Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації управлінського обліку?
Для перетворення звітності багатьма фірмами вже давно й успішно застосовується продукт Audit Expert, що надається російським підприємством Про-Інвест. Ціна цієї програми коливається від 300 до 1100 доларів, залежно від версії. Вибір програми. Підготовчий етап. Вибір постачальника програми. Укладення контракту
Для перетворення звітності багатьма фірмами вже давно й успішно застосовується продукт Audit Expert, що надається російським підприємством Про-Інвест. Ціна цієї програми коливається від 300 до 1100 доларів, залежно від версії.
Для ведення обліку в загальній базі даних нині надається велика кількість програмних комплексів різної потужності та ціни. Найчастіше це непрості й недешеві корпоративні системи, які підтримують стандарти MRP/ERP, кожна з яких потребує індивідуального докладного пояснення. Якщо виключити дорогих монстрів, як SAP/R3, Oracle Applications, Baan, то можна умовно поділити ці продукти на зарубіжні та вітчизняні:
Зарубіжні системи: Exact, Axapta, Hansa Solutions, Platinum, Scala, SunSystems, Accpac.
Системи виробництва СНД: Галактика, БОСС-Корпорація, Магнат, Еталон, Парус, Альфа, Інотек.
Ціна зарубіжних становить від десяти до кількох сотень тисяч доларів, тоді як російські системи можна придбати в кілька разів дешевше. Однак під час купівлі таких програм потрібно брати до уваги не лише ціну, а насамперед надійність, функціональність, адаптованість, а також наявність центру підтримки.
Трансформація проводок між кількома планами рахунків може підтримуватися в невеликих бухгалтерських програмах, наприклад, БЕСТ, деяких конфігураціях 1С-Підприємства (наприклад, виробництва компаній Пібі та Рарус). Їхня ціна з упровадженням може коливатися від однієї до кількох тисяч доларів.
Для схеми із застосуванням кількох програм можливим є використання будь-яких облікових комплексів, від Excel і до окремих модулів великих корпоративних систем. Як програму саме для управлінського обліку можна застосовувати невеликі зарубіжні комплекси (наприклад, MYOB Accounting, Sage, BS/1), або ж спеціально налаштовані Інфо-Бухгалтер, 1С-Підприємство чи навіть Access.
Вибір програми
Людині, яка не знає премудростей програмування, може здатися, що правильно вибрати програмне забезпечення майже неможливо, не помилившись при цьому кілька разів. У цьому її найчастіше переконує невдалий досвід знайомих. Насправді ж, щоб зробити правильний вибір програми, не потрібні знання програміста. Головним є визначення для себе ланцюжка дій і достатніх критеріїв вибору.
Передусім потрібно сформувати робочу групу, яка відповідатиме за процес вибору, купівлі та впровадження програми. Необхідно включити до неї представників усіх залучених відділів.
Підготовчий етап
На початковому етапі потрібно описати бізнес-процеси, наявні в інформаційній системі фірми, і виділити ділянки, які потребують автоматизації. Це дає Вам змогу уявити масштабність автоматизації, враховуючи власні потреби. Слід відповісти на такі запитання:
- Як буде організовано процес навчання, хто користуватиметься системою?
- Чи буде майбутня система об'єднана з нинішніми автоматизованими системами?
- З якого часу і в який період планується використання нової системи?
- Який бюджет виділено на закупівлю програми, впровадження та супровід, а також для навчання співробітників?
Далі потрібно визначити вимоги до майбутньої програми, серед яких:
перелік необхідних і бажаних можливостей системи, продуктивність і масштабованість системи; повний перелік операцій, що підлягають автоматизації, повний перелік вхідних і вихідних форм звітності; бажана гнучкість у налаштуваннях системи.
Вибір постачальника програми
Маючи перелічену інформацію, можна розпочати дослідження ринку, тобто скласти перелік чинних облікових програм для підприємств, схожих із вашим за кількістю розглядуваної інформації. На цьому етапі можна керуватися всілякими джерелами інформації: рекомендаціями колег, публікаціями в друкованих виданнях, аналітичними оглядами, рекламними матеріалами компаній-розробників. Враховуючи отриману інформацію, необхідно побудувати рейтинг програмних продуктів за такими параметрами:
- вартість запропонованого рішення;
- відповідність сформульованим вами вимогам;
- простота системи в підтримці та управлінні,
- історія компанії та її стабільність на ринку.
Необхідно визначити "точку відсікання" та скоротити свій список до 2-4 компаній-постачальників. Запросіть кожного з вибраних постачальників зробити представлення їхнього продукту в офісі вашої фірми для робочої групи. Вимагайте від постачальників перелік їхніх клієнтів і відвідайте 2-3 компанії з їхнього числа.
Укладення контракту
Передусім переконайтеся, що в наданому контракті встановлено зобов'язання постачальника щодо дотримання строків виконання робіт. Необхідно доповнити шаблонний контракт постачальника вашими умовами, можна також поторгуватися щодо суми та умов оплати.
Як додаток до контракту, додайте ліцензійну угоду, а також план упровадження системи та план пробних випробувань, що містить опис як типових, так і нетипових ситуацій. Також необхідно узгодити розклад робочих зустрічей і точок контролю.
