Використання характеристик, серій, властивостей і категорій об'єктів

Характеристики номенклатури

Серії номенклатури

Властивості та категорії номенклатури

Властивості та категорії для інших об'єктів

 

Для позицій номенклатури в конфігурації "Управління торгівлею для України" введено такі параметри, як характеристики та серії номенклатури. Крім цього, у програмі використовуються такі поняття, як властивості та категорії. Властивості та категорії можуть бути призначені як позиціям номенклатури, так і іншим об'єктам програми, наприклад, контрагентам або документам. У цьому розділі розглядаються методики використання цих параметрів у конфігурації, їхні відмінності між собою та методика застосування цих параметрів для аналізу даних у звітах. Приклади, наведені в методиках, моделювалися з використанням конфігурації "Управління торгівлею для України", редакція 2.3.3.4. Ця методика також застосовна для конфігурації "Управління виробничим підприємством для України", редакція 1.2, реліз 1.2.7.8.

Характеристики номенклатури

Як характеристики для позицій номенклатури задаються ті параметри, за якими потрібно вести кількісний і партійний облік. Характеристики товарів використовуються в усіх документах, що відповідають за рух товарів, включно з документами, які забезпечують резервування товарів, такими як замовлення покупців і замовлення постачальникам.

Вести чи ні в програмі облік за характеристиками, визначається в налаштуваннях параметрів обліку встановленням прапорця «Використовувати характеристики номенклатури». Якщо цей прапорець вимкнено, то в документах не буде показуватися графа «Характеристики номенклатури», а в довіднику «Номенклатура» не буде видно прапорця «Вести облік за дод.характеристиками».

У разі, якщо на підприємстві ведеться облік за характеристиками, то можна для кожної позиції номенклатури окремо визначити, чи буде вестися за цією позицією облік за характеристиками. Якщо облік за характеристиками для цієї позиції номенклатури не ведеться, то встановлювати прапорець «Вести облік за дод.характеристиками» не потрібно.

Характеристика товарів — це сукупність параметрів. Для кожної позиції номенклатури визначається свій список параметрів, які характеризуватимуть позицію номенклатури.

Види параметрів, які будуть використані під час опису характеристики товару, зазвичай відомі заздалегідь. Вони задаються в об'єкті «План видів характеристик», який викликається з пункту меню «Операції - План видів характеристик - Властивості об'єктів».

Для того щоб визначити види параметрів, які будуть використані під час опису характеристики конкретної номенклатури, необхідно в лівій частині діалогового вікна вибрати Довідник "Характеристики номенклатури", а в правій частині діалогового вікна задати список параметрів для позицій номенклатури.

До цього списку включаються всі види параметрів характеристик, які призначаються всім позиціям номенклатури. Для того щоб під час введення конкретних значень за характеристиками у списку були присутні тільки ті параметри, які характеризують цю позицію номенклатури, під час введення нового параметра потрібно задати призначення характеристики, тобто вказати, для якого об'єкта призначена ця характеристика. Ця інформація вводиться на вкладці «Призначення властивості».

Характеристика певного виду може бути призначена як для групи об'єктів, так і для окремої позиції номенклатури. Наприклад, у демонстраційній базі вид характеристики "Розмір" призначений усім об'єктам, що входять до групи "Морепродукти", а вид характеристики "Вид клавіатури" призначений тільки для об'єкта "Клавіатура".

На вкладці "Значення властивостей" можна задати відомі значення характеристик. Наприклад, для виду характеристики "Розбирання" можна задати можливі значення: "Без голови", "Нерозібраний", "Філе" тощо. Ці значення можна задати і під час введення конкретних характеристик для об'єктів.

Кожен об'єкт характеризується сукупністю характеристик. Наприклад, товар "Товстолобик морожений" характеризується не тільки способом розбирання, а й розміром риби. Кількість видів характеристик, які можна ввести для одного товару, не обмежена. Однак слід дотримуватися розумних меж і вводити як види характеристик лише ті види характеристик, за якими потім планується отримувати інформацію про поточні залишки на складах. Наприклад, надалі нас цікавитиме, скільки морепродуктів певного розміру та розбирання є на складі, однак зовсім не цікавитиме, у якій водоймі була виловлена ця риба. Тому водойму вилову ми не призначатимемо як характеристику для цього товару.

