Ведення багаторівневих довідників

Основні довідники, які містять велику кількість елементів у типових конфігураціях 1С:Підприємства, зазвичай є багаторівневими. До таких довідників належать, передусім, довідники: "Контрагенти", "Номенклатура", "Матеріали" тощо. Причому, як правило, для багаторівневих довідників у конфігураціях 1С:Підприємства не задається будь-який певний порядок включення елементів до груп. Тобто для роботи різних механізмів 1С:Підприємства (проведення документів, формування звітів) зазвичай визначальну роль відіграють значення реквізитів елементів довідника, таких як "Ціна", "Вид номенклатури" тощо, а не входження елемента до певної групи. Власне розподіл елементів за групами виконується зазвичай самими користувачами та застосовується для забезпечення максимально зручного пошуку в довіднику і групування елементів довідника в різних звітах.

Рекомендується для ведення багаторівневих довідників виробити певну стратегію, яка визначатиме, за яким принципом у кожному конкретному довіднику виділяти групи. Під час вибору стратегії слід керуватися обома основними призначеннями груп довідників. Тобто бажано вибрати такі принципи розподілу елементів за групами, щоб вони, з одного боку, були зручними для пошуку елементів під час вибору та підбору елементів, а з іншого боку, забезпечували змістовне й зручне для аналізу групування даних у звітах. Наприклад, у довіднику "Номенклатура" не рекомендується створювати групи типу "Товари Валі" та "Товари Світлани Юріївни". Такий принцип буде зручним для вибору товарів менеджерам, але навряд чи задовольнить керівництво під час складання звіту. Більш доцільним зазвичай є створення груп, що відображають специфіку номенклатурного складу товарів, наприклад, "Сантехніка", "Садовий інвентар" тощо.

Зазвичай, якщо з 1С:Підприємством працює кілька користувачів, то для основних багаторівневих довідників призначають відповідального співробітника, який "веде" довідник. При цьому він або самостійно вводить усі нові елементи та редагує наявні, або контролює і за потреби виправляє дані, введені іншими користувачами. Цей фахівець зазвичай і вибирає певну стратегію розподілу елементів за групами.

Сам процес виділення груп довідників може бути виконаний як у процесі введення даних, так і після, коли істотна частина довідників уже буде заповнена. Однак визначення стратегії рекомендується виконати до початку масового введення інформації. Це дасть змогу вже в процесі введення правильно розміщувати елементи довідника і відповідно уникнути додаткової роботи з перебудови структури довідника.

Зауважимо, що можливість перенесення елементів до інших груп дає змогу не тільки переглядати в процесі експлуатації системи принцип розподілу елементів за групами, а й також виробити стратегію розподілу елементів за групами, що передбачає в певних ситуаціях перенесення елементів з однієї групи до іншої. Наприклад, у довіднику "Номенклатура" може бути передбачена спеціальна група "Застарілі", до якої відповідальний за ведення довідника співробітник поміщатиме товари, що не продаються наразі. Це дасть змогу зменшити список товарів під час вибору та підбору.