Відображення витрат підприємства, здійснених через підзвітну особу

Інформація про витрати на потреби підприємства, здійснені підзвітною особою, реєструється за допомогою документа "Авансовий звіт".

Документ може оформлятися в будь-якій валюті. Але від вибору валюти залежить, які аванси підзвітній особі цей документ "побачить", тобто зможе закрити під час проведення. Наприклад, якщо валюта авансового звіту у формі "Ціни і валюта" задана USD, на вкладці "Аванси" користувач зможе зазначити лише ті "Видаткові касові ордери", у яких як валюту взаєморозрахунків із підзвітною особою зазначено валюту USD.

У табличній частині "Аванси" необхідно зазначити документи, за якими було видано аванс підзвітній особі, і суми використаного авансу. Якщо аванс не видавався, то ця таблична частина не заповнюється.

Документ "Авансовий звіт": аванси

Передбачено автоматичне заповнення табличної частини тими касовими ордерами, за якими підзвітною особою були отримані гроші, але ще не було сформовано звіт про використання цих грошей. Ця дія виконується за кнопкою "Заповнити - Заповнити за залишками".

Після завершення заповнення даних про витрачання грошових коштів можна скористатися кнопкою "Заповнити - Розподілити за ВКО". У результаті сума витрат буде коректно розподілена за списком видаткових ордерів. Допускається і ручне виправлення суми в реквізиті "Витрачено", але під час проведення в "оперативному режимі" контролюється відповідність підсумкових сум:

• за графою "Витрачено",

• за всіма іншими табличними частинами документа.

Якщо перша з них буде більшою за другу — документ не буде проведено. Передбачено такі напрями відображення витрат грошових коштів підприємства підзвітною особою:

• закупівля ТМЦ;

• отримання поворотної тари;

• оплата заборгованості (або авансу) постачальнику;

• інші витрати — витрати на відрядження, отримання й оплата послуг сторонніх організацій (послуги ксерокопіювання, ремонтні послуги тощо) та інші витрати.

Для відображення кожного виду операцій у документі передбачено окрему табличну частину. Відображення операцій із закупівлі ТМЦ або отримання поворотної тари через підзвітну особу практично нічим не відрізняються від таких самих операцій із контрагентами. Єдина різниця з погляду обліку полягає в тому, що такі операції не впливають на взаєморозрахунки з контрагентами, а товар оплачується відразу в момент купівлі.

Інформація про товари та інші ТМЦ, закуплені підзвітною особою, фіксується в табличній частині "Товари".

Документ "Авансовий звіт": товари

Перемикач у шапці документа "На склад" визначає порядок оформлення надходження товарів:

• одним документом відображається і надходження товару на склад, і відображення операції у фінансовому обліку. У цьому разі в документі "Авансовий звіт" обирається вид надходження "На склад";

• або спочатку в оперативному обліку відображається лише фізичне надходження товару на склад у кількісному вимірі, а потім операція відображається у фінансовому обліку

  • ця операція оформляється за допомогою документа "Прибутковий ордер на товари" зі встановленим видом операції "від підзвітної особи".

  • у цьому разі в документі "Авансовий звіт" обирається вид надходження "За ордером" і зазначається той прибутковий ордер, яким було оформлено надходження товарів від підзвітної особи.

І в тому, і в іншому разі передбачено можливість зазначити напрям оприбуткування (склад, ордер) у рядках табличної частини. Тобто одним звітом можна відобразити оприбуткування на різні склади або за різними ордерами.

Після заповнення в документі інформації про підзвітну особу та прибутковий ордер на вкладці "Товари" за кнопкою "Заповнити" автоматично заповниться таблична частина документа в частині номенклатури та кількості товару, оприбуткованого за ордером. Користувач повинен зазначити вартість ТМЦ згідно з даними "живого" документа, що надійшов.

Інформація про отримання поворотної тари підзвітною особою фіксується в табличній частині "Тара".

Документ "Авансовий звіт": тара

Оскільки поворотна тара в управлінському обліку реєструється в розрізі контрагентів і договорів (а також угод, якщо це передбачено умовами договору), то обов'язково потрібно зазначити дані про постачальника. Тара, так само як і товари, може бути оприбуткована за ордерною схемою. Вартість отриманої поворотної тари не оплачується, тому ця сума не збільшує борг підприємства перед підзвітною особою.

Витрати підзвітної особи на оплату постачальникам фіксуються в табличній частині "Оплата".

Під час проведення авансового звіту зменшується сума заборгованості підприємства перед постачальником у розмірі, зазначеному на цій вкладці за кожним договором (і угодою, якщо взаєморозрахунки ведуться в розрізі угод). Операція оплати постачальнику відображається в документі у двох валютах:

• сума у валюті взаєморозрахунків із підзвітною особою (визначається під час видачі авансів у ВКО або в самому документі за кнопкою "Ціни і валюта") зазначається в реквізиті "Сума";

• сума у валюті взаєморозрахунків із контрагентом (визначається в договорі з контрагентом) зазначається в реквізиті "Сума взаєморозрахунків".