Інформація про характеристику товару вводиться в довідник «Характеристики номенклатури». Інформація про нову характеристику може бути введена як із довідника «Номенклатура» (Вкладка «Характеристики»), так і в момент оформлення надходження товару на склад. Важливим моментом є те, що інформація про характеристики вводиться тільки для тих товарів, для яких у довіднику «Номенклатура» встановлено прапорець «Вести облік за дод.характеристиками».

Інформацію про характеристику товару можна ввести і в момент надходження товарів під час оформлення, наприклад, документа Надходження товарів і послуг. Введення нової характеристики в цьому документі, як і в будь-якому іншому документі, у якому передбачено заповнення характеристик, виконується в графі «Характеристика номенклатури». Під час активізації графи «Характеристика номенклатури» відкривається діалогове вікно, у якому показано список доступних видів характеристик для цієї позиції номенклатури.

У верхній частині діалогу послідовно вводиться набір характеристик об'єкта. Під час введення значень виконується автоматичний відбір тих характеристик, які відповідають введеним значенням. Таким чином, якщо хоча б один раз характеристика була зафіксована, то вона обов'язково потрапить до списку, і програма не дасть ввести ще одну таку саму характеристику для товару. Якщо введеної характеристики немає у списку, то нижня частина екрана буде порожньою і з'явиться кнопка «Ввести». Після натискання кнопки «Ввести» нова характеристика з'явиться в нижній частині списку. За допомогою кнопки «Вибрати» інформація про характеристику товару буде перенесена в документ.

У разі якщо товар із характеристиками вже внесено до інформаційної бази, інформацію про характеристику можна ввести шляхом построкового введення в графу "Характеристика номенклатури".

Приклад. Якщо в полі "Характеристика номенклатури" набрати «н», то з'явиться список усіх характеристик, у яких задано вид розбирання «Нерозібраний»: «Нерозібраний, Великий», «Нерозібраний, Середній» тощо. З цього списку можна вибрати потрібну характеристику.

Оскільки за характеристиками товарів ведеться оперативний облік залишків на складах, то під час реалізації товарів існує можливість добору товарів у розрізі характеристик товарів. Для варіантів добору «За залишками номенклатури» і «За залишками та цінами номенклатури» показ залишків у розрізі характеристик реалізовано в списку номенклатури.

За варіанта добору За довідником залишки в розрізі характеристик номенклатури можна переглянути в окремому діалоговому вікні, яке вмикається після натискання кнопки «Залишки та ціни товарів».

У разі, якщо в документ необхідно добирати один і той самий товар, що має різні характеристики, то рекомендується в діалоговому вікні добору встановити прапорець «Характеристика». Тоді заповнення інформації про товари з різними характеристиками можна буде виконати в окремому діалоговому вікні.

Серії номенклатури

Серії номенклатури — це комплексне поняття, яке включає серійний номер, сертифікат і строк придатності. До серії номенклатури також входить інформація про ВМД і країни походження.

На відміну від характеристик номенклатури, кількість параметрів у серії номенклатури суворо визначена та не може змінюватися. Серії номенклатури заповнюються в документах руху товарів. Вважається, що серія номенклатури — це елемент складського обліку. Серія номенклатури заповнюється в момент надходження або списання товарів зі складу. За серіями, так само як за характеристиками номенклатури, ведеться кількісний і партійний облік залишків товарів на складі.

Резервування товарів у розрізі серій виконується тільки для тих договорів покупців, для яких ведеться відокремлений облік за замовленнями покупців. Користувач може керувати резервуванням товарів у розрізі серій (Сервіс- Налаштування обліку- Налаштування параметрів обліку).

Серійний облік товарів, так само як і облік за характеристиками, можна вимкнути загалом для підприємства або для кожної позиції номенклатури.

У програмі пропонується така схема роботи за серіями номенклатури.

У момент надходження товарів заповнюється інформація про його серійний номер, номер сертифіката, строк придатності.

Для кожного товару можуть бути заповнені всі три параметри або тільки один із них. Інформація про серії номенклатури вноситься до підпорядкованого довідника «Серії номенклатури», який викликається після натискання на графу «Серії номенклатури» в документі.

Інформацію про серії номенклатури можна заповнити і під час добору товарів у документ за допомогою діалогового вікна добору (кнопка «Добір»).

У діалоговому вікні добору потрібно встановити прапорець «Серія», і тоді під час добору буде запитуватися серія номенклатури.

