1С:Предприятие 8.2 /
Управление торговлей для Украины /
Работа с подотчетными лицами

Оглавление

Отражение затрат предприятия, произведенных через подотчетное лицо

Информация о затратах на нужды предприятия, сделанных подотчетным лицом, регистрируется с помощью документа "Авансовый отчет".

Документ может оформляться в любой валюте. Но от выбора валюты зависит - какие авансы подотчетному лицу этот документ "увидит", то есть сможет закрыть при проведении. Например, если валюта авансового отчета в форме "Цены и валюта" задана USD, на закладке "Авансы" пользователь сможет указать только те "Расходные кассовые ордера", у которых в качестве валюты взаиморасчетов с подотчетным лицом указана валюта USD.

В табличной части "Авансы" необходимо указать документы, по которым был выдан аванс подотчетному лицу, и суммы использованного аванса. Если аванс не выдавался, то эта табличная часть не заполняется.

Документ "Авансовый отчет": авансы

Предусмотрено автоматическое заполнение табличной части теми кассовыми ордерами, по которым были получены подотчетником деньги, но еще не был сформирован отчет об использовании этих денег. Это действие выполняется по кнопке "Заполнить - Заполнить по остаткам".

После окончания заполнения данных о расходе денежных средств, можно воспользоваться кнопкой "Заполнить - Распределить по РКО". В результате сумма затрат будет корректно распределена по списку расходных ордеров. Допустимо и ручное исправление суммы в реквизите "Израсходовано", но при проведении в "оперативном режиме" контролируется соответствие итоговых сумм:

• по графе "Израсходовано",

• по всем остальным табличным частям документа.

Если первая из них будет больше второй - документ не будет проведен. Предусмотрены такие направления отражения затрат денежных средств предприятия подотчетным лицом:

• закупка ТМЦ;

• получение возвратной тары;

• оплата задолженности (или аванса) поставщику;

• прочие затраты - командировочные затраты, получение и оплата услуг сторонних организаций (услуги ксерокопирования, ремонтные услуги и т.д.) и другие затраты.

Для отражения каждого вида операций в документе предусмотрена отдельная табличная часть. Отражение операций по закупке ТМЦ или получению возвратной тары через подотчетное лицо практически ничем не отличаются от таких же операций с контрагентами. Единственная разница с точки зрения учета заключается в том, что такие операции не влияют на взаиморасчеты с контрагентами , а товар оплачивается сразу в момент покупки.

Информации о закупленных подотчетным лицом товарах и других ТМЦ фиксируется в табличной части "Товары".

Документ "Авансовый отчет": товары

Переключатель в шапке документа "На склад" определяет порядок оформления поступления товаров:

• одним документом отражается и поступление товара на склад, и отражение операции в финансовом учете. В этом случае в документе "Авансовый отчет" выбирается вид поступления "На склад";

• либо сначала в оперативном учете отражается только физическое поступление товара на склад в количественном измерении, а потом операция отражается в финансовом учете

  • эта операция оформляется с помощью документа "Приходный ордер на товары" с установленным видом операции "от подотчетника".

  • в этом случае в документе "Авансовый отчет" выбирается вид поступления "По ордеру" и указывается тот приходный ордер, которым было оформлено поступление товаров от подотчетного лица.

И в том, и в другом случае предусмотрена возможность указать направление оприходования (склад, ордер) в строках табличной части. То есть, одним отчетом можно отразить оприходование на разные склады или по разным ордерам.

После заполнения в документе информации о подотчетном лице и приходном ордере на закладке "Товары" по кнопке "Заполнить" автоматически заполнится табличная часть документа в части номенклатуры и количества, оприходованного по ордеру товара. Пользователь должен указать стоимость ТМЦ, согласно данным "живого" поступившего документа.

Информация о получении возвратной тары подотчетным лицом фиксируется в табличной части "Тара".

Документ "Авансовый отчет": тара

Поскольку возвратная тара в управленческом учете регистрируется в разрезе контрагентов и договоров (а так же сделок, если это предусмотрено условиями договора), то обязательно нужно указать данные о поставщике. Тара, так же как и товары, может быть оприходована по ордерной схеме. Стоимость полученной возвратной тары не оплачивается, поэтому эта сумма не увеличивает долг предприятия перед подотчетным лицом.

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются в табличной части "Оплата".

При проведении авансового отчета уменьшается сумма задолженности предприятия перед поставщиком в размере, указанном на данной закладке по каждому договору (и сделке, если взаиморасчеты ведутся в разрезе сделок). Операция оплаты поставщику отражается в документе в двух валютах:

• сумма в валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом (определяется при выдаче авансов в РКО, либо в самом документе по кнопке "Цены и валюта") указывается в реквизите "Сумма";

• сумма в валюте взаиморасчетов с контрагентом (определяется в договоре с контрагентом) указывается в реквизите "Сумма взаиморасчетов".

