Звіти виду "таблиця", "список"

1. Структура звіту

1. Структура звіту

Звіт має максимально відповідати цілям і завданням аналізу. Звіт буде хорошим, якщо, дивлячись на нього, користувачеві буде зрозуміло:

• для кого він призначений (посада, роль користувача)
• на які запитання і яким чином можна отримати відповіді за допомогою цього звіту.

1.1. Слід проєктувати звіт таким чином, щоб кількість рівнів вкладеності не перевищувала 3-х.

1.2. Вкладеність групувань має відображати взаємозв'язок об'єктів аналізу – від загального до конкретного.
Наприклад, у звіті "Валовий прибуток за партнерами" видно, яка номенклатура (конкретне) продана певному партнеру (загальне):

1.3. Групування за періодом рекомендується розташовувати в колонках таблиці з упорядкуванням за зростанням.
Наприклад:

1.4. Додаткову інформацію щодо групування слід виводити:

• разом з об'єктом аналізу, якщо інформація уточнює властивості об'єкта.
Наприклад, "Характеристика" для об'єкта "Номенклатура":

• в окремій колонці, якщо інформація, по суті, також є об'єктом аналізу, але групування за нею неможливе або ускладнить сприйняття звіту.
Наприклад, "Валюта" у звітах з аналізу розрахунків із клієнтами:

1.5. Показники звіту слід розташовувати:

• у колонках. При цьому порядок розташування показників – за важливістю, зліва направо. В окремих випадках показники можуть розташовуватися в порядку, що відображає логіку обчислень (формулу).
Наприклад, у звіті "Валовий прибуток за угодами" показники йдуть у порядку логіки обчислення:

• у рядках, якщо потрібне порівняння кількох показників у динаміці.
Наприклад, у звіті "Динаміка оборотних коштів":

1.6. У звітах, де дані буде представлено у вигляді списку, рекомендується колонку з порядковим номером робити першою.

1.7. Якщо передбачається друк звіту, то слід оптимізувати його макет під формат А4.

2. Сортування даних

2.1. Сортування за замовчуванням слід встановлювати з огляду на призначення звіту так, щоб угорі відображалися найважливіші для користувачів дані.

Правильно (сортування за боргом клієнта, порівнювати легко):

Неправильно (сортування за алфавітом, порівнювати складно):

2.2. Сортування за алфавітом (за зростанням) слід застосовувати у випадку, коли числові показники є додатковою інформацією, а метою аналізу є пошук об'єктів обліку за найменуванням
Наприклад, у звіті "Рух товарів за складами" застосовано сортування за найменуванням номенклатури.

2.3. Сортування за періодом (за зростанням) слід застосовувати, коли у звіті проводиться аналіз з урахуванням періоду господарських операцій.

2.4. Сортування у звітах має застосовуватися лише до видимих об'єктів аналізу (групувань або показників). Користувачеві має бути зрозумілий принцип сортування без додаткових пояснень.

3. Умовне оформлення

Оформлення окремих елементів звіту відіграє роль індикаторів, завдяки яким користувач зверне увагу на важливі факти. Під час кольорового оформлення таблиць, списків і діаграм слід дотримуватися таких правил:

3.1. Негативні факти оформлюються червоним кольором (елемент стилю "НегативнаПодія", RGB 178,34,34)
Позитивні факти оформлюються зеленим кольором (елемент стилю "ПозитивнаПодія", RGB 0,128,0)

3.2. Для фону комірок з неактуальною інформацією використовується рожевий колір (елемент стилю "НеактуальнаІнформація" (RGB 255,200,200)

3.3. Підсумкова інформація оформлюється жирним шрифтом (елемент стилю виду шрифт "ПідсумковаІнформація", накреслення – жирний).
3.4. Для числових полів слід вмикати виділення від'ємних значень у тих випадках, коли від'ємні значення однозначно вказують на помилку в аналізованих даних або є негативним фактом.
3.5. Позначені на видалення дані оформлюються шрифтом із закресленням(елемент стилю виду шрифт "ПозначеніНаВидаленняДані", накреслення – закреслений).

4. Загальні підсумки

Якщо відображення загальних підсумків не має сенсу, то його слід вимикати.
Наприклад, у звіті "Прайс-лист" для колонки "Ціна" загальні підсумки потрібно вимкнути.