У момент відвантаження інформація про серію може бути заповнена вручну. У момент добору товарів також можна встановити такий режим добору, за якого будуть показуватися серії товарів. При цьому під час оформлення документів відвантаження додатково показуються залишки товарів у розрізі серій номенклатури (у режимах добору «За залишками номенклатури» і «За залишками та цінами номенклатури».

Передбачена можливість автоматичного заповнення серій товарів у документах реалізації та переміщення товарів. Автоматичне заповнення виконується за кнопкою «Заповнити та провести». При цьому програма автоматично розподіляє товари за серіями відповідно до залишків товару на складі.

Списання відбувається відповідно до зазначеного в серіях номенклатури строку придатності. Насамперед списуватимуться ті товари, які мають найменший строк придатності.

Наприклад. На складі є:

10 кг товару "Цукровий пісок" з такими параметрами: серія С-908, строк придатності: 30.05.2008.

10 кг товару "Цукровий пісок" з такими параметрами: серія С-918, строк придатності: 30.06.2008.

У документі реалізації заповнюємо всі основні параметри документа (організацію, контрагента тощо). У табличній частині документа реалізації заповнюємо інформацію про відвантаження товару "Цукровий пісок" у кількості 15 штук. Серію не заповнюємо. Після цього натискаємо кнопку «Заповнити та провести». Інформація в табличній частині автоматично розіб'ється на два рядки:

10 кг товару "Цукровий пісок" з такими параметрами: серія С-908, строк придатності: 30.05.2008.

5 кг товару "Цукровий пісок" з такими параметрами: серія С-918, строк придатності: 30.06.2008.

Властивості та категорії номенклатури

За властивостями та категоріями номенклатури не ведеться облік залишків на складах і партійний облік. Властивості та категорії номенклатури призначені для додаткової класифікації позицій номенклатури. Вони використовуються для того, щоб було зручно групувати дані під час складання звітів. Тому як властивості слід призначати такі параметри, які не використовуються в оперативній роботі під час виписування документів, а необхідні для повнішого аналізу даних у звітах.

Приклад. Під час оперативної роботи та виписування документів не дуже цікаво знати, товар якого виробника відпускається покупцеві. Однак надалі буде дуже цікаво проаналізувати, товари якого виробника краще продаються або товари якого виробника частіше повертаються покупцями через їхню низьку якість.

За великого обсягу номенклатури корисно також групувати товари за видами номенклатури. Це дасть змогу зробити укрупнений аналіз продажів різних видів, не деталізуючи продажі до рівня конкретних позицій номенклатури.

Відмінність властивостей номенклатури від категорій полягає в тому, що властивості номенклатури можуть набувати безлічі значень. Наприклад, як властивість товарів можна ввести властивість «Види товарів» і призначити їй безліч значень: кавоварки, міксери, вафлі, шоколадні цукерки тощо. Категорія поділяє позиції номенклатури на дві частини: одна частина номенклатури належить до цієї категорії, а інша — ні.

Приклад. Для товарів додано категорію «Імпортні». Якщо товар належить до цієї категорії (прапорець належності до категорії встановлено), то товар імпортний. Якщо ж товар не належить до категорії (прапорець належності до категорії не встановлено), то товар не є імпортним.

Призначення властивостей і категорій для товарів може виконуватися на будь-якому етапі ведення інформаційної бази. Властивості та категорії товарів можуть вводитися як у списку номенклатури, так і у формі номенклатури. Для введення властивості або категорії товару в списку необхідно встановити курсор на потрібний товар і натиснути відповідні піктограми (введення властивості для товару) або (введення категорії для товару). У формі елемента номенклатури введення інформації про властивості та категорії виконується на відповідних вкладках. Для товарів можна призначити будь-яку кількість властивостей і категорій.

Кожна властивість характеризується видом властивості та значеннями, які призначаються конкретним товарам.

Приклад. У демонстраційній базі для товарів задано вид властивості — "Канал збуту". Для цієї властивості задано безліч значень: Реалізація, Роздріб. У цьому разі як значення властивості використовується список значень, який задається в довіднику "Значення властивостей". Як тип значення в цьому разі застосовується "Тип значення" - "Довідник посилання: Значення властивостей об'єктів".

Як значення властивості можна використовувати й ті значення, які задані для об'єктів у будь-яких інших довідниках.

Приклад. Як значення властивості «Виробник» у демонстраційній базі використовується інформація з довідника «Контрагенти». Для цього виду властивості як «Тип значення» - зазначено «Довідник.посилання Контрагенти».

