Групповое перепроведение документов

В течение месяца в учете отражаются текущие хозяйственные операции:

• покупки и продажи любых материальных и нематериальных ценностей;
• внутреннего движения запасов и других активов;
• выпуска продукции;
• кадрового учета;
• начисления заработной платы и т. п.

В прикладном решении не предусмотрена жесткая методология отражения текущих операций. Фактически это определяется индивидуально в пределах каждого предприятия. Однако существенное значение имеют:

• правильная хронология ввода документов;
• целесообразность ведения и детализации конкретных разделов учета;
• качества исполнителей: физические, профессиональные, моральные.

Накопленная информация используется для определения финансового результата, расчета налогов и подготовки регламентированной отчетности в конце отчетных периодов. Для выполнения этих ключевых функций учета в конце периода следует соблюдать определенный порядок. В прикладном решении этот порядок строго регламентирован. Это связано с тем, что в большинстве случаев результат одной операции является входными данными для следующей. Например, перед расчетом себестоимости должна быть рассчитана амортизация, а перед определением финансового результата следует рассчитать и отразить в учете начисление налога на прибыль.

Следует понимать, что если исходная информация некорректна, то и результаты работы расчетных механизмов будут некорректными. Не может быть правильным расчет себестоимости при наличии отрицательных остатков по счетам запасов или производства. Именно поэтому важно соблюдать регламент выполнения финальных операций, включающий также контрольные процедуры.

Регламентные процедуры закрытия месяца прежде всего предусматривают контроль корректности накопленных данных по каждому разделу учета.

В течение рабочего периода документы обычно вводят и/или редактируют прошедшей датой. Это может привести к некорректным остаткам запасов, расчетов с контрагентами, остаткам в иностранной валюте и т. п. Для восстановления и проверки следует выполнить перепроведение всех документов рабочего периода. Если есть вероятность, что редактировались или перепроводились документы прошлого периода, рекомендуется охватить и его. Но в этом случае сначала рекомендуется создать архивную копию ИБ. Это можно сделать в режиме пользователя BAS: раздел программы Администрирование — Настройки программы — Обслуживание — Резервное копирование и восстановление — Создание резервной копии.

В открывшейся форме следует указать каталог, в который система сохранит копию. Рекомендуется хранить ИБ и ее копию на разных носителях или компьютерах.

Создание резервной копии ИБ

Обратите внимание: если в настройке Параметры учета (раздел программы Главное) включена опция Разрешается списание запасов при отсутствии остатков по данным учета (на вкладке Запасы), то сначала следует отключить эту опцию, а уже затем запускать перепроведение.

Перепроведение выполняется обработкой Групповое перепроведение документов, доступной в разделе программы Операции — группа Сервис. В форме обработки следует указать период для перепроведения и организацию. Если организация не указана, обрабатываются все документы всех организаций.

Перепроведение документов

Опция Останавливать выполнение при ошибке позволяет работать в одном из двух режимов:

• Если опция включена, пользователь следит за выполнением обработки. При первой же ошибке система останавливается и сообщает о проблеме. Пользователь сразу устраняет проблему. После этого снова запускает

обработку, и так до тех пор, пока не будет обработан весь период и не будут решены все проблемы;

• Если опция отключена, обработка сразу проходит весь период, пользователь в это время может отсутствовать, а в конце система выведет весь перечень проблемных документов для последовательной обработки.

Обычно значение опции определяется временем, затрачиваемым на перепроведение. Если обработка выполняется долго и скорость работы пользователей при этом снижается (много документов, пользователей, техника не очень мощная и т. п.), то обработку запускают без этой опции в нерабочее время: в обеденный перерыв, ночью, в выходные и т. п.

Ошибки перепроведения

В перечне ошибок и сообщений по гиперссылке можно открыть документ с проблемой, тут же исправить его и провести заново. Содержание проблемы указано в этой же форме. Самое главное — исправить все Ошибки. Сообщения в группе Информация требуют рассмотрения, но не все они свидетельствуют о проблеме. Например, сообщение «Общепроизводственные расходы ... не могут быть распределены — отсутствует выпуск продукции по подразделению или прямые расходы по подразделению, или выручка по услугам по подразделению. ОПР будут полностью списаны на себестоимость реализованной продукции (счет 901)» не является проблемой, если в рабочем периоде действительно не было производственной деятельности, но были расходы по счету 91. А если производство работало, следует выяснить, почему нет документов по указанному подразделению.