Введення та проведення документів оперативного обліку "заднім числом"

Більшість документів вводяться до системи в хронологічному порядку, що відповідає порядку тих подій, які відбуваються в житті підприємства та відображаються цими документами. У процесі проведення документів ("у реальному часі") ТА переміщується вперед, встановлюючись на останній проведений документ. Однак, зрозуміло, не завжди всі документи можуть вводитися відразу. Іноді виникає необхідність ввести документ, що відображає господарську операцію, яка відбулася раніше. Для цього в механізмі оперативного обліку передбачено гнучкий механізм, що дає змогу провести документ "заднім числом", розмістивши його в правильному хронологічному порядку, тобто між документами, що відображають господарські операції, які реально відбувалися до та після цієї операції. Щоб з'ясувати, чи вводиться документ "у реальному часі" або "заднім числом", система в процесі проведення ставить користувачеві відповідне запитання ("Провести документ заднім числом або Змінити час документа"). Зрозуміло, запитання ставиться лише в тому випадку, якщо документ на момент початку проведення опинився до ТА. Залежно від відповіді користувача система або проведе документ "заднім числом", або перенесе його за ТА та пересуне ТА на нього. Зауважимо також, що запитання ставиться лише для документів з тією самою датою, що й дата ТА, оскільки документи, що вводяться попередньою датою, автоматично вважаються введеними заднім числом.

Відповідаючи на це запитання, слід керуватися тим, коли реально відбувалася господарська операція, що відображається в системі цим документом. Якщо сама операція відбувається безпосередньо в процесі введення та проведення документа, слід вибрати варіант "Змінити час документа", тобто провести документ "у реальному часі". Наприклад, продавець у процесі продажу товару ввів видаткову накладну, а перед тим як він почав її проводити, інший продавець провів свій документ, який пересунув ТА вперед. Зрозуміло, у цьому випадку продавець повинен вибрати варіант "Змінити час документа".
Варіант "Провести документ заднім числом" слід вибирати в тому випадку, якщо операція реально відбулася раніше, а тепер відображається документом в обліку. Наприклад, якщо клієнтові було віддано товар, а інформацію забули ввести до комп'ютера, то слід ввести документ, встановивши йому, за можливості, час таким чином, щоб він посів у журналі документів місце, що відповідає його реальному місцю в послідовності господарських операцій, які відбувалися. Під час проведення такого документа слід вибрати варіант "Провести документ заднім числом".

У деяких випадках час введення та проведення документа має залежати від специфіки організації роботи (наприклад, торговельної діяльності) на конкретному підприємстві. Наприклад, у момент розвантаження товару, що надійшов вранці на склад, не встигли ввести прибуткову накладну. Документ почали вводити до системи лише вдень. Якщо товар, що реально перебуває на складі, не може бути ніким проданий, оскільки він не значиться в обліку (у комп'ютерній системі), то можна вважати, що фактично господарська операція ще не відбулася, оскільки не було самого головного факту оприбуткування товару. У цьому випадку документ можна проводити в реальному часі. Однак, якщо торгівлю організовано таким чином, що товар, який потрапив на склад, може бути відвантажений клієнтові, то слід вважати, що господарська операція відбулася вранці, оскільки видаткові накладні вже можуть містити дані про продаж цього товару. У цьому випадку слід вводити документ "заднім числом".