Кадровый учет
Описано ведение кадрового учета в BAS Бухгалтерия: работу с физическими лицами и сотрудниками, упрощенный и полный учет, а также оформление приема, перевода и увольнения.. Физические лица. Сотрудники. Упрощенный кадровый учет. Документы кадрового учета
Специализированная подсистема учета зарплаты и кадров решает следующие задачи:
- учет движения кадров по каждой организации, включая оформление документов (приказов о приеме на работу, переводе, увольнении) и отчетности (личных карточек работников по форме П-2, отчетов по составу работников организации);
- начисление заработной платы персоналу предприятия с оформлением соответствующих документов, в частности платежных документов;
- удержание предусмотренных законодательством налогов и взносов, базой налогообложения для которых является заработная плата работников организаций, а также формирование соответствующих отчетов по НДФЛ и ЕСВ;
- отражение начисленной зарплаты, а также сумм налогов и взносов в бухгалтерском и налоговом учете.
Особенность учета персонала заключается в том, что одно и то же лицо, то есть физическое лицо, может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, физическое лицо может работать в организации, уволиться, а через некоторое время снова быть принятым на работу. В таком случае два сотрудника, принятые в разное время и, в общем случае, на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу.
С другой стороны, одно и то же физическое лицо может быть принято на работу в организацию несколько раз: на основное место работы и одновременно по внутреннему совместительству. В таком случае одному физическому лицу также соответствуют два сотрудника, хотя вознаграждение за работу выплачивается одному человеку.
Следует учитывать, что в соответствии с Налоговым кодексом Украины налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по разным трудовым договорам с этой организацией. Так же в отношении физического лица в органы подается отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся и в Законе о едином социальном взносе (ЕСВ).
Итак, в рамках учета персонала используются два класса тесно связанных объектов учета: сотрудники и физические лица. Поэтому в типовую конфигурацию включены справочники Сотрудники и Физические лица.
Физические лица
В справочнике ведется список всех людей, которые могут иметь отношения с предприятием. В нем хранится только личная информация, то есть персональные данные таких лиц.
Прежде всего к таким людям относятся сотрудники предприятия, выполняющие работы как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера. Список сотрудников также ведется в отдельном справочнике сотрудников, где хранится их кадровая информация. Работать с сотрудниками, в частности с их личными данными, удобно именно из справочника сотрудников.
Кроме сотрудников, в список физических лиц могут быть добавлены дети сотрудников, поскольку информация о детях может понадобиться для расчета льгот по НДФЛ, а также другие лица, которые не являются сотрудниками предприятия, но которым выплачивается доход и, соответственно, может возникнуть необходимость рассчитать с такого дохода налоги и взносы.
Сотрудники
В программе под сотрудниками понимаются физические лица, с которыми в организации может быть заключен один конкретный трудовой договор. Если с одним и тем же человеком организация заключает, например, два трудовых договора, то в программе этот человек должен быть представлен двумя сотрудниками. Это позволяет получать информацию о человеке как сотруднике по каждому такому договору отдельно, в частности формировать отчеты по начислениям в разрезе таких сотрудников.
Наименования (представления) таких сотрудников в программе могут отличаться, что удобно для поиска, выбора и получения информации о них. В то же время фактические фамилия, имя и отчество человека хранятся отдельно и одинаковы для обоих таких сотрудников. Отдельно, в справочнике физических лиц, хранится вся остальная персональная информация о человеке, его личные данные.
При добавлении в программу нового сотрудника автоматически создается соответствующее ему физическое лицо и «привязывается» к сотруднику.
Личные данные человека можно внести в карточку сотрудника, и они сохранятся в справочнике физических лиц. Отдельно открывать справочник физических лиц и вводить в него данные не нужно.
Если необходимо зарегистрировать оформление с этим человеком другого трудового договора, удобно создать нового сотрудника из специального раздела Работа карточки соответствующего физического лица. Если же для регистрации нового трудового договора для физического лица, которое уже есть в программе, ввести нового сотрудника непосредственно в справочник сотрудников, то при вводе повторяющейся фамилии программа сообщит, что похожее физическое лицо уже есть в программе, и предложит выбрать его. После выбора это физическое лицо будет «привязано» к вводимому сотруднику. Таким образом, программа позволяет избежать нежелательного дублирования физических лиц.
В разделе Главное заполняются или отображаются сведения об организации сотрудника, его фамилия, имя и отчество, дата рождения, код по ДРФО, информация о текущем месте работы, оклад и т. п. При необходимости можно изменить представление сотрудника в отчетах. Для этого необходимо установить флажок Дополнять представление и указать нужные сведения.
В разделе Личные данные можно заполнить сведения о месте рождения, гражданстве, документе, удостоверяющем личность, а также сведения об адресах регистрации и проживания.
В других разделах формы отображается и редактируется различная дополнительная информация: кадровые документы, данные о льготах НДФЛ, способы выплаты зарплаты, порядок учета расходов и т. п.
Непосредственно из справочника по кнопке Печать можно сформировать типовые печатные формы по кадровому учету для этого сотрудника.
Упрощенный кадровый учет
В программе поддерживается упрощенный и полный кадровый учет.
При упрощенном учете документы кадровых приказов не используются. Информация о месте работы сотрудника, плановом окладе и т. п. вводится непосредственно из карточки сотрудника.
Обратите внимание: при ведении упрощенного учета не поддерживается хранение истории внесенных изменений. В частности, отсутствует возможность начислить часть заработной платы в текущем месяце по другому подразделению.
При необходимости в процессе работы можно перейти от ведения упрощенного кадрового учета к ведению полного учета и сформировать отсутствующие формы приказов.
Документы кадрового учета
При ведении полного кадрового учета информация вводится с помощью документов. Кадровые приказы — прием, перевод, увольнение — оформляются отдельно для каждого сотрудника.
Вид занятости сотрудника — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство — указывается непосредственно в приказе о приеме и может быть изменен при кадровом переводе. Таким образом, можно изменить основное место работы сотрудника в организации без необходимости увольнения и повторного приема на работу.
Начальные сведения, необходимые для начисления зарплаты работникам предприятия, указываются в документе Прием на работу. По кнопке Печать можно сформировать печатную форму документа по типовой форме П-1.
Документ Кадровый перевод позволяет фиксировать как изменение кадровых данных без изменения данных об оплате труда — состава начислений, удержаний, категории ЕСВ, так и изменение только данных об оплате труда без кадровых перемещений.
Увольнение сотрудника из организации регистрируется документом Увольнение. Документ также автоматически прекращает действие всех данных по начислению заработной платы сотруднику. По кнопке Печать можно сформировать печатную форму документа по типовой форме П-4.
