Групове перепроведення документів

Протягом місяця в обліку відображаються поточні господарські операції:

• купівлі й продажу будь-яких матеріальних і нематеріальних цінностей;
• внутрішнього руху запасів та інших активів;
• випуску продукції;
• кадрового обліку;
• нарахування заробітної плати тощо.

У прикладному рішенні не передбачено жорсткої методології відображення поточних операцій. Фактично це визначається індивідуально в межах кожного підприємства. Однак суттєве значення мають:

• правильна хронологія введення документів;
• доцільність ведення та деталізації конкретних розділів обліку;
• якості виконавців: фізичні, професійні, моральні.

Накопичена інформація використовується для визначення фінансового результату, розрахунку податків і підготовки регламентованої звітності наприкінці звітних періодів. Для виконання цих ключових функцій обліку наприкінці періоду слід дотримуватися певного порядку. У прикладному рішенні цей порядок суворо регламентований. Це пов’язано з тим, що в більшості випадків результат однієї операції є вхідними даними для наступної. Наприклад, перед розрахунком собівартості має бути розрахована амортизація, а перед визначенням фінансового результату слід розрахувати й відобразити в обліку нарахування податку на прибуток.

Слід розуміти, що якщо первісна інформація некоректна, то й результати роботи розрахункових механізмів будуть некоректними. Не може бути правильним розрахунок собівартості за наявності негативних залишків за рахунками запасів або виробництва. Саме тому важливо дотримуватися регламенту виконання фінальних операцій, що включає також контрольні процедури.

Регламентні процедури закриття місяця передусім передбачають контроль коректності накопичених даних за кожним розділом обліку.

Протягом робочого періоду документи зазвичай вводять та/або редагують минулою датою. Це може призвести до некоректних залишків запасів, розрахунків із контрагентами, залишків в іноземній валюті тощо. Для відновлення та перевірки слід виконати перепроведення всіх документів робочого періоду. Якщо є ймовірність, що редагувалися або перепроводилися документи минулого періоду, рекомендується охопити і його. Але в цьому випадку спочатку рекомендується створити архівну копію ІБ. Це можна зробити в режимі користувача BAS: розділ програми Адміністрування — Настройки програми — Обслуговування — Резервне копіювання і відновлення — Створення резервної копії.

У формі, що відкриється, слід указати каталог, до якого система збереже копію. Рекомендується зберігати ІБ та її копію на різних носіях або комп’ютерах.

Створення резервної копії ІБ

Зверніть увагу: якщо в налаштуванні Параметри обліку (розділ програми Головне) увімкнено опцію Дозволяється списання запасів при відсутності залишків за даними обліку (на вкладці Запаси), то спочатку слід вимкнути цю опцію, а вже потім запускати перепроведення.

Перепроведення виконується обробкою Групове перепроведення документів, що доступна в розділі програми Операції — група Сервіс. У формі обробки слід зазначити період для перепроведення й організацію. Якщо організацію не вказано, обробляються всі документи всіх організацій.

Перепроведення документів

Опція Зупиняти виконання при помилці дає змогу працювати в одному з двох режимів:

• Якщо опцію ввімкнено, користувач стежить за виконанням обробки. За першої ж помилки система зупиняється й повідомляє про проблему. Користувач одразу усуває проблему. Після цього знову запускає

обробку, і так доти, доки не буде оброблено весь період і не буде вирішено всіх проблем;

• Якщо опцію вимкнено, обробка відразу проходить увесь період, користувач у цей час може бути відсутнім, а наприкінці система виведе весь перелік проблемних документів для послідовного опрацювання.

Зазвичай значення опції визначається часом, що витрачається на перепроведення. Якщо обробка виконується довго і швидкість роботи користувачів при цьому знижується (багато документів, користувачів, техніка не дуже потужна тощо), то обробку запускають без цієї опції в неробочий час: в обідню перерву, вночі, у вихідні тощо.

Помилки перепроведення

У переліку помилок і повідомлень за гіперпосиланням можна відкрити документ із проблемою, тут же виправити його й провести заново. Зміст проблеми зазначено в цій самій формі. Найголовніше — виправити всі Помилки. Повідомлення у групі Інформація потребують розгляду, але не всі вони свідчать про проблему. Наприклад, повідомлення «Загальновиробничі витрати ... не можуть бути розподілені — відсутній випуск продукції за підрозділом або прямі витрати за підрозділом, або виручка за послугами за підрозділом. ЗВВ будуть повністю списані на собівартість реалізованої продукції (рахунок 901)» не є проблемою, якщо в робочому періоді справді не було виробничої діяльності, але були витрати за рахунком 91. А якщо виробництво працювало, слід з’ясувати, чому немає документів за вказаним підрозділом.