Начало работы

Корреспонденции счетов

Регистрация фактов хозяйственной деятельности документами

Монитор руководителя

Хранение информации в справочниках и регистрах

Анализ учетных данных с помощью стандартных отчетов

Подготовка регламентированной отчетности

При первом запуске установленной «BAS Бухгалтерии» автоматически выполняется первоначальное заполнение информационной базы.

«BAS Бухгалтерия» поставляется с уже заполненными планами счетов и другими настройками, подготовленными для ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако пользователь может изменять эти настройки.

Общие сведения об организации вводятся в меню Главное — Настройки — Организации. Для каждой организации необходимо указать краткий и полный варианты наименования и другие сведения, предусмотренные формой элемента справочника Организации. В дальнейшем эти сведения будут автоматически вноситься в документы и отчетные формы. Также вводятся сведения о банковских счетах организации, открытых в банках.

До начала регистрации хозяйственных событий вводятся сведения об учетной политике предприятия (меню Главное — Настройки – Учетная политика). Настройки аналитического учета и общие настройки устанавливаются в меню Главное — Настройки – Параметры учета.

Вводятся сведения о подразделениях организаций (из карточки организации по ссылке Подразделения) и складах (меню Справочники — Товары и услуги — Склады). Эти сведения в дальнейшем будут использоваться для регистрации местонахождения материальных ценностей. Кроме того, сведения о подразделениях будут использоваться при вводе данных о сотрудниках.

Необходимо указать сведения об ответственных сотрудниках предприятия, данные которых будут использоваться при регистрации хозяйственных операций и автоматическом заполнении печатных форм документов: сведения о руководителе, главном бухгалтере, кассире, материально ответственных лицах (из карточки организации по ссылке Ответственные лица).

До первого начисления заработной платы необходимо внести минимальный набор сведений обо всех остальных сотрудниках предприятия. Для этого в справочник сотрудников организации (меню Зарплата и кадры — Кадровый учет — Сотрудники) достаточно внести фамилию, имя, отчество и дату рождения каждого сотрудника.

Другие сведения о сотрудниках можно вносить по необходимости. В частности, перед автоматическим формированием налогового расчета по НДФЛ № 1ДФ, отчетности по ЕСВ в справочник физических лиц для каждого сотрудника необходимо внести паспортные данные, сведения о месте проживания, код ГРФЛ.

Если «BAS Бухгалтерия» внедряется на уже действующем предприятии, в информационную базу следует ввести сведения, характеризующие хозяйственное состояние предприятия до начала учета. В частности, необходимо ввести перечень учитываемых товарно-материальных ценностей (меню Справочники — Товары и услуги — Номенклатура). Целесообразно ввести сведения о деловых партнерах предприятия — контрагентах (меню Справочники — Покупки и продажи — Контрагенты) и условиях сотрудничества с ними, хотя эти данные можно вводить и позже, в процессе регистрации хозяйственных операций документами. Условия сотрудничества с контрагентом указываются в сведениях о договоре с ним, поэтому для каждого контрагента необходимо заполнить сведения как минимум об одном договоре.

Начальные остатки по счетам бухгалтерского учета вводятся в форме Помощник ввода начальных остатков.

Корреспонденции счетов

Справочник Корреспонденций счетов является навигатором конфигурации, который можно использовать как при первоначальном освоении программы, так и в текущей работе при регистрации хозяйственных операций. Справочник вызывается из меню Главное – Операции – Ввести хозяйственную операцию.

Справочник корреспонденций бухгалтерских счетов позволяет по содержанию хозяйственной операции или по корреспонденции счетов бухгалтерского учета по дебету и (или) кредиту счета определить, каким документом нужно отразить хозяйственную операцию в конфигурации.

Регистрация фактов хозяйственной деятельности документами

Основным способом регистрации событий хозяйственной деятельности в «BAS Бухгалтерии» является ввод документов.

Документы доступны из главного меню программы, где они сгруппированы по видам деятельности предприятия и разделам учета: документы для учета производственной деятельности доступны из меню Производство, документы для учета операций с денежными средствами — из меню Банк и касса, документы для регистрации событий с основными средствами — из меню ОС и НМА.

Документ можно записать в информационную базу и провести. Запись в информационной базе без проведения может означать, что документ предварительно подготовлен для регистрации будущих событий хозяйственной деятельности. Для отражения в учете возникшего события документ следует провести — при этом в информационной базе сформируются записи бухгалтерского учета и записи в других учетных регистрах.

Перед проведением документа выполняется ряд проверок полноты и правильности заполнения. Например, документ «Реализация товаров и услуг» не будет проведен, если по данным бухгалтерского учета товара на складе недостаточно, но такой документ можно записать.