Так само, як для характеристик номенклатури, певний вид властивості можна призначити не всім позиціям номенклатури. Це визначається тією інформацією, яка задана для виду властивості на вкладці «Призначення властивості».

Приклад. Для властивості "Виробник" у списку призначень властивостей не вибрано жодного значення, тому ця властивість буде призначена всім позиціям номенклатури. Для властивості "Вид товару" у списку призначення властивостей можна задати ті групи товарів, за якими виконуватиметься укрупнений аналіз за видами товарів: "Побутова техніка", "Продукти" тощо. Тоді цей вид властивості відображатиметься тільки для тих товарів, які належать до цих груп.

На відміну від властивостей, категорії об'єктів призначаються всім позиціям номенклатури. Назва категорії вводиться у вигляді тексту. Належність товару до категорії визначається встановленою позначкою навпроти назви категорії.

Властивості та категорії для інших об'єктів

Характеристики та серії призначаються тільки для позицій номенклатури. Водночас властивості та категорії можуть бути призначені й для інших об'єктів — довідників і документів.

У програмі передбачено призначення властивостей і категорій для об'єктів таких довідників: Контрагенти, Контактні особи контрагентів, Договори контрагентів, Контактні особи, Склади (місця зберігання), Номенклатурні групи, Фізичні особи, Організації та для всіх документів.

Методика призначення властивостей і категорій для всіх інших об'єктів аналогічна тій, яка застосовується для довідника «Номенклатура».

Хотілося б зазначити лише, що введена для одного документа властивість поширюється на всі види документів. Призначення різних видів властивостей для документів різного виду не передбачено.

Використання характеристик, серій номенклатури, а також властивостей і категорій під час формування звітів

Використання характеристик номенклатури для групування та відбору даних передбачено в усіх звітах, у яких присутній відбір і групування за довідником «Номенклатура». Як приклад можна навести такі звіти, як «Відомість товарів на складах», «Аналіз замовлень покупців», «Продажі» тощо.

Для групування або відбору даних у звітах за характеристиками потрібно вибрати об'єкт «Характеристики номенклатури». У цьому разі групування та відбір даних у звітах виконується до рівня сумарної характеристики за товаром.

Приклад. У разі деталізації інформації за характеристиками для товару "Товстолобик морожений" будуть наведені характеристики типу "Нерозібраний, Великий", "Нерозібраний, Середній" тощо.

Якщо необхідно виконати деталізацію у звіті до рівня складових характеристики (розмір, розбирання), то у звіті необхідно встановити прапорець "Використовувати властивості та категорії". У цьому разі в списку групувань і відбору даних будуть присутні такі об'єкти, як Розмір (вл-ть Характеристика номенклатури), Розбирання (вл-ть Характеристика номенклатури). Можна вибрати будь-який із цих об'єктів і згрупувати об'єкти в розрізі розміру або типу розбирання позиції номенклатури.

Серії номенклатури використовуються тільки в тих звітах, які фіксують рухи товарів: надходження та реалізацію товарів зі складу. Наприклад, у звітах «Відомість товарів на складах», «Відомість за партіями товарів на складах». Для аналізу діяльності підприємства (звіти «Продажі», «Закупівлі», «Валовий прибуток») серії не використовуються.

Властивості та категорії за об'єктами всіх довідників доступні в усіх звітах, у яких присутнє групування за об'єктами цього довідника.

Приклад. У звіті «Відомість за взаєморозрахунками з контрагентами» присутнє групування та відбір за довідником «Контрагенти». Тому в цьому звіті будуть доступні відбір і групування за властивостями, які призначені для об'єктів цього довідника.

Для того щоб властивості та категорії були доступні для групування та відбору даних у звітах, у налаштуваннях звіту на вкладці "Загальні" необхідно встановити прапорець "Використовувати властивості та категорії". Тоді у списку даних для групувань і відбору з'явиться список усіх видів властивостей, які призначені об'єктам довідників і документів. Наприклад, Вид товару (вл-ть Номенклатура), Регіон (вл-ть Контрагент).

Групування та відбір за властивостями й категоріями доступні тільки для тих документів, які є в списку можливих об'єктів групування або відбору в налаштуваннях звіту.

Приклад. У звіті «Аналіз замовлень покупців» у списку групувань для звіту є документ «Замовлення покупця». Якщо в налаштуваннях звіту встановити прапорець «Використовувати властивості та категорії», то в списку об'єктів для групування даних у звіті з'явиться можливість групувати дані за властивостями, призначеними замовленням покупців.