Використання режиму копіювання для прискорення введення інформації

За масового введення інформації вкрай важливо забезпечити максимально ефективний спосіб заповнення даних документів, довідників, операцій. Одним із досить простих, але корисних режимів, що підвищують продуктивність під час введення інформації, є режим копіювання.

Копіювання доступне практично в усіх формах 1С:Підприємства, у яких інформація виводиться у вигляді списку. Для копіювання використовується пункт "Копіювати" меню "Дії" або відповідна кнопка панелі інструментів чи клавіша F9.

Копіюватися можуть як самі об'єкти (елементи довідників, документи, операції), так і їхні рядки (рядки документів, проводки операцій).

Найпростішим є створення нових документів і елементів довідника шляхом копіювання вже наявних. У цьому разі необхідно лише змінити деякі реквізити, які у новостворюваного об'єкта відрізняються від зразка.

Під час введення документів із багаторядковою частиною копіювання дає змогу не заповнювати більшу частину даних рядка, а взяти їх із уже введеного рядка.

За допомогою копіювання проводок у формі операції можна швидко ввести однотипні проводки, змінюючи лише значення субконто, кількість і суму, що відрізняються. Слід зауважити, що якщо встановити параметр "Автоматичне введення нової проводки з копіюванням" (меню "Сервіс - Параметри" - вкладка "Операція"), то після завершення введення проводки наступна проводка створюватиметься автоматично та заповнюватиметься даними введеної проводки.

Режим копіювання проводок також можна використовувати в тих випадках, коли через помилку в проводці введено зворотну кореспонденцію рахунків. Якщо виконати копіювання проводки та ввести в новій проводці правильну кореспонденцію, то значення субконто автоматично підставляться з попередньої проводки, тобто субконто дебету буде взято із субконто кредиту і навпаки (відповідно до зміни кореспонденції рахунків). Після цього можна видалити неправильну проводку.

Режим копіювання операції може бути налаштований користувачем у групі параметрів "Копіювання операції" (меню "Сервіс - Параметри" - вкладка "Операція"). Це налаштування дає змогу вкрай ефективно використовувати режим копіювання в журналі операцій для введення великої кількості ручних операцій.

Під час копіювання в журналі операцій слід враховувати, що, якщо поточна операція є документом, а не ручною операцією, то програма може виконати і копіювання документа, і копіювання самої операції. Основним варіантом є копіювання документа, що створив операцію. Якщо необхідно створити ручну операцію, скопіювавши до неї дані з операції документа, слід використовувати пункт меню "Дії - Документ - Копіювати операцію документа".

Під час копіювання операції в журналі проводок програма пропонує скопіювати в нову операцію лише поточну проводку або всі проводки операції, до якої належить поточна проводка.

Слід також зауважити, що в журналі операцій і журналі проводок існує можливість поєднувати режим копіювання з режимом введення типової операції. У цьому разі операція вводитиметься за шаблоном типової операції, але за можливості підставлятимуться дані з копійованої операції (проводки).

Наведемо ще один спосіб використання режиму копіювання. У деяких випадках у процесі редагування вже записаного документа через помилку видаляються або змінюються дані, які не планувалося змінювати. Наприклад, у великому багаторядковому документі під час коригування цін випадково видалили один із рядків. Відповідно, потрібно дізнатися вміст видаленого рядка, щоб ввести його заново. Якщо закрити документ без збереження, доведеться заново вносити всі зроблені зміни. Режим копіювання дає змогу "підглянути" вміст наявного документа до його перезапису, але без закриття форми документа. Слід знайти редагований документ у журналі та скопіювати його. У відкритому документі можна переглянути потрібні дані та закрити документ без збереження.