Грант «Власна справа» після зарахування: практичний облік для ФОП і юридичної особи

Що змінилося у програмі станом на 11 вересня 2026 року

Перший тиждень після зарахування: створюємо контрольне досьє

Як перетворити бізнес-план на робочий бюджет

Регістр використання грантових коштів

Первинка: один платіж — один завершений ланцюжок доказів

Обладнання: від рахунку до інвентарного об’єкта

Окремий підхід для ФОП

Окремий підхід для юридичної особи

Зарплата і робочі місця: два паралельні контури

Як контролювати податкове зобов’язання перед програмою

Зміна бюджету: спочатку погодження, потім платіж

Типові помилки після отримання гранту

Контрольний чекліст бухгалтера

Головний принцип: обліковувати не гроші, а виконання обіцянки

Гроші вже на рахунку — і саме тепер починається найвідповідальніша частина грантового проєкту. Позитивне рішення не перетворює фінансування на вільний залишок, яким можна закрити будь-який касовий розрив. Для бухгалтера це окремий контур контролю: затверджений бізнес-план, договір із банком, дозволені напрями витрат, первинні документи, придбані активи, працівники та податки мають скластися в одну доказову історію.

Найкраща робоча модель — вести проєкт так, ніби перевірка відбудеться завтра. Тоді на кожну гривню є не лише платіж, а й зрозуміла господарська мета, документ, рядок бюджету та підтвердження виконаної умови.

Що змінилося у програмі станом на 11 вересня 2026 року

У вересні 2026 року запрацювала оновлена «Власна справа 2.0», тому старі таблиці із сумами та кількістю робочих місць не можна механічно переносити в новий проєкт. Для започаткування бізнесу базовий грант становить від 100 до 300 тис. грн, а з надбавками може сягати 500 тис. грн; загальної вимоги створювати робоче місце для цього напряму немає. Для масштабування діючого бізнесу базовий діапазон становить від 500 тис. до 1,5 млн грн, гранична сума з надбавками — 2,5 млн грн, а створення щонайменше одного нового робочого місця є обов’язковим.

Надбавки залежать від характеристик отримувача й проєкту: передбачено 5% для заявників віком від 18 до 25 років включно, 20% для визначених категорій, зокрема платників ПДВ, ветеранського бізнесу та проєктів із двома новими робочими місцями, 30% для визначених прифронтових територій і відновлення пошкоджених активів, 50% для пріоритетних секторів. Надбавки можуть підсумовуватися, але не збільшують встановленої граничної суми за відповідним напрямом.

Отримувач обирає строк реалізації проєкту — 2, 3 або 5 років. Після зарахування коштів на їх використання відведено 3 місяці. Якщо проєкт передбачає робочі місця, працівників потрібно працевлаштувати протягом 3 місяців після отримання фінансування; необхідна тривалість зайнятості становить від 18 до 54 місяців залежно від обраного строку проєкту. За час реалізації потрібно сплатити податків, зборів та ЄСВ за себе і працівників не менше за суму гранту.

Поточні суми, строки етапу приймання заявок, перелік витрат і відповіді на часті запитання слід перевіряти на сторінці Дії про «Власну справу». Для обліку після виплати вирішальними є також ваша заява, погоджений бізнес-план, договір і правила обраного банку: якщо формулювання відрізняються від загального опису послуги, платіж погоджують до його проведення.

Перший тиждень після зарахування: створюємо контрольне досьє

Не починайте з оплати першого рахунку постачальника. Спочатку зберіть єдину контрольну папку — електронну, паперову або обидві — і зафіксуйте вихідні умови проєкту. У ній мають бути:

• рішення про надання гранту, договір, банківські умови та виписка про зарахування;
• остаточна версія бізнес-плану з усіма погодженими змінами;
• календар трьох місяців для витрачання коштів і календар усього строку проєкту;
• перелік запланованих робочих місць, гранична дата працевлаштування та строк збереження зайнятості;
• таблиця дозволених категорій, лімітів і відповідальних осіб;
• окремі папки за кожним постачальником: договір, рахунок, специфікація, платіж, накладна або акт, документи на введення активу в експлуатацію;
• щомісячна довідка про сплачені податки, збори та ЄСВ, які зараховуються у виконання грантового зобов’язання.

