Початок роботи

Кореспонденції рахунків

Реєстрація фактів господарської діяльності документами

Монітор керівника

Зберігання інформації в довідниках і регістрах

Аналіз облікових даних за допомогою стандартних звітів

Підготовка регламентованої звітності

Під час першого запуску встановленої «BAS Бухгалтерії» автоматично виконується початкове заповнення інформаційної бази.

«BAS Бухгалтерія» постачається з уже заповненими планами рахунків та іншими настройками, підготовленими для ведення бухгалтерського і податкового обліку. Однак користувач може змінювати ці настройки.

Загальні відомості про організацію вводяться в меню Головне — Настройки — Організації. Для кожної організації потрібно зазначити короткий і повний варіанти найменування та інші відомості, передбачені формою елемента довідника Організації. Надалі ці відомості автоматично вноситимуться в документи та звітні форми. Також вводяться відомості про банківські рахунки організації, відкриті в банках.

До початку реєстрації господарських подій вводяться відомості про облікову політику підприємства (меню Головне — Настройки – Облікова політика). Настройки аналітичного обліку та загальні настройки встановлюються в меню Головне — Настройки – Параметри обліку.

Вводяться відомості про підрозділи організацій (з картки організації за посиланням Підрозділи) і склади (меню Довідники — Товари і послуги — Склади). Ці відомості надалі використовуватимуться для реєстрації місцезнаходження матеріальних цінностей. Крім того, відомості про підрозділи використовуватимуться під час введення даних про працівників.

Потрібно вказати відомості про відповідальних працівників підприємства, дані яких використовуватимуться під час реєстрації господарських операцій і автоматичного заповнення друкованих форм документів: відомості про керівника, головного бухгалтера, касира, матеріально відповідальних осіб (з картки організації за посиланням Відповідальні особи).

До першого нарахування заробітної плати потрібно внести мінімальний набір відомостей про всіх інших працівників підприємства. Для цього до довідника співробітників організації (меню Зарплата і кадри — Кадровий облік — Співробітники) достатньо внести прізвище, ім'я, по батькові та дату народження кожного працівника.

Інші відомості про працівників можна вносити за потреби. Зокрема, перед автоматичним формуванням податкового розрахунку з ПДФО № 1ДФ, звітності за ЄСВ до довідника фізичних осіб для кожного співробітника необхідно внести паспортні дані, відомості про місце проживання, код ДРФО.

Якщо «BAS Бухгалтерія» впроваджується на вже діючому підприємстві, до інформаційної бази слід ввести відомості, що характеризуватимуть господарський стан підприємства до початку обліку. Зокрема, потрібно ввести перелік товарно-матеріальних цінностей, що обліковуються (меню Довідники — Товари і послуги — Номенклатура). Доцільно ввести відомості про ділових партнерів підприємства — контрагентів (меню Довідники — Купівлі та продажі — Контрагенти) та умови співпраці з ними, хоча ці дані можна вводити й пізніше, у процесі реєстрації господарських операцій документами. Умови співпраці з контрагентом зазначаються у відомостях про договір із ним, тому для кожного контрагента потрібно заповнити відомості щонайменше про один договір.

Початкові залишки за рахунками бухгалтерського обліку вводяться у формі Помічник введення початкових залишків.

Кореспонденції рахунків

Довідник Кореспонденцій рахунків є навігатором конфігурації, який можна використовувати як під час початкового освоєння програми, так і в поточній роботі під час реєстрації господарських операцій. Довідник викликається з меню Головне – Операції – Ввести господарську операцію.

Довідник кореспонденцій бухгалтерських рахунків дає змогу за змістом господарської операції або за кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку за дебетом і (або) кредитом рахунку визначити, яким документом потрібно відобразити господарську операцію в конфігурації.

Реєстрація фактів господарської діяльності документами

Основним способом реєстрації подій господарської діяльності в «BAS Бухгалтерії» є введення документів.

Документи доступні з головного меню програми, де вони згруповані за видами діяльності підприємства та розділами обліку: документи для обліку виробничої діяльності доступні з меню Виробництво, документи для обліку операцій із коштами — з меню Банк і каса, документи для реєстрації подій з основними засобами — з меню ОЗ і НМА.

Документ можна записати в інформаційну базу та провести. Запис в інформаційній базі без проведення може означати, що документ попередньо підготовлено для реєстрації майбутніх подій господарської діяльності. Для відображення в обліку події, що виникла, документ слід провести — при цьому в інформаційній базі сформуються записи бухгалтерського обліку та записи в інших облікових регістрах.

Перед проведенням документа виконується низка перевірок повноти та правильності заповнення. Наприклад, документ «Реалізація товарів і послуг» не буде проведено, якщо за даними бухгалтерського обліку товару на складі недостатньо, але такий документ можна записати.