Названия документов «BAS Бухгалтерии» определяются названиями событий хозяйственной деятельности, для регистрации которых они предназначены. Поэтому, с одной стороны, эти названия могут не совпадать с названиями форм первичных документов, утвержденных государственными органами, а с другой — один документ «BAS Бухгалтерии» может соответствовать сразу нескольким бумажным регламентированным формам. Соответственно, такой документ можно распечатать в нескольких вариантах. Так, документ Реализация товаров и услуг (меню Продажи — Продажи — Реализация товаров и услуг) можно распечатать в следующих вариантах: акт об оказании услуг; расходная накладная.

Один документ может быть предназначен для регистрации нескольких видов хозяйственных операций. Разным видам операций соответствуют разные наборы вводимых данных и разные правила проведения документа. Например, документ Списание товаров предназначен для регистрации двух видов хозяйственной операции: Товары и Бланки строгого учета. Вид хозяйственной операции следует установить до начала заполнения документа. Если документом можно зарегистрировать несколько хозяйственных операций, вид операции запрашивается при вводе нового документа.

«BAS Бухгалтерия» предоставляет несколько механизмов для ускоренного заполнения документов. Один из них — механизм ввода на основании, который позволяет копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. С помощью этого механизма, например, можно автоматически заполнить документ Реализация товаров и услуг сведениями из документа Счет на оплату покупателю, ранее записанного в информационной базе. Для быстрого заполнения табличных частей документов используется механизм автозаполнения, запускаемый кнопкой Заполнить командной панели, расположенной над табличной частью. Для ввода счетов бухгалтерского учета, используемых в проводках, а также других данных используется механизм подстановки по умолчанию.

Монитор руководителя

Монитор руководителя позволяет получать информацию о текущем финансовом состоянии организации на основании данных бухгалтерского учета. Монитор руководителя можно просмотреть на начальной странице конфигурации. Для этого необходимо переключить тумблер в состояние Монитор руководителя.

Монитор отображает оперативную информацию на текущий день по ряду показателей.

Детализировать оперативные данные можно с помощью отчетов, которые открываются по ссылкам из монитора руководителя. Те же отчеты можно открыть с помощью пункта главного меню Руководителю.

Хранение информации в справочниках и регистрах

Данные, которые предполагается многократно использовать, хранятся в справочниках и регистрах сведений информационной базы.

Справочники и регистры доступны для просмотра через главное меню программы, где они сгруппированы по видам хозяйственной деятельности и разделам учета вместе с документами. Справочники и регистры иногда удобнее заполнить предварительно, непосредственно через главное меню. Кроме того, справочники и регистры можно заполнять в процессе ввода документов.

Анализ учетных данных с помощью стандартных отчетов

Записи бухгалтерского учета (проводки), а также записи в других учетных регистрах, автоматически вносимые в информационную базу при проведении документа, можно просмотреть непосредственно из формы документа. Для этого следует воспользоваться кнопкой Дт/Кт на командной панели формы документа.

• Эффективными средствами работы с учетными данными являются стандартные отчеты (меню Отчеты). Стандартные отчеты предоставляют учетные данные в удобном для анализа виде.

Для облегчения текущей бухгалтерской работы предназначен механизм расшифровки.

Так, в процессе подведения итогов отчетного периода бухгалтер может сформировать стандартный отчет Оборотно-сальдовая ведомость. Если в этом отчете его заинтересует происхождение оборотов определенного счета, для получения более подробной информации бухгалтер может сформировать стандартный отчет Карточка счета, дважды щелкнув мышью на выбранной строке оборотно-сальдовой ведомости. Если же бухгалтера заинтересует происхождение конкретной проводки, двойным щелчком мыши на записи этой проводки он сможет вывести экранную форму документа, сформировавшего эту проводку.

Подготовка регламентированной отчетности

«BAS Бухгалтерия» автоматизирует заполнение регламентированной отчетности — отчетов, утвержденных нормативными документами. К регламентированной отчетности относятся налоговые декларации и расчеты, финансовые и статистические отчеты, отчет по ЕСВ.

Формы регламентированной отчетности доступны через меню Отчеты — Регламентированные отчеты встроенные.

Формы регламентированной отчетности периодически изменяются по решениям государственных органов. Пользователям предоставляется возможность обновлять формы регламентированной отчетности в используемых конфигурациях. Для обновления форм используется штатный механизм обновления конфигурации.

«BAS Бухгалтерия» заполняет регламентированные отчеты данными, хранящимися в информационной базе и рассчитываемыми на их основе. Подготовленный регламентированный отчет можно сохранить в информационной базе.

Те регламентированные отчеты, для которых такая возможность предусмотрена нормативными документами, могут быть выгружены в электронном виде, то есть в виде компьютерного файла.