Погашення заборгованості підзвітній особі у разі перевищення суми авансу, виданого у валюті

Розглянемо ситуацію погашення заборгованості підзвітній особі у разі перевищення суми авансу, виданого у валюті, на прикладі службового відрядження за кордон. Приклад моделювався на типовій конфігурації «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.2. Аналогічний порядок дій застосовний і для типових конфігурацій «Бухгалтерія для України», редакція 1.2, «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.3.

Припустімо, що сума витрачених підзвітною особою грошових коштів перевищила суму у валюті, видану їй перед поїздкою.

У цьому разі працівникові просто відшкодовується сума, витрачена у відрядженні понад суму виданого авансу. Згідно з пунктом 1.17. Розділу II Інструкції №59, «Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження. ».

Рисунок 1 – видача авансу підзвітній особі перед поїздкою у відрядження (аванс)

Рисунок 2 – проводки, сформовані документом «Видатковий касовий ордер» у бухгалтерському обліку

Після повернення співробітника з відрядження він протягом 3-х банківських днів повинен відзвітувати за відрядження. У конфігурації для цього передбачено документ «Авансовий звіт». Дані про витрачені у відрядженні кошти вносяться на вкладці «Інше».

Рисунок 3 – заповнення документа «Авансовий звіт»

Рисунок 4 – проводки, сформовані документом «Авансовий звіт» у бухгалтерському обліку

Оскільки співробітник витратив більше грошей, ніж йому було видано як аванс, необхідно відшкодувати йому цю перевитрату. Як зазначалося вище, зробити це треба в національній валюті за курсом, що діє на момент видачі. У конфігурації ця операція проводиться за допомогою документа «Видатковий касовий ордер».

Рисунок 5 – заповнення документа «Видатковий касовий ордер»

Рисунок 6 – проводки, сформовані документом «Видатковий касовий ордер» у бухгалтерському обліку

Тепер нам потрібно перезарахувати між рахунками 3721 і 3722 різницю, яка виникла внаслідок того, що перевитрату відшкодували не в тій валюті. Для цього необхідно скористатися ручною операцією (меню «Операції» - «Операція (бухгалтерський і податковий облік)»).

Рисунок 7 – перезарахування коштів за допомогою ручної операції у бухгалтерському обліку

Проаналізувати правильність наших дій можна за допомогою стандартних звітів, які передбачені програмою (меню «Звіти»).

Рисунок 8 – оборотно-сальдова відомість за рахунком 372