Документ "Авансовий звіт": оплата

Важливо! Якщо документ проводиться в бухгалтерському та податковому обліку, то валюта взаєморозрахунків із підзвітною особою і валюта взаєморозрахунків із контрагентом, визначена в договорі з ним, повинні збігатися між собою і з валютою регламентованого обліку.

Такі витрати підзвітної особи, як витрати на відрядження, витрати на проїзд, витрати на бензин, відображаються в табличній частині "Інше".

Документ "Авансовий звіт": оплата

При цьому має бути зазначено напрям витрат, на які слід віднести такі витрати підзвітної особи:

• стаття витрат (обов'язковий для заповнення реквізит);

• підрозділ;

• замовлення покупця;

• номенклатурна група товарів.

Реквізит "Номенклатура" цієї табличної частини не є обов'язковим для заповнення. Але якщо він заповнюється, то це може бути лише елемент довідника «Номенклатура» з видом «Послуга».

Реквізит "Зміст" є обов'язковим для заповнення, оскільки використовується для заповнення друкованої форми.

За кнопкою "Друк" формується друкована форма авансового звіту згідно з формою, затвердженою наказом ДПАУ №– 440 від 19.09.03.

Передбачено можливість оформлення надходження товарів на склад і здійснення їх продажу до оформлення авансового звіту з підзвітною особою. Ця операція оформляється за допомогою документа "Прибутковий ордер на товари" зі встановленим видом операції "від підзвітної особи". У цьому разі в документі "Авансовий звіт" обирається вид надходження "За ордером" і зазначається той прибутковий ордер, яким було оформлено надходження товарів від підзвітної особи. Операції із застосуванням ордерного документообігу докладно описані в розділі "Складський облік".

Документом можна відобразити оплату заборгованості або авансу постачальнику. Оплата контрагенту ніяк не пов'язана із закупівлею товарів, зазначених у цьому самому документі. Товари, відображені у звіті, збільшують борг підприємства не перед постачальником, а перед підзвітною особою. Тому відображення оплати постачальнику пов'язане з іншими операціями закупівлі товарів (отримання послуг), які були або будуть зареєстровані документом "Надходження товарів і послуг". Оплата постачальнику збільшує його заборгованість перед підприємством.

Під час проведення документа:

• реєструється зменшення заборгованості підзвітної особи перед підприємством на суму звіту (видаток у залишковому регістрі накопичення "Взаєморозрахунки з підзвітними особами"). За даними табличної частини "Аванси" визначається "Розрахунковий документ" за взаєморозрахунками з підзвітною особою:

  • на суму авансу — "Розрахунковий документ" = "ВКО";

  • на суму, що перевищує аванс — "Розрахунковий документ" = "Авансовий звіт";

• за даними табличних частин "Товари" і "Тара" формуються рухи в частині "товарного обліку", аналогічні звичайному надходженню ТМЦ на склад, які розглянуто в розділі обліку надходження ТМЦ;

• за даними табличної частини "Оплата" формується збільшення заборгованості постачальника перед підприємством (надходження в регістрі "Взаєморозрахунки з контрагентами");

• за даними табличної частини "Інше" формується накопичення витрат підприємства (запис в оборотному регістрі накопичення "Витрати").

Аналіз інформації за операціями з підзвітними особами здійснюється за допомогою звіту "Відомість за взаєморозрахунками з підзвітними особами".

Аналіз взаєморозрахунків із підзвітними особами

Цей звіт дає змогу отримувати таку інформацію:

• сума заборгованості підзвітної особи перед компанією;

• валюта взаєморозрахунків із підзвітною особою;

• документи, за якими видавалися грошові кошти;

• призначення сум, витрачених підзвітною особою.

Для деталізації взаєморозрахунків із підзвітними особами за документами у списку групувань звіту має бути присутнє групування "Розрахунковий документ". Як розрахунковий документ відображатимуться документи:

• "Видатковий касовий ордер", за яким підзвітній особі авансом було видано грошові кошти;

• "Авансовий звіт", за яким під час звіту виникла перевитрата виданих грошей (або аванс не було видано) за рахунок власних коштів підзвітної особи.

Інформація у звіті виводиться у двох валютах:

• валюті управлінського обліку;

• валюті взаєморозрахунків із підзвітною особою.

За допомогою встановлення значень відбору, представлених у звіті, можна відібрати інформацію за конкретною підзвітною особою, групою підзвітних осіб, довільним списком підзвітних осіб.