Документ "Авансовый отчет": оплата

Важно! Если документ проводится в бухгалтерском и налоговом учете, то валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом и валюта взаиморасчетов с контрагентом, определенная в договоре с ним, должны совпадать между собой и с валютой регламентированного учета.

Такие расходы подотчетного лица, как командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин отражаются в табличной части "Прочее".

Документ "Авансовый отчет": оплата

При этом должна быть указано направление затрат, на которые надо отнести такие расходы подотчетного лица:

• статья затрат (обязательный для заполнения реквизит);

• подразделение;

• заказ покупателя;

• номенклатурная группа товаров.

Реквизит "Номенклатура" этой табличной части не обязателен для заполнения. Но если он заполняется, то это может быть только элемент справочника «Номенклатура» с видом «Услуга».

Реквизит "Содержание" обязателен для заполнения, так как используется для заполнения печатной формы.

По кнопке "Печать" формируется печатная форма авансового отчета, согласно формы, утвержденной приказом ГНАУ №– 440 от 19.09.03.

Предусмотрена возможность оформления поступления товаров на склад и осуществления их продажи до оформления авансового отчета с подотчетным лицом. Эта операция оформляется с помощью документа "Приходный ордер на товары" с установленным видом операции "от подотчетника". В этом случае в документе "Авансовый отчет" выбирается вид поступления "По ордеру" и указывается тот приходный ордер, которым было оформлено поступление товаров от подотчетного лица. Операции с применением ордерного документооборота подробно описаны в разделе " Складской учет ".

Документом можно отразить оплату задолженности или аванса поставщику. Оплата контрагенту никак не связана с закупкой товаров, указанных в этом же документе. Товары, отраженные в отчете увеличивают долг предприятия не перед поставщиком, а перед подотчетным лицом. Поэтому отражение оплаты поставщику связано с другими операциями закупки товаров (получения услуг), которые были или будут зарегистрированы документом "Поступление товаров и услуг". Оплата поставщику увеличивает его задолженность перед предприятием.

При проведении документа:

• регистрируется уменьшение задолженности подотчетного лица перед предприятием на сумму отчета (расход в остаточном регистре накопления " Взаиморасчеты с подотчетными лицами "). По данным табличной части "Авансы" определяется "Расчетный документ" по взаиморасчетам с подотчетным лицом:

  • на сумму аванса - "Расчетный документ" = "РКО";

  • на сумму, превышающую аванс - "Расчетный документ" = "Авансовый отчет";

• по данным табличных частей "Товары" и "Тара" формируются движения в части "товарного учета", аналогичные обычному поступлению ТМЦ на склад, которые рассмотрены в разделе учета поступления ТМЦ;

• по данным табличной части "Оплата" формируются увеличение задолженности поставщика перед предприятием (приход в регистре "Взаиморасчеты с контрагентами");

• по данным табличной части "Прочее" формируется накопление затрат предприятия (запись в оборотном регистре накопления "Затраты").

Анализ информации по операциям с подотчетными лицами производится с помощью отчета "Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами".

Анализ взаиморасчетов с подотчетными лицами

Данный отчет позволяет получать следующую информацию:

• сумма задолженности подотчетного лица перед компанией;

• валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом;

• документы, по которым выдавались денежные средства;

• назначение сумм, потраченных подотчетным лицом.

Для детализации взаиморасчетов с подотчетными лицами по документам в списке группировок отчета должна присутствовать группировка "Расчетный документ". В качестве расчетного документа будут отображаться документы:

• "Расходный кассовый ордер", по которому подотчетному лицу авансом были выданы денежные средства;

• "Авансовый отчет", по которому при отчете произошел перерасход выданных денег (или аванс не был выдан) за счет собственных средств подотчетного лица.

Информация в отчете выводится в двух валютах:

• валюте управленческого учета;

• валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом.

С помощью установки значений отбора, представленных в отчете, можно отобрать информацию по конкретному подотчетному лицу, группе подотчетных лиц, произвольному списку подотчетных лиц.

Нас находят: где в 1сerp находится ведомости по взаиморасчетам с подотчетными лицами, почему во взаиморасчетах с поставщиком не отражаются авансовые отчеты, отразить с помощью документа «Авансовый отчет» оплата поставщику, url shortener, ведомость взаиморасчетов с подотчетными лицами сформировать в 1с, управление производственным предприятием 1 3 подотчетные средства как проверить, ведомость по подотчетникам в 1с 8 3, ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами, Как в 1С провести выплату денежных средств подотчетному лицу?, ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами зависли подотчетники