У 1С або BAS доцільно створити окремий проєкт, напрям діяльності чи іншу аналітику «Власна справа 2026». Вона має проходити через банківські операції, розрахунки з постачальниками, витрати, необоротні активи й зарплатний блок. Окремий рахунок у банку сам по собі не замінює аналітичного обліку.

Як перетворити бізнес-план на робочий бюджет

Офіційні умови дозволяють спрямувати до 100% гранту на обладнання, виробничі активи й транспорт. Для інших напрямів діють межі: оренда приміщень і землі — до 25%, оренда обладнання — до 10%, програмне забезпечення — до 25%, сайти й автоматизація — до 10%, технічне налаштування — до 20%, реклама — до 10%, дизайн пакування та контент — до 50%, реєстрація торговельних марок і патентування — до 20%. Також у переліку є ремонт, сировина, матеріали й товари, але конкретну допустимість і суму потрібно звіряти з погодженим бюджетом.

Нижче — умовний бюджет стартового проєкту на 300 тис. грн. Він показує принцип розподілу, а не універсальний шаблон для будь-якого договору.

Зарплата і зарплатні податки у прикладі свідомо не оплачуються грантовими коштами: у чинному переліку дозволених напрямів вони не названі. Водночас найм працівників і сплата податків є зобов’язаннями проєкту. Тому ще до першої покупки керівник має забезпечити власний оборотний резерв хоча б на кілька місяців зарплати, податків, комунальних платежів та інших витрат, яких немає у грантовому кошторисі.

Регістр використання грантових коштів

Бухгалтерський регістр має одночасно відповідати на чотири запитання: що було заплановано, що фактично придбано, яким документом це підтверджено і скільки гранту залишилося. Його зручно вести в таблиці та щомісяця звіряти з банківською випискою й обліковою системою.

До робочої версії регістру варто додати постачальника та його код, номер договору, суму з ПДВ і без ПДВ, джерело фінансування, інвентарний номер активу, посилання на електронний образ документа, відповідального працівника й примітку про погодження зміни бюджету. Окрема графа «Відхилення від плану» не дасть непомітно компенсувати перевитрату за однією статтею економією за іншою.

Первинка: один платіж — один завершений ланцюжок доказів

Рахунок постачальника пояснює, скільки потрібно заплатити, але сам по собі не доводить отримання товару чи послуги. Для кожної операції бухгалтер збирає повний ланцюжок:

1. потреба передбачена бізнес-планом і не перевищує ліміт категорії;
2. договір та специфікація точно описують предмет, кількість, ціну й строки;
3. платіж проведено з рахунку проєкту за реквізитами постачальника;
4. товар отримано за накладною, а роботу чи послугу — за належно оформленим актом;
5. результат існує фізично або в електронному вигляді й використовується в заявленому бізнесі;
6. операція відображена в податковому, бухгалтерському та управлінському обліку отримувача.

В акті на сайт, автоматизацію, дизайн чи рекламу не варто залишати формулу «послуги надано в повному обсязі» без конкретики. Додайте технічне завдання, перелік виконаних робіт, звіт, скриншоти або файли результату. Вони не замінюють первинного документа, зате доводять господарський зміст витрати.

Обладнання: від рахунку до інвентарного об’єкта

Найчастіша помилка — вважати покупку завершеною в день оплати. Насправді бухгалтерський маршрут обладнання закінчується, коли актив доставлено, перевірено, введено в експлуатацію, закріплено за відповідальною особою та включено до інвентарного обліку.

У документах мають збігатися назва й модель обладнання, кількість, вартість, серійний номер за наявності та постачальник. Витрати на доставку, монтаж, налаштування або навчання персоналу оцінюють окремо: вони повинні бути передбачені погодженим бюджетом, а в бухгалтерському обліку можуть формувати первісну вартість активу залежно від змісту операції.

Для контролю зберігайте договір, специфікацію, рахунок, платіжний документ, накладну, акт приймання, технічний паспорт, гарантійні документи, акт введення в експлуатацію та інвентарну картку. Фотографія активу з інвентарним номером є корисним додатковим доказом, але не замінює первинку.

Окремий підхід для ФОП

ФОП не веде бухгалтерський облік за правилами, установленими для юридичних осіб, але це не звільняє його від збереження первинних документів і виконання грантового договору. Практичний мінімум — окремий банківський рахунок за умовами програми, реєстр грантових платежів, реєстр придбаних активів і папка доказів за кожною витратою.

