпису організацій», так і з регістру відомостей «Штатний розпис організацій» (рис. 13):

Рисунок 13 – Друкована форма штатного розпису

Штатний розпис організацій у конфігурації зберігається в періодичному (до дня) регістрі відомостей «Штатний розпис організацій» (рис. 14):

Рисунок 14 – регістр відомостей «Штатний розпис організацій»

Звітність за штатним розписом

Звітність за штатним розписом організацій представлена в типовій конфігурації такими звітами:

1. «Штатний розпис організацій» (Штатний розпис у довільній формі) - звіт відображає список штатних одиниць з інформацією про кількість вакантних, запланованих і зайнятих ставок та іншими характеристиками штатних одиниць. Форму і склад звіту можна налаштовувати (рис. 15):
   
   Рисунок 15 – звіт «Штатний розпис організацій»

    

2. «Штатна розстановка організацій» - звіт надає інформацію про те, які штатні одиниці і який працівник займає в розрізі підрозділів і посад (рис. 16):
   
   Рисунок 16 – звіт «Штатна розстановка організацій»

    

3. «Затверджений штатний розпис організації» - звіт дає змогу розрахувати місячний фонд оплати праці для кожної штатної одиниці організації, при цьому можна зробити відбір за конкретним підрозділом (рис. 17):
   
   Рисунок 17 – звіт «Затверджений штатний розпис організації»

    

4. «Структура штатного розпису» - звіт відображає структуру організації у вигляді блок-схеми та показує ієрархію підрозділів організацій і посад підрозділів. Цей звіт можна отримати з форми штатного розпису (рис. 18):
   
   Рисунок 18 – звіт «Структура штатного розпису»

   Звіт «Структура штатного розпису» - це один із варіантів звіту «Організаційна діаграма організації».

   Сам звіт «Організаційна діаграма організації» можна також сформувати з відображенням структури організації у вигляді блок-схеми в розрізі підрозділів (вид звіту встановити «Структура підрозділів»), а також у розрізі підрозділів, посад підрозділів із зазначенням працівників (вид звіту «Організаційна діаграма»).

Контроль штатного розпису

У програмі є можливість автоматичного контролю даних регламентованого кадрового обліку на відповідність штатному розпису організації: може перевірятися наявність вільних ставок у штатному розписі та/або відповідність розміру тарифної ставки працівника діапазону тарифних ставок, зазначених для рядка штатного розпису.

Підключення контролю штатного розпису виконується на вкладці «Кадровий облік» форми налаштувань параметрів обліку (рис. 19):

Рисунок 19 – Налаштування параметрів обліку

Контроль здійснюється під час реєстрації кадрових подій: у разі виявлення невідповідностей реєстрація кадрової події забороняється. Документ не проводиться і видається повідомлення про помилку (рис. 20).

Рисунок 20 – Помилка під час проведення документа

Зміни штатного розпису

Внесення змін/доповнень до штатного розпису здійснюється за допомогою документа «Зміна штатного розпису організацій».

Як було сказано вище, датою зміни штатного розпису вважається дата документа: .

1. Зміна кількості ставок за штатною одиницею

   Для зменшення/збільшення кількості ставок за будь-якою посадою необхідно створити новий документ «Зміна штатного розпису організацій» і в рядку за цією посадою зазначити нову кількість ставок у колонці «Кількість ставок».

    

2. Введення нової штатної одиниці

   Введення нової штатної одиниці здійснюється в новому документі «Зміна штатного розпису організацій» створенням нового запису та заповненням відомостей про штатну одиницю.

    

3. Виведення штатної одиниці

   Якщо якусь штатну одиницю необхідно видалити зі штатного розпису, то в новому документі «Зміна штатного розпису організацій» у графі «Кількість ставок» для цієї одиниці слід зазначити кількість «0».

    

4. Зміни тарифної ставки за штатною одиницею

   Для зміни тарифної ставки для штатної одиниці необхідно в новому документі «Зміна штатного розпису організацій» у рядку за цією посадою зазначити нову тарифну ставку.

    

5. Введення нових надбавок, передбачених для штатної одиниці

   Додавання надбавок для штатної одиниці реєструється введенням нового запису в новому документі «Зміна штатного розпису організацій» на вкладці «Надбавки» та заповненням відомостей про надбавку.

    

6. Зміна надбавок, передбачених для штатної одиниці

   Змінити відсоток надбавки або суму надбавки необхідно в новому документі «Зміна штатного розпису організацій» заповненням відповідних полів новим значенням.

    

7. Видалення надбавок, передбачених для штатної одиниці

   Видалення надбавки для штатної одиниці реєструється видаленням рядка з надбавкою в новому документі «Зміна штатного розпису організацій».

   Для заміни однієї надбавки на іншу необхідно в документі «Зміна штатного розпису організацій» для старої надбавки встановити відсоток надбавки 0, а потім ввести нову шляхом введення нового запису та заповнення відомостей про надбавку.