Назви документів «BAS Бухгалтерії» визначаються назвами подій господарської діяльності, для реєстрації яких вони призначені. Тому, з одного боку, ці назви можуть не збігатися з назвами форм первинних документів, затверджених державними органами, а з іншого — один документ «BAS Бухгалтерії» може відповідати одразу кільком паперовим регламентованим формам. Відповідно, такий документ можна роздрукувати в кількох варіантах. Так, документ Реалізація товарів і послуг (меню Продажі — Продажі — Реалізація товарів і послуг) можна роздрукувати в таких варіантах: акт про надання послуг; видаткова накладна.

Один документ може бути призначений для реєстрації кількох видів господарських операцій. Різним видам операцій відповідають різні набори даних, що вводяться, і різні правила проведення документа. Наприклад, документ Списання товарів призначений для реєстрації двох видів господарської операції: Товари та Бланки суворого обліку. Вид господарської операції слід установити перед початком заповнення документа. Якщо документом можна зареєструвати кілька господарських операцій, вид операції запитується під час введення нового документа.

«BAS Бухгалтерія» надає кілька механізмів для прискореного заповнення документів. Один із них — механізм введення на підставі, який дає змогу копіювати інформацію з документа одного виду до документа іншого виду. За допомогою цього механізму, наприклад, можна автоматично заповнити документ Реалізація товарів і послуг відомостями з документа Рахунок на оплату покупцю, раніше записаного в інформаційній базі. Для швидкого заповнення табличних частин документів використовується механізм автозаповнення, що запускається кнопкою Заповнити командної панелі, розташованої над табличною частиною. Для введення рахунків бухгалтерського обліку, що використовуються в проводках, а також інших даних використовується механізм підстановки по умовчанню.

Монітор керівника

Монітор керівника дає змогу отримувати інформацію про поточний фінансовий стан організації на підставі даних бухгалтерського обліку. Монітор керівника можна переглянути на початковій сторінці конфігурації. Для цього потрібно перемкнути тумблер у стан Монітор керівника.

Монітор відображає оперативну інформацію на поточний день за низкою показників.

Деталізувати оперативні дані можна за допомогою звітів, які відкриваються за посиланнями з монітора керівника. Ті самі звіти можна відкрити за допомогою пункту головного меню Керівнику.

Зберігання інформації в довідниках і регістрах

Дані, які передбачається багаторазово використовувати, зберігаються в довідниках і регістрах відомостей інформаційної бази.

Довідники та регістри доступні для перегляду через головне меню програми, де вони згруповані за видами господарської діяльності та розділами обліку разом із документами. Довідники та регістри іноді зручніше заповнити попередньо, безпосередньо через головне меню. Крім того, довідники та регістри можна заповнювати у процесі введення документів.

Аналіз облікових даних за допомогою стандартних звітів

Записи бухгалтерського обліку (проводки), а також записи в інших облікових регістрах, що автоматично вносяться до інформаційної бази під час проведення документа, можна переглянути безпосередньо з форми документа. Для цього слід скористатися кнопкою Дт/Кт на командній панелі форми документа.

• Ефективними засобами роботи з обліковими даними є стандартні звіти (меню Звіти). Стандартні звіти надають облікові дані у зручному для аналізу вигляді.

Для полегшення поточної бухгалтерської роботи призначений механізм розшифровки.

Так, у процесі підбиття підсумків звітного періоду бухгалтер може сформувати стандартний звіт Оборотно-сальдова відомість. Якщо в цьому звіті його зацікавить походження оборотів певного рахунку, для отримання детальнішої інформації бухгалтер може сформувати стандартний звіт Картка рахунку, двічі клацнувши мишею на вибраному рядку оборотно-сальдової відомості. Якщо ж бухгалтера зацікавить походження конкретної проводки, подвійним клацанням мишею на записі цієї проводки він зможе вивести екранну форму документа, що сформував цю проводку.

Підготовка регламентованої звітності

«BAS Бухгалтерія» автоматизує заповнення регламентованої звітності — звітів, затверджених нормативними документами. До регламентованої звітності належать податкові декларації та розрахунки, фінансові й статистичні звіти, звіт з ЄСВ.

Форми регламентованої звітності доступні через меню Звіти — Регламентовані звіти вбудовані.

Форми регламентованої звітності періодично змінюються за рішеннями державних органів. Користувачам надається можливість оновлювати форми регламентованої звітності у використовуваних конфігураціях. Для оновлення форм використовується штатний механізм оновлення конфігурації.

«BAS Бухгалтерія» заповнює регламентовані звіти даними, що зберігаються в інформаційній базі та розраховуються на їх основі. Підготовлений регламентований звіт можна зберегти в інформаційній базі.

Ті регламентовані звіти, для яких таку можливість передбачено нормативними документами, можуть бути вивантажені в електронному вигляді, тобто у вигляді комп'ютерного файлу.