На сторінці послуги Дії прямо зазначено, що грантова допомога не оподатковується. Тому надходження гранту потрібно відокремити від виручки за товари чи послуги й не змішувати в одному показнику управлінського доходу. Водночас дохід від звичайної діяльності, податки самого підприємця та зарплатні нарахування обліковують у звичайному порядку відповідно до системи оподаткування.

Для ФОП на спрощеній системі корисно додати в регістр окремі ознаки «грант», «підприємницький дохід» і «власне поповнення». Для ФОП на загальній системі треба паралельно вести облік доходів і витрат за чинною типовою формою та не переносити грантовий регістр у податкові витрати автоматично: кожна сума повинна відповідати правилам обраної системи.

Якщо ФОП має працівників, він стає податковим агентом. За загальним правилом 2026 року із зарплати утримуються ПДФО 18% і військовий збір 5%, а роботодавець нараховує ЄСВ 22%; для окремих працівників і ситуацій діють спеціальні правила. Мінімальна зарплата у 2026 році становить 8 647 грн, а загальний мінімальний страховий внесок — 1 902,34 грн на місяць. Із 2026 року ФОП-податкові агенти подають об’єднаний розрахунок щодо ПДФО, військового збору та ЄСВ поквартально. Перед нарахуванням і поданням звітності бухгалтер звіряє актуальну форму, календар і статус кожного працівника.

Окремий підхід для юридичної особи

Для ТОВ або іншої юридичної особи грант не можна вести лише в позасистемній таблиці. Потрібні наказ про організацію обліку проєкту, окрема банківська й проєктна аналітика, субрахунок цільового фінансування та затверджений порядок визнання доходу. Отримання грошей, придбання активу і визнання доходу — це різні події.

Це базова схема, яку потрібно адаптувати до облікової політики, класу рахунків, статусу платника ПДВ і характеру конкретного активу чи послуги. Для платника податку на прибуток стартовою точкою є фінансовий результат за даними бухгалтерського обліку, тому помилка в моменті визнання доходу або витрати може вплинути й на декларацію. Юридичні особи у 2026 році подають об’єднаний зарплатний розрахунок щомісяця.

Керівнику не обов’язково самостійно складати проведення, але він має розуміти, чому залишок грошей на рахунку, сума невикористаного цільового фінансування і бухгалтерський дохід не дорівнюють одне одному. Розібратися у взаємозв’язку грошових потоків, документів, витрат і податків допоможе курс з бухгалтерського та податкового обліку для директорів: це саме той рівень знань, який потрібен для предметного контролю бухгалтера без підміни його роботи.

Зарплата і робочі місця: два паралельні контури

У грантовому проєкті потрібно розділяти джерело виплати зарплати та виконання умови щодо зайнятості. Те, що зарплата не є окремою дозволеною статтею грантового кошторису, не скасовує обов’язку оформити працівника, вчасно нараховувати й виплачувати зарплату, утримувати податки, нараховувати ЄСВ та подавати звітність.

Кадрове досьє має містити штатний розпис, трудовий договір або наказ про прийняття, повідомлення про працевлаштування, посадову інструкцію, табель, розрахунково-платіжні документи та підтвердження виплати. У контрольному календарі окремо фіксують:

• дату зарахування гранту;
• граничну дату створення кожного обіцяного робочого місця;
• дату фактичного прийняття працівника;
• період, протягом якого зайнятість потрібно зберігати;
• заміни, звільнення та строки заповнення вакансії відповідно до договору;
• щомісячну суму зарплати, ПДФО, військового збору й ЄСВ.

Якщо схвалений грант на започаткування бізнесу не містить умови про робочі місця, не треба вигадувати її зі старих матеріалів. Якщо ж сума включає надбавку за два місця або проєкт подано на масштабування, орієнтуйтеся на зобов’язання у своєму рішенні та договорі.

Як контролювати податкове зобов’язання перед програмою

Фраза «сплатити податків і ЄСВ не менше за суму гранту» — це не прогноз продажів, а вимірювана умова. Створіть окремий накопичувальний регістр із такими графами: місяць, вид платежу, платник, працівник або підприємець, сума, дата й реквізити платіжної інструкції, сума, що зараховується за умовами програми, накопичувальний підсумок, відсоток виконання.

