Навіщо необхідне оновлення конфігурацій 1С?

Для того щоб з’ясувати, навіщо ж потрібно оновлювати конфігурації 1С, ми повинні зрозуміти, що ж це за програма 1С і для чого вона використовується.

Розвиток сучасного світу відбувається дуже швидко, завдяки чому в усіх сферах життя відбуваються зміни, певні оновлення або навіть поява чогось нового. Таким чином, виникла необхідність у зручному та швидкому програмному забезпеченні, оскільки просто неможливо запам’ятати всю інформацію про фірму чи підприємство, зберегти її виключно на папері. Тому нині існує безліч програм, які допомагають у веденні документації підприємства та збереженні його інформаційної бази. Однією з таких програм є 1С. На сьогодні більшість бухгалтерів у нашій країні користуються саме програмою 1С, оскільки вона набула найбільшої популярності. Саме 1С використовують для автоматичного обліку на фірмах і підприємствах різних форм власності, різних галузей, і вона є стандартом для СНД.

Програмою 1С здійснюються такі види обліку:

• податковий;
• бухгалтерський;
• управлінський.

Повністю програма називається — «1С:Підприємство». До неї входять різні програми для обробки даних на підприємствах. Однією з особливостей програми є принцип універсальності, повністю реалізований у програмній платформі. Існує можливість створення різноманітних застосунків, що працюють за схожими принципами, але призначені для різних завдань і цілей. Для кращого розуміння того, як працює програма 1С, потрібно часто нею користуватися. Безліч організацій використовують сервіси 1С, і їх це влаштовує.

Від самого початку 1С було розраховане на створення автоматизованого обліку (бухгалтерського й управлінського). Але зараз воно знаходить застосування навіть у тих сферах, які далекі від бухгалтерії.

Потрібно знати, що «1С Підприємство» — це програма, на основі якої ведеться розробка інших програм, що називаються «конфігурації». Своєю чергою, конфігурації «1С» — це ті програми, які безпосередньо використовують бухгалтери. Конфігурацію об’єктів створюють у спеціальному робочому режимі, який називається «Конфігуратор», а після цього починає працювати робочий режим, який називають «1С: Підприємство». Саме тут користувач отримує доступ до тих функцій, які були виконані в цій конфігурації.

Якщо пояснити простіше, то 1С є мовою програмування, а конфігурації 1С — це ті програмки, написані мовою «1С». Для того щоб вибрати потрібну конфігурацію, необхідно враховувати особливості підприємства, а також варто було б порадитися з людьми, які спеціалізуються на автоматизації з 1С.

Конфігурація, як було сказано, розробляється на базі «1С Підприємство», і рішення конфігурацій існують у таких видах:

• базові або спеціалізовані конфігурації;
• типові конфігурації.

Базові конфігурації використовуються тільки для роботи виключно на базових версіях. Їх постачає лише фірма 1С, і в них не дозволяється нічого змінювати, але все ж їх можна перетворити на типові. Усі інші, неспеціалізовані та типові, також можуть змінюватися тим, хто використовує програму.

Також існують типові рішення, внесення змін до них, як правило, призводить до ускладнень у підтримці користувачів програми та оновленні конфігурацій.

Загалом, найвідомішою вважається конфігурація ведення бухгалтерського обліку, податкового й управлінського.

Повертаючись до нашого питання, необхідно проаналізувати, з якою метою оновлюються конфігурації 1С і чи потрібно взагалі їх оновлювати.

Унаслідок змін, які постійно відбуваються у світі та в країні, відбуваються зміни в законодавчому секторі, в економіці, у роботі підприємств і організацій. Саме це є головною причиною, яка виключає використання облікового програмного забезпечення без його зміни. Це особливо важливо для великих підприємств і компаній. Тому дуже важливим аспектом для ефективного управління підприємством є швидке та своєчасне оновлення конфігурацій і професійна підтримка.

Постійно з’являються такі процеси обміну, як:

• удосконалення документообігу;
• зміна зразків документів
• поява нових форм звітності;
• зміна вимог до документів у друкованих формах;
• поява або заміна способів багатоваріантних розрахунків;
• зміна алгоритмів розрахунків;
• зміна форм подання звітності;
• поява нових облікових програм;

Саме з цієї причини потрібне постійне встановлення нових конфігурацій 1С, оновлення інформаційної бази, удосконалення та розвиток самої програми 1С і, звичайно, оновлення звітності.

Існує кілька різновидів оновлення 1С. Найвідомішим і найпростішим є оновлення регламентованих звітів 1С. Воно потребує частого оновлення. Компанія «1С» надає оновлення, і для його встановлення не потрібно особливих зусиль. Іноді потрібно зробити лише заміну звітів або певні доповнення, тим самим не змінюючи конфігурації. Але бувають такі випадки, коли відбуваються зміни в послідовності розрахунку показників, і тоді необхідно повністю оновити конфігурацію або заповнювати звітність вручну, оскільки даних, необхідних для роботи звітів, немає в наявності.

Оновлення конфігурацій — досить складний процес, оскільки виникає ризик того, що можна втратити дані внаслідок неправильної роботи деяких груп конфігурацій. Найчастіше, коли оновлюються конфігурації, тоді й відбувається оновлення звітності.

Здійснюється систематичний випуск оновлених форм звітності, які відповідають законодавству. Але часто оновлення з’являються саме перед тим, як потрібно подавати звіти. Тоді потрібно оперативно оновлювати та готувати звітність до подання.

Найскладнішим і важливим процесом в оновленні є перехід на нову платформу. Завдяки йому, по суті, можна перейти на новий рівень розвитку інформаційної системи підприємства.

Оновлення потрібно робити в таких конфігураціях, як:

• бухгалтерія
• управління виробничим підприємством
• комплексна конфігурація
• виробництво+послуги+бухгалтерія

Якщо компанія своєчасно оновила звіти 1С, то вона може бути впевнена, що не буде проблем із податковою інспекцією та не доведеться сплачувати штрафи. Оскільки внаслідок несвоєчасного оновлення можна не встигнути подати звіти.

Перш ніж робити оновлення, необхідно знати, які зміни в ньому було зроблено. Для кожного рішення період оновлення буде різним.

Проблеми під час оновлення звітності часто виникають тоді, коли конфігурацію не оновлювали дуже довгий час. Як наслідок, механізм, який формував звітність, сильно змінився. У такому разі спочатку робиться оновлення 1С, а потім уже оновлюють і звітність.

Щодо оновлення типової конфігурації, то його можна зробити самостійно, але виконуючи всі зазначені інструкції, завантаживши оновлення на сайті. Потрібно уважно читати інструкцію, особливо якщо було пропущено велику кількість конфігурацій, і поступово крок за кроком виконувати оновлення.

Досить складним процесом є оновлення нетипової конфігурації, тому найкращим рішенням буде довірити його професіоналу, який зробить це правильно та якісно.

Отже, ми з’ясували, що зміни в законодавстві значною мірою впливають на процеси, які відбуваються в обліково-програмному забезпеченні. Унаслідок цих змін необхідно в обов’язковому порядку робити регулярне оновлення конфігурацій 1С для ефективної та нормальної роботи компанії. Тому, якщо не оновлювати конфігурацію 1С, буде неможливим використання обліково-програмного забезпечення через відсутність достатньої інформації, необхідних даних і розрахунків.