Формула для управлінського контролю проста: накопичувальна сума підтверджених платежів, поділена на суму гранту і помножена на 100%. Але перелік платежів, які враховує програма, не можна розширювати на власний розсуд. Його звіряють із договором, роз’ясненнями банку та Державного центру зайнятості.

Бухгалтер щомісяця порівнює фактичний темп із планом. Якщо через пів строку проєкту виконано лише 20% податкового зобов’язання, потрібне управлінське рішення: оцінити продажі, маржу, фонд оплати праці та реалістичність продовження проєкту. Наприкінці строку наздогнати великий розрив одним платежем може бути неможливо.

Зміна бюджету: спочатку погодження, потім платіж

Постачальник може підвищити ціну, потрібна модель обладнання — зникнути з продажу, а запланована послуга — втратити сенс. Це нормальні господарські обставини, але вони не дають права мовчки перенести гроші між статтями. Сторінка Дії передбачає зміну цільового призначення протягом 3 місяців із дня отримання гранту. Практичне правило одне: підготуйте новий розрахунок, подайте заяву за чинною процедурою, отримайте підтвердження й лише після цього оплачуйте змінену позицію.

У регістрі зберігайте обидві версії бюджету, дату звернення, рішення про зміну та пояснення відхилення. Усне погодження менеджера, листування в месенджері або економія за іншим рядком не є безпечним замінником офіційної процедури.

Типові помилки після отримання гранту

• Змішати грант із виручкою. Через це неможливо швидко відновити рух цільових коштів і правильно оцінити податкові показники.
• Платити за назвою, а не за змістом. «Обладнання» в рахунку не доводить, що конкретний актив передбачений бізнес-планом.
• Зберегти лише банківську виписку. Вона підтверджує платіж, але не поставку, виконану послугу чи введення активу в експлуатацію.
• Оплатити зарплату або податки з грантового рахунку. Їх треба фінансувати з власного оборотного ресурсу, якщо договір прямо не встановлює інше.
• Забути про процентний ліміт. Дозволена категорія все одно може мати межу у відсотках від гранту.
• Використати старі умови програми. Вересневе оновлення 2026 року змінило суми, напрями та логіку робочих місць.
• Контролювати лише три місяці витрачання. Податкові та кадрові зобов’язання тривають 2, 3 або 5 років.
• Відкласти звірку на кінець проєкту. Помилку в первинці чи дефіцит сплачених податків значно легше виправити щомісяця.

Контрольний чекліст бухгалтера

Перед кожним платежем

• позиція є в чинному погодженому бюджеті;
• ліміт категорії не перевищено з урахуванням попередніх оплат;
• договір і рахунок містять достатньо конкретний предмет;
• постачальник і реквізити перевірені;
• джерело оплати визначено: грант або власні кошти;
• зрозуміло, який документ закриє поставку, роботу чи послугу.

Щомісяця

• залишок регістру дорівнює залишку цільових коштів за банком;
• скани первинки прикріплено до операцій у 1С/BAS або електронному архіві;
• придбані активи наявні, промарковані й використовуються в бізнесі;
• кадрові строки не порушені, зарплата й податки сплачені;
• накопичувальна сума податків, зборів та ЄСВ рухається за планом;
• відхилення від бюджету погоджені до оплати.

До завершення тримісячного строку

• усі грантові кошти використані на погоджені цілі або вчасно розпочата процедура щодо залишку;
• усі обіцяні робочі місця створені та документально підтверджені;
• отримано останні накладні, акти, ліцензії й документи про введення активів в експлуатацію;
• сформовано підсумковий реєстр із нульовим або поясненим залишком;
• визначено відповідального за довгостроковий контроль умов протягом 2, 3 або 5 років.

Головний принцип: обліковувати не гроші, а виконання обіцянки

Грантовий рахунок може спорожніти за кілька тижнів, але проєкт на цьому не завершується. Його результат — це придбані й працюючі активи, оформлені працівники, збережені документи, сплачені податки та бізнес, який діє протягом погодженого строку.

Тому сильний облік «Власної справи» складається з трьох синхронних картин: бюджет показує, що мали зробити; бухгалтерська система й первинка — що реально зробили; контрольний регістр умов — чи отримала держава обіцяний результат. Коли ці картини збігаються щомісяця, грант стає керованим фінансовим інструментом, а не джерелом тривалої невизначеності для бухгалтера й керівника.